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La tecnología que ha transformado los procesos notariales, haciéndolos más eficientes y confiables.
La Unión Colegiada del Notariado Colombiano (UCNC), con sede en Bogotá, es una entidad civil sin ánimo de lucro de carácter gremial, que ha agrupado durante los últimos años a los notarios del país. Antes, conocida como el Colegio de Notariado de Colombia, esta institución hoy convoca al 99% de las notarías en el territorio colombiano. Su membresía es voluntaria ya que así lo dispuso la Corte Constitucional. Hoy, la UCNC cuenta con 879 notarios asociados, de casi 902 que hay en todo el país.
Su objetivo principal es buscar el bienestar y el mejoramiento de la calidad de vida de los notarios. Por esta razón la UCNC ha implementado programas para los notarios de provincia, a los que denominan ‘notarios subsidiados’, quienes constituyen alrededor del 60% de la población notarial en todo el país.
Para ellos, la UCNC administra un subsidio con recursos propios para financiar las actividades de cada notaría en pequeñas ciudades y municipios. De acuerdo con el Presidente de la UCNC, Dr. Álvaro Rojas Charry, la organización que preside no tiene metas políticas ni burocráticas, solo les interesa dar garantías en la prestación de servicios notariales. “Estamos empecinados en la modernización de la estructura del notariado colombiano. En la última encuesta realizada por el Centro Nacional de Consultoría, la UCNC se ubicó en el top de las organizaciones con mayor aceptación y credibilidad de los colombianos, debajo del Ejército Nacional de Colombia”.
Pioneros en el uso de la biometría certificada
Con la expedición de la Ley Antitrámites (Decreto Ley 019 de 2012), que estableció la eliminación de la imposición de la huella dactilar con tinta para trámites de la administración pública, recomendando el uso de medios electrónicos para la identificación de los usuarios, la Unión se puso en la tarea de investigar cómo adaptarían su modelo de servicio a la tecnología biométrica que permitiría captar la huella del usuario sin necesidad de papel o tintas.
“Escuchamos muchas propuestas para adquirir la tecnología biométrica y en esa medida nos trazamos la meta de ser la primera institución de carácter privado que adquiriera la base de datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil para realizar los cotejos respectivos de cada ciudadano”, explicó el Doctor Rojas.
Fue así como la Unión Colegiada entró en una fase de pedagogía en la que se socializó cómo se implementaría la biometría en el oficio de los notarios, a través de foros, talleres y eventos académicos. Así, luego de presentar y aprobar la primera prueba técnica ante la Registraduría, se suscribió el convenio de cooperación entre Certicámara, ID3 y la UCNC.
“Contamos con el respaldo del gobierno en la implementación de este proyecto que se planteó hace cinco años; particularmente el Superintendente de Notariado y Registro, Dr. Jorge Enrique Vélez García, nos apoyó y confió en nuestra entidad para asumir este proyecto”, comentó el colegiado.
Luego de recibirse la base de datos en el datacenter de Certicámara, se necesitó ampliar el personal y adquirir los kit biométricos para empezar la tarea. Fue así cómo ya instalado el software, la UCNC y Certicámara emprendieron una gira por todo el país para ingresar los datos biográficos de más de 900 notarios de toda Colombia en el sistema.
Con el software instalado, la Unión Colegiada del Notariado Colombiano arrancó oficialmente con el plan piloto en Chaparral (Tolima), donde el entonces Ministro de Justicia, Dr. Yesid Reyes Alvarado, se convirtió en el primer colombiano en realizar un trámite notarial con la tecnología biométrica.
El tiempo de cotejo de su huella demoró menos de 3 segundos. Desde entonces, las notarías del país están realizando alrededor de 700.000 cotejos mensuales y un promedio de 35.000 cotejos de huella diarios, cifra que emociona al Presidente de la Unión: “Seguimos consolidando este matrimonio tecnológico que creamos con Certicámara, alianza que nos ha convertido en la primera entidad líder en biometría en todo el país”.
Trámites notariales seguros y confiables
Para la UCNC este proyecto ha sido un enorme reto que ha impactado en la desaparición total de la falsedad documental al momento de realizar trámites notariales. “Erradicamos delitos como la suplantación y robo de identidad, falsificación de firma, entre otros. Al darle más seguridad y certeza al usuario con la biometría, no hay suplantación de forma alguna”, afirmó el vocero.
El valor más significativo de la tecnología biométrica en las notarías es que ha ayudado a descongestionar la administración de justicia. Eso significa unas 400.000 denuncias menos frente a las que se presentaban por esta clase de violaciones a la identidad de los ciudadanos.
El impacto del proyecto de biometría en la identificación notarial también ha generado más empleo. Hace 7 años eran tres funcionarios en la UCNC, hoy son 40 y se necesitarán unos veinte más según los cálculos del Doctor Rojas, quien le apuesta al talento TI en su organización. El proceso de modernización de sus proyectos también ha requerido ampliar la infraestructura de la Unión Colegiada abriendo seccionales en la Región Caribe, el Eje Cafetero, los Santanderes, Boyacá, Tolima y Antioquia.
Mientras la UCNC, continua en la habilitación de la tecnología biométrica en todas las notarías del país – hasta el momento 723 notarías cuentan con este servicio -, se está trabajando en el proyecto de las unidades móviles con el que se pretende llevar el kit biométrico a lugares como las cárceles, hospitales o colegios, para llegar a aquellos usuarios que no pueden hacer presencia física en las notarías.
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