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En nuestras labores de auditoría, consultoría o revisoría fiscal, las reuniones con los directivos de nuestros clientes son un factor clave de éxito en el cumplimiento de nuestros objetivos.
A continuación presentamos una serie de puntos que debemos tener en cuenta en la programación, preparación y ejecución de las reuniones con los directivos de nuestros clientes.
1) Definir un objetivo
Toda reunión debe tener un objetivo claramente definido. El objetivo de la reunión debe estar alineado con los objetivos de nuestro trabajo.
2) Definir un plan de reuniones
Teniendo en cuenta nuestros objetivos debemos preparar un plan de reuniones, en el que determinemos:
Personas a entrevistar: Únicamente debemos invitar a las personas que consideremos nos ayudarán a alcanzar el objetivo de la reunión.
Lugar: lugar sin ruidos, con suficiente iluminación y con espacio para todos.
Fecha: La solicitud a la reunión la debemos realizar con varios días de anticipación (recomendable con más de una semana de anticipación), con el fin de que nuestro entrevistado tenga tiempo conocer la agenda que le enviaremos antes de la reunión, preparar sus ideas, crear documentos o realizar investigaciones.
Hora: Expertos en el tema afirman que las mejores horas para realizar reuniones son las 9:00 a.m. (antes de comenzar el día) y 3:00 p.m. (después del almuerzo). Sin embargo, es recomendable que nos acomodemos a la disponibilidad del directivo, teniendo en cuenta que normalmente los directivos de las compañías cuentan con agendas muy apretadas. No es conveniente programar reuniones fuera de las horas normales de trabajo.
Duración: es importante estipular un período de tiempo. Esto ayuda a organizar la sesión y permite también la organización de agendas de los participantes. A partir de los 45 minutos el ritmo de la reunión baja en forma significativa.
Asistentes: De nuestro equipo por lo menos es necesario que asistan dos personas, una de las cuales deberá tomar nota de todo lo que se diga en la reunión. No es recomendable que de nuestro equipo asistan más de 3 personas. De la compañía deberá asistir el directivo y las personas que él considere.
3) Solicitar la reunión
Con base en el plan de reuniones procedemos a solicitar la reunión con cada uno de los directivos seleccionados. Es recomendable que la solicitud de la reunión la hagamos personalmente mediante una llamada telefónica o un contacto directo en donde nos presentamos (en caso que no nos conozcan) y le comunicamos al directivo nuestro deseo de reunirnos y el objetivo de la reunión.
4) Preparar y enviar la agenda al directivo que vamos a entrevistar
Teniendo en cuenta nuestros objetivos, definimos una agenda que contenga los puntos necesarios para su cumplimiento.
Una agenda debe contener: objetivo de la reunión, lugar, fecha, hora, duración, participantes, y los temas van a tratar.
5) Prepararnos para la reunión
Es clave que antes de la reunión nos documentemos de los temas que vamos a tratar. Lo anterior, con el fin de que durante la reunión tengamos argumentos para complementar nuestras preguntas de acuerdo con las respuestas de nuestro entrevistado.
6) El día de la reunión
Debemos transmitir una buena imagen a nuestro entrevistado, una buena imagen es la combinación tanto de la parte interior como de la parte exterior de una persona. Ser amable, educado, inteligente, agradable y vestir de forma elegante nos proyectará como profesionales integrales y ayudará a que nuestro entrevistado tome interés durante el transcurso de la reunión.
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Es necesario tener en cuenta los siguientes puntos:
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– Vestir de forma elegante y prestando atención a la higiene personal
– Sea puntual tanto en la hora de inicio como la de finalización
– En caso que no alcance a llegar a tiempo a la reunión realice una llamada antes del inicio de la reunión comentando la situación
– Salude mirando a los ojos, con un apretón de manos moderado y con una sonrisa sincera.
– Apague su celular o póngalo en silencio antes de iniciar la reunión, y en lo posible que el entrevistado perciba esta acción con el fin de animarlo de forma indirecta a que igualmente el haga lo mismo
– Si la reunión es en la oficina del entrevistado, solicite permiso para apoyar su computador en el escritorio del entrevistado
– Antes de iniciar con el desarrollo de la agenda, rompa el hielo de tal forma que el entrevistado se relaje. Ejemplo: Se puede iniciar la reunión comentando una noticia de último momento.
– Sea amable, educado, agradable e inspire confianza
– Seguir la agenda mientras se desarrolla la reunión, si llegan ideas nuevas anotarlas y complementar las preguntas. Haga preguntas abiertas. Evite preguntas de respuesta si o no.
– Su responsabilidad es controlar, dirigir y centrar continuamente la reunión. Emplee el tacto, la educación, y la cortesía para conseguirlo. Nuestro entrevistado al finalizar la reunión, debe tener la impresión de que fue absolutamente productiva, y que sirvió para algo.
– Tome nota
– Saber escuchar y mirar a los ojos a nuestro interlocutor, enviando señales de que está prestando la debida atención
– No olvide pedir siembre el Favor y dar las Gracias
– No debemos ser arrogantes, petulantes. “La sabiduría no se impone, simplemente se manifiesta y los demás la perciben»
– Debemos hacer que nuestro entrevistado se sienta importante de forma sincera
– Respetar las opiniones de nuestro entrevistado
– Si se generan compromisos durante la reunión. Ejemplo, entregas de reportes al auditor o consultor, estos deben quedar asignados e incluidos en un plan de acción en donde se establezca cómo mínimo el responsable y la fecha estimada de término.
– Las respuestas del entrevistado deben quedar documentadas en la agenda.
Vladimir Martínez R.
Director de www.auditool.org
Red de Conocimientos en Auditoría y Control Interno
Bogotá D.C. / Colombia
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