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Por: Marco Bonilla. Colaborador de Auditool
Auditoría: “Acción consistente en auditar; es decir, estudiar y analizar toda la documentación relativa a una empresa, institución u organismo, para determinar si la información que ofrece la misma se corresponde con la situación real de su patrimonio, para determinar si sus sistemas de gestión y producción son los correctos para el funcionamiento de la misma y la consecución de sus objetivos.
Las auditorías se llevan a cabo por empresas independientes (auditora) y son una herramienta muy útil para saber que una entidad funciona correctamente; por ejemplo, la auditoría sirve para presentar resultados ante la administración tributaria o para suministrar información a los posibles accionistas y en los organismos e instituciones públicos, para garantizar la correcta aplicación de los fondos. Algunas auditorías están reglamentadas por ley, las empresas e instituciones han de someterse a ellas obligatoriamente, cada cierto tiempo. Pero los órganos de dirección de una empresa también pueden encargar a una auditora que estudie los planes, los objetivos, los sistemas de control y de producción, entre otros. La auditoría tiene como fin de identificar y corregir posibles ineficiencias o errores que se estén cometiendo (auditoría interna)”
A pesar de este claro y contundente concepto, en ciertas empresas públicas y privadas; los estados financieros y sus notas, los presupuestos y sus resultados, han presentado pruebas de visos grandes de irregularidades, debilidades e inconsistencias; que al contrastarlas con los informes de los organismos de control o frente al dictamen de la revisoría fiscal, no aparecen reflejadas. En este sentido, la auditoría no debe hacer parte de un simple formato o protocolo obligado en las estructuras, debe ser fruto de la obligatoriedad de su existencia dada por la norma, entendida como unidad que proporciona garantías y credibilidad de la gestión administrativa a sus clientes, socios, usuarios y comunidad.
Esta dura reflexión dilucida el porqué del alto volumen de corrupción y fraude que afrontan las empresas públicas y privadas. Es aquí, donde las auditorías son los entes llamados a denunciar sin reservas, tapujos o dobleces, con independencia y transparencia los resultados encontrados, desde el producto de un trabajo profesional auditado.
Veamos a través de un ejemplo, algunos casos que son evidentes y que usualmente no son observados por las auditorías:
- Grandes fondos en cuentas bancarias sin generar actividades productivas que contrarresten los efectos inflacionarios de la economía (rentabilidad).
- Partidas conciliatorias de vieja data sin depurar.
- Ausencia de arqueos de cajas menores y tesorería.
- Depósitos oficiales en entidades financieras privadas por periodos excesivamente largos.
- Inversiones en títulos valores crecientes y permanentes, cuando la misión u objetivo de la entidad es de crédito en vivienda o educación como función social.
- Inversiones temporales en empresas con alto riesgo.
- Manejo de fondos, inversiones y bienes sin las pólizas de garantías necesarias.
- Cartera con gran porcentaje de créditos vencidos, sin adecuadas gestiones de cobro y seguimientos del proceso judicial; limitada defensa de los intereses.
- Existencia de anticipos sin legalizar con vigencias superiores a un año.
- Alto stop de inventarios vencidos, sin provisiones y acciones de recuperación.
- Ausencia de inventarios físicos periódicos, que aseguren la existencia, custodia, mantenimiento y registro.
- Registro permanente de construcciones en curso, sin reclasificar y ajustar el gasto por depreciación.
- Altos volúmenes de bienes en propiedad planta y equipo subutilizados, obsoletos, sin adecuado mantenimiento y que no son afines a la actividad básica de la empresa.
- Parque automotor sin justificación y operación misional.
- Compra reiterada de elementos y suministros sin la concepción de un plan de compras anualizado.
- Avalúos de inmuebles sin estudios técnicos por autoridades reconocidas.
- Inoportunidad en el pago de aportes parafiscales, impuestos y otros.
- Acumulación de pago de vacaciones, que vislumbra falta de rotación y programación obligada.
- Cálculos actuariales no muy reales en la estimación de la provisión y amortización del pasivo pensional.
- Inobservancia al proceso contractual.
- Fraccionamiento de contratos.
- Pólizas de cumplimiento y garantías sin la cobertura necesarias que respalden los contratos.
- Contratos sin liquidar.
- Plantas paralelas de personal.
- Presupuestos comprometidos pero con limitada ejecución, acrecentando los costos de la inversión final.
- Gastos desbordados, no propiamente relacionados con la misión.
- Inadecuada gestión en el recaudo de ingresos imputados.
- Debilidades en los sistemas de información, clave en el control de las operaciones propias.
Entre otros.
Para constatar mis apreciaciones sobre el tema, bastaría revisar con mayor rigor la formulación de las notas explicativas, parte integral de los estados financieros de las empresas; dada su presentación a nivel de detalle, y mayor información sobre cuentas y operaciones de la organización.
Sencillamente, creo que es un tema para reflexionar; en donde la corrupción, el fraude, la falta de compromiso y la ilegalidad como se están administrando las empresas públicas y privadas, siguen erróneamente perpetuándose sin la observancia de una auditoria profesional, considerada en la mayoría de los casos como un protocolo y no como una realidad.
Desde la auditoría, es mucho lo que se puede atenuar, simplemente con el cumplimiento de lo que significa “auditar”.
Marcbon/007
E-MAIL: marco.bonilla@auditool.org
