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Por: C.P. Alejandro Morales. Medellín, Colombia – Colaborador de www.auditool.org
Red de Conocimientos en Auditoría y Control Interno
Las organizaciones denominadas PYMES se han venido convirtiendo en uno de los pilares de la economía, debido a su dinamismo y a la capacidad de generar empleo.
No obstante, son numerosas las empresas de este tamaño que sucumben víctimas del fraude. Lo que puede ser una idea de negocio rentable y duradero, a veces se ve truncada por razones totalmente ajenas a la realización de su objetivo misional.
Con el fin de evitar que el fraude acabe con los pequeños y medianos emprendimientos, nos permitimos hacer algunas recomendaciones que, de ser aplicadas, podrían no solo reducir de manera significativa el peligro de caer en manos de los delincuentes, sino al mismo tiempo hacer que los empresarios puedan dedicar más tiempo a crecer su negocio y menos a cuidarlo de aquellos.
Recomendación #1: HAGA UNA CUIDADOSA VERIFICACIÓN DE ANTECEDENTES DE SUS EMPLEADOS. La confianza es la base de las relaciones entre las personas, y el entorno laboral no es la excepción. Sin embargo, es el exceso de confianza la causa del fracaso de muchos negocios. ¿Cuánta confianza es demasiada? ¿Cuántos fraudes se pudieron haber evitado, de haberse conocido los antecedentes de los empleados que los perpetraron?
Es de vital importancia verificar a fondo las referencias laborales y personales de sus candidatos. No basta con saber que una persona tiene cualidades excepcionales como trabajador. Resulta indispensable conocer su tono moral y su actitud ética. Verifique siempre el pasado de las personas con las que vaya a trabajar. Es una excelente inversión.
Recomendación #2: ESCRIBA Y DIFUNDA UN CÓDIGO DE ÉTICA PARA SU ORGANIZACIÓN. En el medio de las pequeñas empresas se tiene la creencia que los códigos de buen gobierno corporativo y los códigos de conducta son solo aplicables para las grandes organizaciones. Ello no es así. Las empresas de todo tamaño tienen la obligación de expresar con total claridad lo que se espera de sus empleados, en materia de comportamientos éticos. Y ellos, a su vez, deben saber qué tipo de conductas no son permitidas en su organización, no solo para tener conciencia acerca del tipo de empresa para la cual laboran, sino para que, llegado el caso de una trasgresión, no puedan alegar desconocimiento de normas expresas que prohibían tal forma de actuar. Un código de conducta debe ser corto, claro y conciso. Los empleados lo agradecerán.
Recomendación #3: NO PERMITA ACUMULACIÓN DE FUNCIONES INCOMPATIBLES. Este debería ser el mantra de la gestión de riesgos de fraude en toda empresa. No se puede dejar en manos de una sola persona la totalidad de un proceso, ya que se constituye en la mejor oportunidad para aprovecharse del mismo en beneficio del empleado. Resulta de gran importancia segregar funciones, específicamente en el caso de las actividades de contabilización de transacciones y la firma de cheques o autorización de pagos por transferencia. En una gran cantidad de casos de fraude, el perpetrador tenía acumuladas ambas funciones, lo que le permitía emitir cheques a nombre de cómplices por bienes o servicios no recibidos; mientras registraba tales pagos haciéndolos pasar como transacciones reales del negocio.
Recomendación #4: LOS EXTRACTOS BANCARIOS DEBEN SER ENTREGADOS SIN ABRIR A LA ALTA GERENCIA. Pareciera una recomendación inútil, pero solo la gerencia general debería tener acceso a los reportes de movimientos bancarios, sean estos físicos o virtuales. Ello impediría la manipulación de estos extractos por parte de los empleados deshonestos, quienes tienen a su disposición todos los medios tecnológicos para alterar dichos documentos, tales como scanner, fotocopiadoras a color y similares.
Recomendación #5: ESTABLEZCA UNA LÍNEA ANÓNIMA DE REPORTE DE HECHOS FRAUDULENTOS. Durante varios años, la denuncia anónima ha sido el principal modo de descubrimiento de fraudes. Al igual que con los códigos de ética, este servicio no es solo alcanzable para empresas de gran tamaño. Existe en nuestro medio la posibilidad de acceder a una línea de reporte a precios muy razonables, para que los empleados o terceros puedan hacer sus denuncias de forma totalmente segura y anónima.
Estas simples recomendaciones le ayudarán a mejorar las posibilidades de supervivencia y crecimiento de su empresa. Pero, por sobre todo, en caso de sospecha o denuncia de fraude, actúe de inmediato. Acuda a personas expertas. No deje la investigación en manos de alguien sin conocimientos, ya que seguramente el daño va a ser mayor. Usted y sus empleados tienen el derecho y el deber de aclarar cualquier situación que pueda arrojar dudas sobre su honestidad y su conducta. Tan importante como generar un ambiente adecuado de trabajo, en donde el fraude sea solo un riesgo lejano, lo es el despejar cualquier tipo de sospecha sobre los empleados.
Alejandro Morales – www.asr.com.co
Del Autor: Alejandro Morales, es Contador Público de la Universidad de Medellín. Especialista en Análisis de Riesgos administrativos y de fraude, Maxima Group, Londres. Becario del Proyecto Wide World de la Universidad de Harvard. Miembro de la Association of Certified Fraud Examiners (ACFE). Asesor especial de la Presidenta del Congreso de la República, en materia administrativa y financiera, durante el período comprendido entre agosto de 2005 y enero de 2006. Capacitador de Compañías de Seguros y Asesor de empresas del sector público y privado en temas relacionados con el análisis de riesgos operacionales y financieros. Profesor de posgrado y especializaciones en temas de análisis de riesgos, fraude, seguro y reaseguro. Colaborador de www.auditool.org.
