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Profile image Publicado en: Buenas prácticas de auditoría y control interno en las organizaciones

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Auditool.org

Red Global de Conocimientos en Auditoría y Control Interno

Por: Marco Bonilla. Colaborador de Auditool.

“La corrupción es definida como toda conducta de un servidor público que afecta negativamente el interés púbico o el bien común. El sentido principal de la corrupción afecta al interés público, y por ello está asociada a los conceptos de: interés público, derechos colectivos, moralidad administrativa e integridad del patrimonio público (Conciencia Colombia, 2004; 78”

“La corrupción se entiende como el uso indebido e inapropiado de los bienes públicos o de los cargos público, consiste en el aprovechamiento de un cargo público o de los bienes públicos del Estado en beneficio propio” (Restrepo, 1997, P.25).

La Interventoría es la labor que cumple una persona natural o jurídica, para controlar, exigir y verificar la ejecución y cumplimiento del objeto, condiciones y términos de la invitación y las especificaciones del contrato, convenio, concertaciones celebradas por las entidades públicas dentro de los parámetros de costo, tiempo, calidad y legalidad, conforme a la normatividad vigente”(ley anticorrupción.)

En este sentido y para  garantizar el cumplimiento de los principios de la contratación estatal, en términos de calidad, cantidad  y oportunidad es necesario adoptar mecanismos de control y seguimiento a través de la figura de la interventoría o supervisión, que aseguren a la entidad el cumplimiento del objeto contractual, mediante el  examen sobre las exigencias legales, financieras (en lo contable, presupuestal y tesorería), misionales  y técnicas.

Con la Constitución Política de 1991, se cambió la figura del control previo, perceptivo y posterior, por parte de los organismos de control, y con ella se propició la figura del control interno como sistema implícito sustentado en el autocontrol, prevaleciendo el control posterior. Sin embargo, la experiencia ha demostrado que ésta práctica obedece a una cultura arraigada en principios morales y éticos de quienes manejan y deciden sobre la utilización de los recursos públicos, los cuales están lejos de interiorizarse dado los resultados nefastos en los últimos años.

La ejecución idónea del presupuesto de las Entidades Públicas, exige dentro de otros aspectos, un proceso contractual ágil, eficiente y desarrollado dentro de los principios de economía, transparencia y objetividad consagrados en la Constitución Política, la Ley 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios.  Con base en estas circunstancias, para garantizar el cumplimiento del objeto contractual en términos de eficiencia, eficacia y economía, se requiere realizar un examen  permanente a través de la figura del  interventor o supervisor para cada contrato, que ejerza un control autónomo, antes, en y después del proceso.

La experiencia ha demostrado que la figura del interventor/supervisor, infortunadamente, no cumple con las exigencias y rigor que requiere la responsabilidad atribuida;  por el contrario, es ejercida por funcionarios carentes de experiencia, independencia y buen juicio, y en el peor de los casos, éstos atiborrados por cargas de trabajo diversas que distraen y minimizan la atención sobre la ejecución de los contratos que garanticen el cumplimiento de los objetivos pactados. Por tanto, para que este encargo sea efectivo, el perfil del interventor o supervisor debe corresponder a un profesional con experiencia en el objeto contratado y en temas administrativos y financieros, con criterios claros y soportados, y con amplio sentido de independencia; es decir, que cumpla con los propósitos de su misión de manera autónoma.

Un interventor debe cumplir con funciones técnicas, administrativas y contables. Las primeras se refieren al objeto del contrato, las segundas son acciones que debe adelantar el interventor para garantizar el cumplimiento de las cláusulas del contrato y la normatividad referente, finalmente las funciones contables son las relativas al manejo de cuentas del contrato.

Por lo anterior, considero la necesidad de propiciar la creación de una Unidad de Interventoría en las entidades  en donde exista un alto volumen Contratación, de tal manera, que contribuya en buscar la armonía en un proceso planificado, blindando a la organización con un grupo calificado, especializado y organizado, como unidad de apoyo y control. En todos los casos el interventor  se asignará a través de un reparto entre el grupo de profesionales pertenecientes a la Unidad, la cual contara con un sistema de control interno adecuado.

Dicha unidad deberá contar con un manual formalizado mediante acto administrativo, que contenga los procedimientos detallados, con el propósito que la entidad realice labores de interventoría de contratos de consultoría, suministros, servicios y obra pública, cumpliendo con la normatividad vigente, consecuente sin duda con el manual de contratación y en todos los casos el responsable de la Unidad debe participar en los comités de contratación que se disponga.

De éstas actuaciones se llevará una memoria de todos y cada uno de los contratos, informes y actas propias de las intervenciones, a modo de expediente, además de un compendio de normas relacionadas con el objeto de la unidad, categorizada como el NORMOGRAMA, soportado en todos los casos con un aplicativo sistematizado para el manejo independiente, operativo, administrativo, contable y de archivo de todo las actuaciones de los procesos contractuales y de sus interventores y o supervisores.

Objetivos de la Interventoria.

  • Asegurar el cumplimiento de las obligaciones contractuales logrando que se desarrollen los objetos de los contratos dentro de los presupuestos de tiempo e inversión previstos originalmente.
  • Verificar que el contrato se haya cumplido en su totalidad, desde los requisitos de perfeccionamiento y legalización, antes de iniciar la ejecución del mismo.
  • Suscribir el acta de iniciación de los contratos, para formalizar el inicio de las labores.
  • Vigilar el cumplimiento de los plazos contractuales, la vigencia del contrato y de los amparos de la garantía única.
  • Hacer seguimiento al cumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista, para suscribir el acta de cumplimiento de las obligaciones.
  • Presentar por escrito al contratista las observaciones o las recomendaciones que estime oportunas para el mejor cumplimiento del servicio.
  • Servir de enlace entre el contratista y la entidad.
  • Supervisar la ejecución de los recursos entregados por la entidad al contratista para el desarrollo del contrato.
  • Avisar oportunamente a las áreas correspondientes, sobre cualquier retraso, incumplimiento parcial o total de obligaciones durante la ejecución del contrato, para que se adopten las medidas necesarias.
  • Elaborar el proyecto de la liquidación  definitiva a la terminación del contrato dentro de los plazos establecidos.

Responsabilidad del Interventor

El interventor responderá civil y penalmente, tanto por el cumplimiento de las obligaciones  derivadas del contrato de interventoría, como por los hechos u omisiones que le fueren imputables y que causen daño o perjuicio, derivados de la celebración y ejecución del contrato respecto del cual haya ejercido o ejerza sus funciones.

Para efectos penales, el interventor, cuando es contratado, se considera como un particular que cumple funciones públicas en todo lo concerniente a la celebración, ejecución y liquidación de los contratos que celebre con la entidad. Por lo tanto, estará sujeto a la responsabilidad que en esta materia señala la ley para los servidores públicos.

Además, de las anteriores responsabilidades, deberán tener en cuenta las señaladas por las disposiciones legales vigentes y las que se adicionen para el buen desarrollo de la interventoría, o las que le sean asignadas por el jefe inmediato en caso de ser funcionario de la entidad.

Funciones del Interventor (entre otras)

Técnicas:

  • Conocer los pliegos de condiciones base del concurso o términos de referencia y el contrato motivo de la interventoría; así, como las normas internas y externas de la entidad sobre contratación e interventoría de contratos.
  • Informarse, previamente en la iniciación de los trabajos, sobre los estudios, informes y circunstancias relativas al contrato motivo de la interventoría o que dieron origen al mismo.
  • Solicitar al contratista, la presentación de un informe de iniciación en donde se presente en forma detallada, el programa de trabajo para la realización del contrato.
  • Comprobar que el contratista cuenta con los recursos humanos, técnicos y financieros requeridos, de acuerdo con los términos del contrato, antes de la iniciación del mismo y la correcta utilización de tales recursos, durante la fase de ejecución.
  • Verificar que los informes, estudios, conceptos y resultados, se adapten a las normas, estándares y especificaciones del contrato, así como a los parámetros de calidad establecidos para la profesión o especialidad a la que pertenezca el proyecto.
  • Evaluar el avance y resultados del contrato, en comparación con el cronograma y plan previstos, exigir que se tomen las medidas correctivas necesarias en caso de que se prevean atrasos en el programa.
  • Someter a consideración del Comité Técnico, a través del director o jefe el área respectiva los siguientes temas: a) Modificaciones al alcance del contrato, b) Solicitudes de adición en plazo y/o valor al contrato, c) Reclamaciones presentadas por el contratista. Se adjuntan los documentos soportes requeridos; así, como su evaluación, concepto y recomendaciones por escrito.
  • Tomar las medidas necesarias, en caso de que se presenten incumplimientos del contratista.
  • Consignar en el acta de terminación del contrato, el estado del estudio o proyecto a la fecha y requerir al contratista  para que realice las correcciones necesarias en caso que deban precisarse.
  • Evaluar los informes administrativos y técnicos presentados por el contratista como soporte de sus respectivas cuentas de cobro y aprobar o rechazarlos.
  • Programar y realizar las reuniones de interventoría  previstas con el contratista y redactar las actas.
  • Atender los requerimientos de las entidades de fiscalización y control  disciplinario, y de la rama jurisdiccional.

Administrativas

  • Ejecutar un control administrativo sobre el contratista, con amplio espíritu de colaboración y apoyo, sin inferir en sus procedimientos privados, sin llegar a extremar su intervención a tal punto que sea contraproducente para el desarrollo normal de los trabajos.
  • Presentar informes sobre aspectos específicos, ya sean técnicos, financieros o administrativos, cuando las condiciones del contrato lo ameriten, o su superior jerárquico lo exija.
  • Atender las reclamaciones del contratista, dando respuesta directa si es del caso, o trasladando a las instancias correspondientes, aquellas que no pueda resolver directamente.
  • Informar a su superior jerárquico sobre el desarrollo del contrato, mediante la presentación de informes periódicos y de un informe final de interventoría.
  • Suscribir con el contratista las siguientes  actas: a) Acta de iniciación del contrato. b) Actas de reuniones de interventoría. c) Actas de suspensión del contrato, cuando se presenten las causales correspondientes previstas en el contrato respectivo. d) Actas de reanudación del contrato. e) Actas de adición o modificación del contrato. f) Acta de terminación del contrato. g) Acta de liquidación del contrato.
  • Controlar la inversión del anticipo entregado al contratista.
  • Estudiar y responder las consultas o reclamaciones presentadas por el contratista, con la diligencia requerida, evitando que se aplique el silencio administrativo positivo contemplado en las disposiciones legales.
  • Exigir al contratista, tomar las medidas para solucionar problemas específicos referentes al contrato, entre ellos las siguientes: a) Retrasos en el cronograma de ejecución b) Incumplimiento del objeto y/o alcance c) Calidad insatisfactoria de los productos entregados.
  • Solicitar la aplicación de las sanciones  previstas en el contrato, cuando ellas sean requeridas y justificadas, para lo cual se requiere de un análisis cuidadoso, de documentación y asesoría por parte de la  subdirección jurídica de la entidad.
  • Establecer un archivo sistematizado con toda la información técnica utilizada y producida durante la ejecución del contrato. Este archivo será entregado al centro de documentación al finalizar el contrato.
  • Estudiar las necesidades de adiciones o modificaciones al contrato, y en caso de que sea pertinente tramitarlas dentro de la entidad.
  • Controlar la vigencia de las pólizas que respalden el contrato y requerir al contratista para la ampliación de las mismas que estén próximas a vencerse.
  • Tramitar la expedición de los certificados de disponibilidad y reserva presupuestal del contrato y asegurarse de que en los presupuestos de los años siguientes, se prevean las partidas requeridas para la financiación del contrato.

·  Contables:

  • Aprobar o rechazar las órdenes de pago presentadas por el contratista, en caso de ser aprobadas, darles trámite dentro de la entidad.
  • Mantener al día la contabilidad del contrato en términos de recursos invertidos, recursos por invertir y comparación con el presupuesto del contrato.
  • Vigilar el mantenimiento de la ecuación contractual y en caso de que se altere, proponer.
  • tramitar las medidas requeridas para su restablecimiento.

 

 Marco Hernando Bonilla Martínez. – marco.bonilla@auditool.org 

Consultor y Asesor en los procesos de Auditoría con enfoque integral, Auditoría interna de Calidad, ISO 9001 de 2008 y NTCGP 1000:2009, con más de 20 años de experiencia. Conferencista nacional, consultor internacional en procesos de Control Interno orientados al mejoramiento de las organizaciones. Colaborador de Auditool.

Bogotá D.C., Colombia

 

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PERFIL
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Contador Público (Universidad Santo Tomás), Especialista en Administración de Empresas (Universidad del Rosario), con más de 15 años de experiencia en consultoría de negocios y auditoría financiera, adquirida en firmas de auditoría internacionales. Director de www.auditool.org, una Red Global de Conocimientos en Auditoría y Control Interno.

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  1. PODC Planear organizar dirigir y controlar. Teoria basica administrativa. Ni la planeación ni el control, están presentes en la mayoría de proyectos o empresas publicas y privadas. Ej. Reficar, Tunel de la linea, etc etc.

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