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- En temporada de Teletrabajo y Home Office, con ocasión de la emergencia en la que se encuentra el país, los negocios no pueden parar su curso normal. Por este motivo, las empresas, entidades públicas y sus profesionales, deben hacer uso de mecanismos tecnológicos que faciliten sus labores diarias y que cuenten con altos niveles de seguridad, para firmar sus documentos electrónicos y evitar fraudes como la suplantación de identidad y el robo de la información.
- Tenga cuidado con el uso de las firmas escaneadas, que tienen un nivel muy bajo de seguridad y abre la puerta a riesgos como la suplantación de identidad.
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Debido a la coyuntura originada por la pandemia del Covid-19, un gran porcentaje de empresas y entidades públicas en el país, optaron por el trabajo desde casa. Según el Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, actualmente hay 122 mil personas habilitadas para realizarlo. Sin embargo, a raíz de la situación que enfrenta hoy el mundo, Colombia se ha visto en la necesidad de flexibilizar este mecanismo para que aún más personas puedan acceder a él. Ahora bien, esta modalidad de trabajo constituye un desafío para algunos cargos y roles, habida cuenta de la necesidad de firmar permanentemente documentos como contratos, propuestas comerciales, actos administrativos, informes contables, órdenes de compra, así como el envío de reportes ante diferentes órganos de control, entre otros.
La buena noticia es que los documentos mencionados y muchos más, pueden generarse electrónicamente, convertirse en formato PDF y firmarse digitalmente. Pero mucho cuidado, lo anterior no se refiere a una firma escaneada, pues aunque su uso puede ser válido, no es propiamente un mecanismo técnico o tecnológico y sus principales riesgos redundan en la dificultad a la hora de demostrar su confiablidad, así como el bajo nivel de seguridad que puede ofrecer. Caso contrario a la firma digital que es un mecanismo tecnológico basado en criptografía y es equivalente a la firma manuscrita, existe desde hace casi dos décadas en el país y es la alternativa más robusta y segura para proteger la identidad digital y la información que navega en entornos electrónicos. Entonces, ¿quién puede obtenerla? cualquier persona natural o jurídica, a través de las entidades de certificación digital que operan en el país, bajo la acreditación del Organismo Nacional de Acreditación de Colombia ONAC.
Según Certicámara S.A., entidad de certificación digital abierta pionera en Colombia y constituida por las cámaras de comercio del país, el momento de incertidumbre que actualmente atraviesan todos los sectores de la economía nacional, se ha transformado en un reto para demostrar que se puede dar continuidad a los negocios y trámites virtuales mediante el uso de la firma digital, pues en modo teletrabajo o en horario flexible, todos los documentos pueden remitirse fácil y ágilmente por medio de correo electrónico, subir a la nube o a través de herramientas colaborativas.
Recuerde que gracias a las firmas digitales y otros mecanismos electrónicos regulados por la normatividad colombiana, hoy en día su cotidianidad no debería verse afectada. No olvide que los mismos cuentan con el respaldo normativo de la Ley 527 de 1999, por la cual, cualquier documento electrónico que esté protegido con una firma digital, tiene la misma validez jurídica y probatoria que un documento físico. Por lo tanto, se lo deben aceptar para cualquier trámite virtual.
