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obligatorias y más extensivas.
Mediante la reciente expedición de la Circular 100-00005 del 26 de Junio de 2014, la Superintendencia de Sociedades regula nuevamente el Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo de LA/FT para las empresas del sector real y deroga en su totalidad la Circular 304-000001 expedida el 19 de Febrero pasado expedida por la misma Entidad.
A continuación resaltamos los cambios más relevantes, con respecto a lo ya establecido.
1. En cuanto al ámbito de aplicación, la nueva Circular reitera lo mencionado en la anterior, en el sentido que la misma aplica de manera obligatoria a las sociedades vigiladas que a 31 de Diciembre de 2013, hayan reportado unos ingresos iguales o superiores a 160.000 smlv.
Aclara que sucede ante el evento que una sociedad llegue durante el año 2014 a este nivel de ingresos, precisando que siempre y cuando al cierre de este año mantenga dicho nivel, cuenta con doce meses para la implementación del Sistema, contados a partir de dicho cierre, es decir a 31 de Diciembre de 2015.
Es válida la aclaración pues este punto en la anterior circular se prestaba a diferentes interpretaciones, incluso en un aparte ya no se refería a ingresos sino a activos.
2. Esta nueva Circular omite nombrar a los Revisores Fiscales como destinatarios de la misma. Por ello en el numeral 4.4. de CUMPLIMIENTO (antes denominado de VERIFICACION) se elimina la obligación de éstos de cerciorarse sobre el cumplimiento del Sistema debiendo dejar las respectivas constancias en sus hojas de trabajo y mencionarlo expresamente en su dictamen.
En nuestra opinión esta exclusión debilita el Sistema que se pretende establecer como vinculante, más si se tiene en cuenta que el mismo Estatuto Anticorrupción trata de fortalece precisamente el rol de los Revisores Fiscales, imponiendo una obligación de denuncia y relevándoles del Secreto Profesional, cuando conozcan de actos de corrupción.
3. De igual manera se refiera más extensamente al efecto de la Circular con respecto a las sociedades que no presenten el nivel de ingresos mencionado, y en este sentido aunque la misma no es obligatoria si recomienda su implementación como una medida en beneficio de los Gerentes y administradores para afrontar el flagelo de LA/FT y como una forma de protección al riesgo reputacional y de perdurabilidad de las empresas.
Era importante este razonabilidad por parte de la autoridad de supervisión de las empresas, pues se alinea con las políticas de Estado que buscan la promoción para la adopción de las Buenas Prácticas como una condición para asegurar el crecimiento sostenible del país.
4. En cuanto al acápite de Definiciones incluye el concepto de Debida Diligencia Avanzada y aparte de definirla como un nivel más estricto de la normal Debida Diligencia, lo aplica una vez en el numeral 5.2. sobre Procedimientos de Debida Diligencia para el conocimiento de Personas Expuestas Públicamente, en el sentido que este concepto más estricto debe aplicarse hasta el punto que el procedimiento sea realizado por una instancia interna superior de la usual dentro del Sistema.
Nos preguntamos sobre la necesidad real de esta regulación.
5. En relación con la descripción del Sistema de Autocontrol y Gestión, la nueva Circular otorga mayor claridad a sus componentes, identificando como punto de partida el análisis del propio riesgo, según las variables propias de cada empresa; y determinando su Gestión y Autocontrol mediante la utilización de herramientas y procedimientos que protejan la empresa, los administradores y los empleados.
6. Como novedad, sobre los Grupos Empresariales la Superintendencia de Sociedades reconoce su competencia residual si existen Empresas vinculadas a estos Grupos sujetas a otros entes de control, pues éstas deben cumplir los lineamientos de estos otros entes de Control.
7. Al referirse a las diferentes etapas de Diseño, Implementación, Ejecución, Seguimiento del Sistema, la Supersociedades realiza las siguientes nuevas precisiones:
– Como el diseño de la Política del Sistema está a cargo del Representante Legal, precisa que cuando se cuenten con varios representantes legales, esta responsabilidad estará en manos del representante que tenga el área con mayor riesgo de exposición.
– Para la aprobación del Proyecto se prevé su presentación ante la Junta Directiva o en su defecto ante la Asamblea de Accionistas, y se excluye de incluirlo en el Informe de Gestión en esta primera etapa.
– Para su seguimiento, se incluye el nombramiento de un Oficial de Cumplimiento, esto en línea con otros sistemas (SIPLA, SARLAFT), o igual establece quien haga sus veces.
Este funcionario deberá reportar al Representante Legal los avances del Sistema como mínimo con una periodicidad de 6 meses.
– Empodera al Oficial de cumplimiento para acudir directamente a la Junta Directiva o en su defecto a la Asamblea de accionistas, ante el evento que el representante legal no le otorgue la debida relevancia a este tema.
– Los Informes posteriores, deberán ser presentados a la Junta Directiva con la periodicidad que ésta determine o en su defecto a la Asamblea en las reuniones ordinarias. Acá si se precisa que dichos informes podrán incluirse en los Informes de Gestión.
8. En cuanto al Cumplimiento, como mencionado, se excluyó completamente la responsabilidad de la Revisoría Fiscal y se concentró en la responsabilidad de garantizar el cumplimiento del Sistema a la Junta Directiva estableciendo incentivos y sanciones correspondientes.
Este último punto no estaba mencionado en la anterior Circular, siendo totalmente pertinente.
9. Al referirse a los Procedimientos establecidos para la Debida Diligencia, introduce las siguientes novedades:
– Para el conocimiento de clientes en operaciones en las que sea difícil su identificación, como ventas masivas, al detal, o de mínima cuantía, se recomienda conocer a los clientes con los que celebren operaciones que no sean del giro ordinario del negocio.
– Para el conocimiento de proveedores, se replantea completamente y en nuestro criterio de manera acertada la forma de su aproximación.
En este sentido, reconoce que es la misma empresa con su realidad la que debe determinar la relevancia de este conocimiento. Establecida esta relevancia, indica a manera de ejemplo la forma en que la empresa debería verificar la procedencia de los bienes, su regular ingreso al país, y hasta si cuenta con los permisos y licencias, tratándose de bienes de venta restringida.
En este punto la Circular pretende realizar una función integradora con otras políticas de Estado que se dirigen también a prevenir y reprimir el contrabando y el uso ilegal de sustancias controladas.
– Al abordar el conocimiento de empleados y trabajadores precisa el alcance del Sistema de manera retroactiva, la necesidad de conocimiento a los que se encuentran actualmente vinculados.
Con excepción de la exclusión absoluta de la atribución de responsabilidad a la Revisoría Fiscal de manera general consideramos acertada la nueva Circular pues precisa, aclara e integra.
Por último reiteramos que las empresas obligadas por su nivel de ingresos deberán dar cumplimiento a esta Circular en lo que resta del año.
