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Todo trabajador de planta, contratista, con sede de trabajo al interior o exterior de la empresa que cuente con autorización para entrar en contacto con los sistemas de información de la empresa o que por razones de su cargo tenga acceso a los datos de los clientes o a información clasificada, confidencial, que contenga secretos comerciales, manuales de procesos internos, técnicos y componentes de producto que se consideren ventaja competitiva, se le debe dar a conocer que, con fundamento en la protección de sus activos de información, la empresa puede exigirle como requisito para la ejecución de sus labores la suscripción de un acuerdo de confidencialidad.
El alcance y peso de los acuerdos de confidencialidad se ha visto menospreciado por cuenta de la falta de conocimiento sobre la verdadera responsabilidad y obligaciones que derivan del mismo para las dos partes que lo suscriben. Es importante resaltar que no se trata de una simple formalidad para iniciar relaciones comerciales, también se trata de un documento que responde al riesgo de la pérdida de información valiosa en las empresas, y que además puede acompañarse de pólizas que mitiguen su acaecimiento.
El alcance de los acuerdos de confidencialidad se ha visto menospreciado por cuenta de la falta de conocimiento sobre la responsabilidad y obligaciones que derivan del mismo…
Un acuerdo de confidencialidad puede suscribirse con trabajadores de nómina, incluido dentro del contrato de trabajo, haciendo un anexo de la información protegida. La violación de la confidencialidad puede establecerse como falta grave y como causal de terminación del contrato, siempre que se estructure un proceso para establecer debidamente y conforme a las normas laborales, la configuración de la causal.
En caso tal, no puede olvidarse la evaluación de los daños para proceder con las acciones legales que lleven a la indemnización de perjuicios, lo más significativo. Muchas empresas después de enfrentar las dificultades del despido de personal por causa de filtración de información o uso indebido de la misma, dejan de lado el emprendimiento de las acciones legales y esto puede resultar en un perjuicio mayor para la empresa puesto que esta resultará asumiendo de manera propia la responsabilidad que se derive de la violación ante clientes y autoridades.
Tenga en cuenta, al realizar el acuerdo establecer políticas claras sobre la información que se entrega, la devolución de la misma y el uso en caso de que esta se maneje en diferentes lugares y dispositivos.
En el caso de los acuerdos con los contratistas, en especial agentes comerciales que manejan datos y bases de clientes que reportan un lucro a la compañía, es recomendable realizar el acuerdo en un documento independiente del contrato de agencia comercial o de prestación de servicios, estableciendo políticas claras sobre la información que se entrega, la devolución de la misma y el uso en caso de que esta se maneje en diferentes lugares y dispositivos.
Recuerde que el establecimiento y clasificación de los activos de información, el mapa de riesgo según el perfil contratado o a contratar, el manejo de la documentación legal y formatos correctos de acuerdo a cada cargo y la firma en sí misma del acuerdo por las partes no surtirá ningún efecto sin poner en marcha también implementación de políticas empresariales, procesos y procedimientos de protección de la información. Y una capacitación constante de los trabajadores y los contratistas en el conocimiento de los riesgos personales como empresariales que conlleva la violación de los acuerdos. Lo anterior, además de proteger la empresa, crea una cultura que fomenta la legalidad y la ética en el manejo de la información.
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