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Muchas empresas están recibiendo durante estos días una comunicación de Microsoft en la cual les explican que fueron seleccionadas para participar en el proceso de validación de correcto licenciamiento y por lo tanto les anexan unos enlaces y archivos que deben diligenciar para informar sobre los equipos que hay en la compañía y el respectivo software de esa marca que tienen instalado.
La comunicación indica que el proceso de revisión servirá para cuatro aspectos:
- Consolidación de todos los registros de licenciamiento en un reporte que puede ser mantenido o modificado por la organización en el futuro.
- Asistencia para un mejor entendimiento de las reglas de licenciamiento y, particularmente, sobre cómo aplica para cada situación en específico.
- Evita riesgos de licenciamiento.
- Disponibilidad de asesoría y experiencia respecto a licenciamiento a través de un proceso gratuito y con agentes especializados.
El informe también sirve para prepararse de cara al Informe de Gestión según lo exige la ley 603 del 2000 y la Circular 002 del 2011 de la Superintendencia de Sociedades.
Al final del proceso, y una vez se verifique que todo está en orden, la compañía recibirá un certificado con validez de un año, que le acredita que su software está debidamente licenciado.
Ilegalidad por falta de conocimiento
Sobre el tema de la legalidad del software, estuve hablando con Ricardo Villegas, fundador y gerente de Info Consulting, un profesional con más de treinta años de experiencia en licenciamiento de productos Microsoft, y me explicó que estos procesos de auditoría se hacen porque en la mayoría de los países de América Latina la piratería está por encima del 50%.
“Las empresas de software hacen las auditorías, inclusive con firmas de abogados, y en algunos casos incluyen una visita no anunciada, en la que llegan acompañadas de un perito, con el cual hacen un inventario de todo lo instalado y solicitan las pruebas de licenciamiento. Luego comparan. Si hay faltantes, se puede incurrir en ilegalidad, lo que genera tres consecuencias: Le obligan a comprar el software que está utilizando, indemnizar al fabricante y adicionalmente pagar los trámites jurídicos”, me cuenta Ricardo.
A continuación me agrega que ilegalidad no es lo mismo que piratería y, para dejarlo más claro, explica que en la mayoría de los casos las irregularidades en licenciamiento no se dan por mala fe sino por desconocimiento, pues el sistema de manejo del software tiene un nivel de complejidad alto.
Por esa situación se presentan muchos casos en que la empresa tiene las licencias pero de un producto diferente al que están usando y eso constituye una situación irregular.
Para más claridad, el experto nos regala un ejemplo: “Alguien compra Windows Home para un equipo y lo lleva para trabajar en la empresa. Como no se puede conectar a la red, lo que hacen es instalarle otro Windows, que sí se pueda conectar pero no corresponde a la licencia que compró, creyendo que el hecho de haber adquirido una versión les da derecho usar cualquier otra, lo cual no es cierto. Ese es el error más común”.
Otro error frecuente surge cuando las personas compran el computador con el Windows y piensan que el tenerlo original les da derecho a instalar el Office porque creen que es lo mismo sin diferenciar que uno es el sistema operativo y la otra es la suite de oficina y los dos se venden por separado.
Así que las recomendaciones de Ricardo Villegas son las siguientes:
Ver el software como una herramienta de productividad pues hace parte de un proceso que genera rentabilidad y ahorros en la compañía.
Guardar en un mismo sitio todos los soportes relacionados con compra de software, que incluyen facturas, licencias y cajas, entre otras.
También sugiere revisar cuáles son los productos específicos que se requieren en un puesto de trabajo, pues no siempre es necesario comprar el Office completo. Por ejemplo, alguien que solo necesite escribir comunicaciones puede comprar únicamente el Word y aquel que trabaja con tablas y números adquirir e instalar únicamente el Excel.
Advierte que el hecho de comprar el software en la caja no garantiza su legalidad, pues detectaron que hay mucho software falsificado circulando en diferentes países de Latinoamérica, lo que obliga a poner mucho cuidado donde se hace la compra.
Buena idea tener una asesoría
Mi conclusión después de escuchar a Ricardo es que es una buena idea contar con una empresa de consultoría que levante un inventario del software instalado en los computadores y que revise toda la documentación requerida como Prueba de Licencia (POL, Proof of License) que permita responder adecuadamente cuando haya una auditoría de Microsoft, la Dian, BSA, la Superintendencia de Industria y Comercio y/o los abogados de las firmas fabricantes de programas informáticos.
Ese asesor entregará un informe sobre el estado de licenciamiento y dirá cuáles ya se tienen y cuáles faltan y, en ese segundo caso, explicará el paso a seguir para subsanar la situación y tener el software a la orden del día y legal, lo que representa mucha tranquilidad, que permite focalizarse en la esencia y el propósito de la empresa.
Espero sus comentarios en este post y en mis redes sociales Linkedin, Twitter, Facebook e Instagram. Y en mi correo electrónico: juany@agenciastm.com
Los dejo con ese video en el que Ricardo Villegas amplía la información:
[…] Por: Juan Carlos Yepes Fuente: NEGOCIOS E INSPIRACIÓN […]
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