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Auditool: Red Global de Conocimientos en Auditoría y Control Interno
Por: Marco Hernando Bonilla Martínez. Colaborador de www.auditool.org
En las épocas actuales donde la CORRUPCIÓN es un flagelo incrustado en todos los estamentos del Estado Colombiano, urgen prácticas modernas de administración y especialmente de control que mitiguen y reduzcan “… a sus justas proporciones” (Como en alguna ocasión un ilustre mandatario lo anotó) ésta práctica tan nefasta que hace que los presupuestos del Estado desaparezcan y que por supuesto, trascienda en nichos de pobreza y de inequidad sin precedentes en la comunidad.
Es claro, que una administración moderna requiere de la Contratación para que el Estado ejerza su función constitucional de resolver las necesidades básicas de la población, por lo que ha recurrido desde tiempo atrás a ésta práctica con empresas o grupos especializados privados, que finalmente son los que resuelven las funciones y objetivos del sector público. Son grandes los presupuestos y los desarrollos que con estos dineros deben hacerse, pero lamentablemente son pocos o nulos los controles que sobre las obras y recursos se ejerce, avisados no propiamente por los organismos de control existentes, si no por fuentes periodísticas, investigaciones o denuncias de la misma comunidad.
Por esta razón y como un aporte desinteresado, a manera de sugerencia y con el objeto de garantizar el cumplimiento de los principios en términos de calidad, cantidad y oportunidad en la CONTRATACION, es necesario adoptar mecanismos de control y seguimiento a través de la figura de la Interventoría o Supervisión, que aseguren y garanticen a la entidad como a sus responsables el cumplimiento del objeto contractual, mediante el examen sobre las exigencias legales, financieras (en lo contable, Presupuestal y tesorería), misional y técnico.
Con la Constitución Política de 1991 se cambió la figura del control previo, perceptivo y posterior que venían ejerciendo los organismos de control, propiciando la figura del control interno como sistema implícito sustentado en el Autocontrol, sin embargo la experiencia ha demostrado que ésta práctica obedece a una cultura arraigada en principios morales y éticos de quienes manejan y deciden sobre la utilización de los recursos públicos, los cuales están lejos de interiorizarse dada la experiencia y resultado en los últimos años.
“La Interventoría es la labor que cumple una persona natural o jurídica, para controlar, exigir y verificar la ejecución y cumplimiento del objeto, condiciones y términos de la invitación y las especificaciones del contrato, convenio, concertaciones celebradas por las entidades públicas dentro de los parámetros de costo, tiempo, calidad y legalidad, conforme a la normatividad vigente”.
La ejecución idónea del presupuesto de las Entidades Públicas exige dentro de otros aspectos un proceso contractual ágil, eficiente y desarrollado dentro de los principios de economía, transparencia y objetividad consagrados en la Constitución Política y las leyes.
De esa circunstancia nace el hecho, que para garantizar el cumplimiento del objeto contractual en términos de eficiencia, eficacia y economía se requiere ejercer un control permanente sobre el proceso contractual a través de un interventor o supervisor para cada contrato, que ejerza el control previo, perceptivo y posterior a todo el proceso, pero sin despojar de la responsabilidad que se le endilga al dueño del proceso.
Para que éste encargo sea efectivo, el perfil del interventor o supervisor debe corresponder a un profesional con experiencia en el objeto contratado y en temas administrativos y financieros, con criterios claros y soportados y con amplio sentido de independencia, es decir, para cumplir con los propósitos de su misión, un interventor debe cumplir funciones técnicas, funciones administrativas y funciones contables.
Las funciones técnicas son las que se refieren al objeto del contrato; Las funciones administrativas son las acciones que debe adelantar el interventor para garantizar el cumplimiento de las cláusulas del contrato que controla y de la normatividad referente a los contratos; las funciones contables son las relativas al manejo de cuentas del contrato.
Por todo esto, creo en la necesidad de propiciar la creación de una Unidad de Interventoría INDEPENDIENTE para las entidades que tengan alto volumen de presupuesto ejecutado a través de la figura de la contratación, dado el proceso de modernización en la que está incursa las entidades del estado, que contribuya a buscar la armonía en un proceso de manera planificada, a blindar a la organización permanentemente a través de un grupo calificado, especializado y organizado, como Unidad de apoyo y control.
Dicha Unidad deberá contar con un manual formalizado mediante acto administrativo, que contenga los procedimientos detallados que debe seguir la entidad para realizar labores de interventoría a contratos de consultoría, suministros, servicios y obra pública, para cumplir con la normatividad vigente en lo referente a control de contratos.
De la misma manera, llevará un archivo de todos y cada uno de los contratos, informes y actas propias de las intervenciones de Interventoría; un sistema de información automatizado donde se migre y escanee los formularios, informes y demás actuaciones legales, administrativas, contables, financieras, presupuestales, etc, de cada contrato y que se revista de información como sustento y memoria institucional, Además de un compendió de normas relacionadas y categorizada como el NORMOGRAMA de la Unidad.
OBJETIVOS DE LA INTERVENTORIA:
- Asegurar el cumplimiento de las obligaciones contractuales, logrando que se desarrollen los objetos de los contratos dentro de los presupuestos de tiempo e inversión previstos originalmente.
- Verificar que para el contrato se hayan cumplido en su totalidad los requisitos de perfeccionamiento y legalización antes de iniciar la ejecución del mismo.
- Suscribir el acta de iniciación de los contratos, para formalizar el inicio de las labores.
- Vigilar el cumplimiento de los plazos contractuales, la vigencia del contrato y de los amparos de la garantía única.
- Hacer seguimiento al cumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista, para suscribir el acta de cumplimiento de las obligaciones.
- Presentar por escrito al contratista las observaciones o las recomendaciones que estime oportunas para el mejor cumplimiento del servicio.
- Servir de enlace entre el contratista y la Entidad.
- Supervisar la ejecución de los recursos entregados por la entidad al contratista para el desarrollo del contrato.
- Avisar oportunamente a las áreas correspondientes, sobre cualquier retraso, incumplimiento parcial o total de obligaciones durante la ejecución del contrato, para que se adopten las medidas oportunas.
- Elaborar el proyecto de la liquidación definitiva a la terminación del contrato dentro de los plazos establecidos.
RESPONSABILIDADES DEL INTERVENTOR
El interventor responderá civil y penalmente, tanto por el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de interventoría , como por los hechos u omisiones que le fueren imputables y que causen daño o perjuicio, derivados de la celebración y ejecución del contrato respecto del cual haya ejercido o ejerza las funciones de Interventoría.
Para efectos penales, el interventor, cuando es contratado, se considera un particular que cumple funciones públicas en todo lo concerniente a la celebración, ejecución y liquidación de los contratos que celebre con la Entidad, y por lo tanto, estará sujeto a la responsabilidad que en esta materia señala la ley para los servidores públicos.
Además de las anteriores responsabilidades, deberá tener en cuenta las señaladas por las disposiciones legales vigentes y las que se adicionen para el buen desarrollo de la Interventoría, o las que le sean asignadas por el jefe inmediato en caso de ser funcionario de la entidad.
FUNCIONES DEL INTERVENTOR
Técnicas:
- Conocer los pliegos de condiciones, bases del concurso o términos de referencia, y el contrato motivo de la interventoría, así como las normas internas y externas de la entidad sobre contratación e interventoría de contratos.
- Informarse, previamente a la iniciación de los trabajos, sobre los estudios, informes y circunstancias relativas al contrato motivo de la interventoría, o que dieron origen al mismo.
- Solicitar al contratista, la presentación de un informe de iniciación en donde se presente en forma detallada, el programa de trabajo para la realización del contrato.
- Comprobar que el contratista cuenta con los recursos humanos, técnicos y financieros requeridos, de acuerdo con los términos del contrato, antes de la iniciación del mismo, y la correcta utilización de tales recursos, durante la fase de ejecución del contrato.
- Verificar que los informes, estudios, conceptos y resultados del contrato, se adapten a las normas, estándares y especificaciones que forman parte del contrato, así como a los parámetros de calidad establecidos para la profesión o especialidad a la que pertenezca el proyecto.
- Evaluar el avance y resultados del contrato, en comparación con el cronograma y plan previstos, y exigir que se tomen las medidas correctivas necesarias en caso de que se prevean atrasos en el programa.
- Someter a consideración del Comité Técnico, a través del director o Jefe el área respectiva los siguientes temas, adjuntando los documentos soporte requeridos, así como su evaluación, concepto y recomendaciones por escrito: – Modificaciones al alcance del contrato. – Solicitudes de adición en plazo y/o valor al contrato. – Reclamaciones presentadas por el contratista
- Tomar las medidas necesarias en caso de que se presenten incumplimientos del contratista.
- Consignar en el acta de terminación del contrato, el estado del estudio o proyecto a la fecha de tal acta, y requerir al contratista para que realice las correcciones necesarias en caso de precisarse.
- Evaluar los informes administrativos y técnicos presentados por el contratista como soporte de sus respectivas cuentas de cobro, y aprobar o rechazar tales informes.
- Programar y realizar las reuniones de interventoría previstas con el contratista, y redactar las actas de dichas reuniones.
- Atender los requerimientos de las entidades de fiscalización y control disciplinario, y de la rama jurisdiccional.
Administrativas:
- Ejecutar un control administrativo sobre el contratista, con amplio espíritu de colaboración y apoyo, sin inferir en sus procedimientos privados, y sin llegar a extremar su intervención a tal punto que sea contraproducente para el desarrollo normal de los trabajos.
- Presentar informes sobre aspectos específicos, ya sean técnicos, financieros o administrativos, cuando las condiciones del contrato lo ameriten, o su superior jerárquico lo exija.
- Atender las reclamaciones del contratista, dando respuesta directa si es del caso, o trasladando a las instancias correspondientes aquellas que no pueda resolver directamente.
- Informar a su superior jerárquico sobre el desarrollo del contrato, mediante la presentación de informes periódicos y de un informe final de interventoría.
- Suscribir con el contratista las siguientes actas: Acta de iniciación del contrato. Actas de reuniones de interventoría, Actas de suspensión del contrato, cuando se presenten las causales correspondientes previstas en el contrato respectivo, Actas de reanudación del contrato Actas de adición o modificación del contrato, Acta de terminación del contrato. Acta de liquidación del contrato.
- Controlar la inversión del anticipo entregado al contratista.
- Estudiar y responder las consultas o reclamaciones presentadas por el contratista, con la diligencia requerida, evitando que se aplique el silencio administrativo positivo contemplado en las disposiciones legales.
- Exigir al contratista tomar las medidas para solucionar problemas específicos referentes al contrato, entre ellos los siguientes: Retrasos en el cronograma de ejecución del contrato. –Incumplimiento del objeto y/o alcance del contrato. Calidad insatisfactoria de los productos entregados.
- Solicitar la aplicación de las sanciones previstas en el contrato, cuando ellas sean requeridas y justificadas. La aplicación de sanciones requiere siempre de un análisis y documentación cuidadosos, y de la asesoría Subdirección Jurídica de la entidad.
- Establecer un archivo sistematizado con toda la información técnica utilizada y producida durante la ejecución del contrato. Este archivo será entregado al Centro de Documentación al finalizar el contrato.
- Estudiar las necesidades de adiciones o modificaciones al contrato, y en caso de que sea pertinente, tramitar dichas adiciones o modificaciones dentro de la entidad.
- Controlar la vigencia de las pólizas que respalden el contrato, y requerir al contratista para la ampliación de las mismas que estén próximas a vencerse.
- Tramitar la expedición de los certificados de disponibilidad y reserva presupuestal del contrato, y asegurarse de que en los presupuestos de los años siguientes, se prevean las partidas requeridas para la financiación del contrato.
Contables:
- Aprobar o rechazar las órdenes de pago presentadas por el contratista, y darles trámite dentro de la entidad en caso de aprobarlas.
- Mantener al día la contabilidad del contrato en términos de recursos invertidos, recursos por invertir, y comparación con el presupuesto del contrato.
- Vigilar el mantenimiento de la ecuación contractual, y en caso de que se altere, proponer y
- Tramitar las medidas requeridas para su restablecimiento.
Fuente: Libro. “FORMACIÓN DE LÍDERES EN AUDITORIA Y CONTROL INTERNO, Buenas Prácticas»
Muchas gracias.
Marco Hernando Bonilla Martínez
Consultor y Asesor en los procesos de Auditoría con enfoque integral, Auditoría interna de Calidad, ISO 9001 de 2008 y NTCGP 1000:2009, con más de 20 años de experiencia. Conferencista nacional, consultor internacional en procesos de Control Interno orientados al mejoramiento de las organizaciones.
Economista graduado de la Universidad Central de Colombia, Especialista en Auditoría y Control Interno (Universidad Militar Nueva Granada), y Pedagogía y Docencia Universitaria (Universidad la Gran Colombia). Estudiante de Maestría en Educación.
Además, cuenta con su propio blog denominado www.marcontrol.blogspot.com donde permanentemente escribe sobre temas de auditoría, control interno y hacienda pública y resuelve inquietudes a cientos lectores que lo consultan a nivel Hispanoamérica. Su libro el ABC DE LA Hacienda Pública recoge de la Constitución y las leyes el actuar de la administración pública y la utilización que este hace de sus recursos. Colaborador de Auditool.
