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Por: CP Alexander Camargo M. CEO de C&G Auditores y Consultores Ltda. Colaborador de Auditool
Las empresas en toda la historia de la humanidad han estado dando respuestas a ambientes de mercado cada vez más competitivos y cambiantes. La metodología de administración por procesos fue una de las principales respuestas de finales del siglo pasado, para lo cual, fue necesario redefinir el papel de las áreas financieras e iniciar la transformación.
Hasta el día de hoy es muy importante comparar el rendimiento de la empresa con otras compañías, y sobre todo, con las empresas líderes y las innovadoras, aunque, no siempre se cuentan con bases públicas que permitan este tipo de comparaciones, aun asi es importante realizar estudios que nos permitan obtener información sobre mejores prácticas que ayuda a que los administradores a identificar las prácticas innovadoras que otros están usando para mejorar el rendimiento.
Las mejores prácticas incluyen:
1. Revisar la planeación estratégica de la compañía, incluyendo, una definición compartida de la visión, misión y metas de la organización
Las empresas deben tener la capacidad de identificar los elementos que las diferencian de sus competidores, y conocer cuáles son los diferenciadores de la estrategia, en qué debe mejorar y diferenciar el servicio o producto, esto, facilita a las empresas evaluar si son suficientemente competitivas para abordar las consecuencias derivadas de la redefinición constante de los sectores, canales y clientes que más las afectan.
2. Mediciones de desempeño para lograr el mejoramiento continuo
Evaluar la evolución de las ventas y la rentabilidad respecto a los años anteriores, y a la situación del propio sector al que pertenece la compañía. La entidad no solo debe aumentar las ventas, deberá incrementar su cuota de mercado y sobre todo en nichos que sean rentables.
3. Consolidación de centros de servicios compartidos (fábricas de contabilidad) o la tercerización del servicio
Aunque estas metodologías de operación corresponden a la década del 90 y los primeros años de este siglo, aún siguen estando vigentes, y, existe la posibilidad de ser implementadas para mejorar en muchas organizaciones permitiendo sacar ventaja de las economías de escala asociadas con el volumen aumentado, creando centros de servicios compartidos para ciertos procesos financieros o la especialización mediante su tercerización.
4. Rediseño del control
Disminuir controles manuales o redundantes y aumentar los controles de tecnología de información.
5. Implementación de metodologías ágiles
Desarrollar metodologías ágiles para la gestión de los proyectos para entregar los productos y/o servicios con una mayor calidad, costes y tiempos mucho más reducidos. Estas metodologías fomentan el enfoque proactivo de los miembros del equipo en la búsqueda de la excelencia del producto.
6. Automatización de Procesos Contables – Administrativos y Robótica
Implementar un Robotic Process Automation (RPA básico), donde un robot de software literalmente hace lo que haría un humano. Esto incluye tareas rutinarias como la recuperación y entrada de datos, clic en botones, cargas y descargas de archivos o el procesamiento de facturas.
Esto es ventajoso porque puede mejorar la velocidad y la precisión de la finalización de la tarea al tiempo que libera a los humanos para centrarse en el trabajo de mayor rendimiento.
Las empresas igualmente pueden desarrollar procesos de automatización completa, en donde se emplea sistemas, procesos e incluso servicios de terceros que están diseñados específicamente para la automatización desde el principio. Por esta razón, el beneficio potencial de la automatización completa es mucho mayor, pero también lo es el compromiso.
7. Fomentar la innovación en la empresa
Utilizar un marco lógico para fomentar la innovación en lugar de trabajo. Toda organización debe estudiar cómo fomentar la innovación en el lugar de trabajo para hacer crecer su negocio y alcanzar el éxito.
En conclusión, en el ambiente actual cada vez más cambiante y competitivo, en donde la denominada nueva realidad es el común denominador existen oportunidades significativas para que las áreas financieras de las empresas visibilicen su transformación y la traduzcan en mejoras efectivas para las compañías.
CP Alexander Camargo M
Contador Público, CFCS “Especialista Certificado en delitos financieros”, Especialista en Control Interno de la Universidad Militar Nueva Granada, con Maestría en Gestión Integral del Riesgo de la Universidad Externado de Colombia (Pendiente Tesis). Con más de 25 años de experiencia en procesos de aseguramiento y consulta en empresas de diferentes sectores de la economía, adquirida en firmas internacionales de auditoría, KPMG y CROWE. Actualmente CEO de C&G Auditores y Consultores Ltda.
