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Auditool.org
Red Global de Conocimientos en Auditoría y Control Interno
Por: José Mauricio Farfán Cárdenas . Colaborador de www.auditool.org
Por esta época las empresas se preparan para convocar a asambleas y juntas de socios. Aprenda a hacerlas de acuerdo con lo que dice la Ley.
La legislación colombiana consagra que los socios de toda compañía deben reunirse en junta de socios o asamblea de accionistas en sesión ordinaria por lo menos una vez al año, antes del 31 de marzo. Por lo anterior, durante marzo la mayoría de la Empresas se preparan para convocar a una asamblea o junta de socios. Sin embargo, antes de hacerlo, hay que tener en cuenta una serie de disposiciones estatutarias y en ellas deben identificarse varios aspectos: » A quién corresponde convocar. » Por qué medios se debe realizar. » Tiempo de antelación para su envío. Es importante tener en cuenta que cualquier falla en la convocatoria produce ineficacia, es decir, que las decisiones adoptadas en dichas asambleas o juntas no producen efectos jurídicos.
Los convocantes:
Por regla general, le corresponde al representante legal convocar a las reuniones ordinarias, salvo que se haya pactado lo contrario. De igual manera, para reuniones extraordinarias, el Código de Comercio prevé que puedan convocar los administradores, el revisor fiscal, la entidad que ejerza el control permanente sobre la sociedad o la Superintendencia de Sociedades.
Medios y antelación:
Otro aspecto relevante es el medio por el cual se debe convocar, que debe ser el previsto en los estatutos (carta, email, fax, etc). Si no se establece en los estatutos, se realizará mediante aviso en un diario de circulación en el domicilio principal de la sociedad.
Si se trata de reuniones ordinarias, la citación debe hacerse con 15 días hábiles de antelación. Es preciso anotar que no se tendrán en cuenta ni el día de la convocatoria ni el de la reunión, y si en las oficinas de la administración laboran los sábados, se tendrán como hábiles y podrán contarse, de lo contrario, no.
En cuanto a la representación, todo socio puede hacerse representar mediante poder y, salvo los casos de representación legal (ejercicio de la patria potestad, representantes legales de personas jurídicas, etc), los administradores y empleados de la sociedad no pueden representar acciones o cuotas distintas de las propias, mientras estén en ejercicio de sus cargos.
Para deliberar en las sociedades limitadas se requiere un número plural de socios que represente por lo menos la mitad más una de las cuotas en que se divide el capital social y, en las sociedades anónimas se requiere un número plural de socios que represente por lo menos la mitad más una de las acciones en que se divide el capital social, excepto que se pacte un quórum inferior en los estatutos.
En la sociedad por acciones simplificada, salvo que se pacte lo contrario, la asamblea delibera con uno o varios accionistas que representen la mitad más una de las acciones suscritas y para decidir.
Las actas:
Las decisiones de la junta de socios o de la asamblea de accionistas, se deben hacer constar en actas aprobadas por la misma o por las personas que se designen para tal efecto, y deben ser firmadas por el presidente y el secretario de la misma.
Adjunto un instructivo detallado, emitido por la Superintendencia de sociedades, que en verdad sí que resulta de utilidad.
Guía práctica para la celebración de asambleas de accionistas y juntas de socios
José Mauricio Farfán Cárdenas – contacto@jmfarfan.com – 318 8491237
Fundador y Director General de la firma JMFarFán Assurance S.A.S. Contador público con especializaciones en revisoría fiscal y en gestión de finanzas. Certificado en IFRS por el instituto ICAEW, Country Manager en una firma de BPO, 20 años de experiencia en firmas internacionales de auditoría y consultoría, realiza catedra universitaria en postgrados. Colaborador de Auditool.
Bogotá, Colombia
