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Por: Iván Rodríguez. Colaborador de Auditool

Medidas clave para evitar el fraude

La amenaza de fraude suele estar presente en todo tipo de organizaciones, sin importar su objeto o su tamaño. No obstante, pareciese que son las pequeñas y medianas empresas más vulnerables, que organizaciones más grandes y con efectos más perjudiciales. La literatura sobre el tema suele catalogar los tipos de fraude en tres categorías: robo, fraude de estados financieros y uso indebido de activos. De ellos, el robo o la apropiación indebida de activos, constituye la mayoría de las actividades fraudulentas, según la Asociación de Examinadores de Fraude Certificados.

En muchos casos, el robo o apropiación es realizada por los mismos empleados. Esto es particularmente sensible para los propietarios de pequeñas compañías, pues los empleados suelen ser amigos o familiares. Una de las razones que explica porque hay mayor riesgo de fraude en empresas pequeñas y aún medianas es que, al haber pocos empleados, hay concentración de funciones y de responsabilidades, con frecuencia acompañada de menor supervisión.

Algunas de las medidas para mitigar el riesgo de fraude, parecen (y de hecho son) temas de sentido común, pero muchas veces se pasan por alto:

1. Segregación de funciones:

En ciertos casos, hay concentración de funciones en una persona, especialmente en los temas contables y de manejo de recursos. Este hecho facilita el encubrimiento, pues quien recibe dinero de terceros o efectúa cobros, efectúa los registros contables. Esto facilita que los casos de fraude pasen inadvertidos. Es conveniente, por tanto, que al menos dos personas que manejen estas funciones de manera intercambiable. El manejo del efectivo debe separarse totalmente de las funciones de contabilidad. Esto puede lograrse tercerizando esta última actividad.

2. Evaluación del personal

Debe efectuarse una evaluación regular del personal, que inicia desde del momento de selección y contratación, mediante verificaciones de antecedentes y hoja de vida y debe continuar de manera periódica confirmando cambios en estilo de vida, rutinas de vacaciones y horarios y evaluación de desempeño.

3. Medidas de control interno.

Algunas simples medidas contribuyen en la mitigación del riesgo de fraude. Restricción a información confidencial, limitaciones de acceso al inventario, arqueos, revisiones de nómina, conciliaciones bancarias, auditorías contables, se constituyen en valiosas herramientas, tanto para detectar fraudes, como errores involuntarios y fallas en procedimientos.

4. Capacitación a los empleados.

Es importante la capacitación a los empleados, tanto en sus funciones propias, como en aspectos de prevención de fraude. Un empleado debe saber hacer su trabajo, pero también debe saber cómo proceder cuando advierte una situación irregular. Es importante que conozca las señales de alerta de fraude y los mecanismos de reporte (incluido el reporte anónimo).  Acompañar este tema con un código de ética debidamente difundido fortalece la cultura de control al interior de la compañía.

5. Conocimiento del cliente.

Si bien el establecimiento de una relación comercial implica un nivel de confianza, es importante un conocimiento básico del cliente. El conocer su dirección, instalaciones físicas, información disponible en la red, datos financieros y comerciales, nombres de directivos, trayectoria en el mercado, etc., puede alertar o tranquilizar antes de emprender algún negocio o transacción.

Si se acompañan estas medidas, que no son una relación exhaustiva, con un ambiente de control que irradie desde los directivos y se castigue de manera ejemplar cualquier conducta antiética, los resultados en la mitigación del riesgo de fraude serán positivos.

C.P. Iván Rodríguez – ivan.rodriguez@auditool.org          

Auditor y Consultor, Diplomado en Alta Gerencia de Seguros y Derecho de Seguros. Especialista en Dirección Financiera y Desarrollo Organizacional, Diplomado en Gerencia de la Calidad, Contador Público de la Pontificia Universidad Javeriana, con 20 años de experiencia en diversas empresas. Amplia experiencia en la elaboración y ejecución de auditorías y revisorías fiscales. Dirección y ejecución de asesorías, consultorías y capacitaciones. Colaborador de Auditool

Bogotá D.C, Colombia

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Auditool.org, es una red de conocimientos especializada en temas de auditoría y control interno, creada para permitir la transferencia de conocimiento de buenas prácticas a profesionales que laboran en estas áreas.

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