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Aceptación y retención de las relaciones profesionales con clientes en firmas de Contadores Públicos – Tercer elemento de un Sistema de Control de Calidad

Ver primer elemento

Ver segundo elemento

De acuerdo con la NICC 1,  la firma debe establecer políticas y procedimientos para la  aceptación y continuidad de relaciones con clientes y compromisos específicos, diseñados para dar a la firma seguridad razonable de que sólo asumirá o continuará las relaciones y compromisos en los que la firma:

(a) Sea competente para llevar a cabo el compromiso y tenga la capacidad, incluyendo tiempo y recursos, para hacerlo;

(b) Pueda cumplir los requisitos de ética relevantes; y

(c) Haya  considerado la integridad del cliente y no tenga información que la lleve a concluir que el cliente carece de integridad.

Dichas políticas y procedimientos deben satisfacer de forma razonable que no existe ninguna de las siguientes situaciones:

– Condenas y sanciones reglamentarias,

– Sospecha de actos ilícitos o fraude,

– Investigaciones en curso,

– Membrecías de la administración en organizaciones profesionales de dudosa reputación,

– Publicidad negativa y

– Asociación cercana con personas o compañías cuya ética es cuestionable.

Propuestas a Nuevos Clientes

Antes de aceptar un cliente debemos evaluar los riesgos a los que estaremos expuestos como auditores. Son buenas prácticas:  

a) Consultar la lista Clinton con el fin de evitar relacionarnos con empresas y/o personas con vínculos con el narcotráfico: “La Lista Clinton (oficialmente: Specially Designated Nationals and Blocked Persons o SDN list) es como se le conoce a una «lista negra» de empresas y personas sospechosas de tener relaciones con dineros provenientes del narcotráfico”). 

http://www.treas.gov/offices/enforcement/ofac/sdn/

b) Comunicarnos con el auditor o contador anterior  para indagar acerca de:

– Honorarios no pagados;

– Diferencias de opinión  o desacuerdos;

– Integridad de la administración y del consejo;

– Razones para el cambio; y

– Exigencias poco razonables o falta de cooperación

– Acceso a los papeles de trabajo del posible cliente;

c) Obtener y revisar los estados financieros de los últimos años

d) Obtener y revisar los requerimientos de las entidades de vigilancia y control de los últimos dos años

e) Conocer la opinión y las cartas de recomendaciones del anterior auditor

f) Conocer las demandas en contra de la compañía

g) Obtener referencias comerciales y consultar centrales de riesgos

h) Asegurarnos que existe total independencia y ausencia de conflictos de intereses por parte de la firma y del que realizará el trabajo de Auditoría

i) La firma también puede llevar a cabo investigación de antecedentes, mediante la información en línea que pueda consultarse con facilidad.

j) Entre otras. 

Revisada la información la firma debe determinar los riesgos a los que puede estar expuesta dentro de la prestación del servicio y determinar si  es apropiado aceptar el compromiso con el cliente nuevo o un cliente existente.

Se debe elaborar un presupuesto de horas de acuerdo con las necesidades del trabajo a realizar en el cliente y con base en este presupuesto se definen los honorarios

Si no se identifican riesgos significativos para el auditor, se procede a elaborar la propuesta en la que describe por lo menos, el objetivo y alcance, la metodología utilizada, entregables, honorarios y las hojas de vida los integrantes del equipo de trabajo.

Una vez que se haya decidido aceptar un cliente nuevo, se  elaborar una carta de contratación que el cliente nuevo debe firmar.

Clientes recurrentes

Tratándose de compromisos recurrentes, se requerirá revisar la continuidad del cliente y documentarla para considerar y determinar si es apropiado seguir prestándole servicios al cliente, con base en el compromiso anterior. Este proceso de revisión también debe tomar en cuenta los requisitos de rotación.

Es importante que antes de iniciar un trabajo nuevo o recurrente nos aseguremos que el cliente aceptó los términos de nuestra propuesta, mediante una carta que firma el representante legal de nuestro cliente en donde indica que está de acuerdo con los términos de dicha propuesta.

Renuncia a la Relación con un Cliente

La firma debe definir el proceso a seguir cuando haya determinado que es necesario retirarse de un compromiso. Este proceso por lo general incluye:

– Consideración de los requisitos profesionales, reglamentarios y legales, así como informes obligatorios que deban elaborarse como resultado de la decisión;

– Reunión con la administración del cliente y las personas encargadas del gobierno de la entidad para discutir los hechos y circunstancias que provocaron el retiro; y

– Documentación de los asuntos importantes que provocaron el retiro, incluyendo los resultados de consultas, las conclusiones a las que se llegó y la base de las mismas.

 

 

Hasta pronto,
 
 
 
C.P. Vladimir Martínez R.
Director de Auditool.org
Red de Conocimientos en Auditoría y Control Interno
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Auditool.org, es una red de conocimientos especializada en temas de auditoría y control interno, creada para permitir la transferencia de conocimiento de buenas prácticas a profesionales que laboran en estas áreas.

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