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Por: Guillermo Casal. Colaborador de Auditool
Conteos físicos del inventario
Normalmente, los perpetradores conocen que se tomará un inventario físico anual para cumplimentar con los fines de auditoría externa. Por lo tanto, las claves para que los conteos físicos resulten efectivos es que sean:
- Independientes
- Sorpresivos
Analicemos seguidamente estas dos consideraciones
1. Conteos independientes
Si quienes están incursos en fraude son personas vinculadas a la custodia de inventarios, de nada servirá que sean ellos mismos quienes realicen los conteos.
Por lo tanto, los conteos deben realizarse involucrando personal independiente vinculado con la contabilidad de inventarios o auditoría interna.
Pero, para que tales conteos se practiquen apropiadamente, el personal de inventario debe participar de la labor. En caso contrario, podrán surgir ¨falsos faltantes¨, por materiales que se omitió inventariar, por encontrarse separado del lugar principal de almacenamiento, por caso.
Esta situación trae dos inconvenientes.
El primero de ellos es que, al establecer un faltante y recibir la explicación de que se omitió contar en determinados lugares, no se sabrá si el material siempre estuvo allí o si corresponde a la llegada de nuevas mercaderías. De esta forma se podría encubrir el faltante.
El segundo inconveniente es que, si hay mercadería apartada del lugar principal de almacenamiento en el momento del conteo, será de interés del personal de depósito
mencionarlo para evitar que surjan faltantes. En cuyo caso, al visualizar dicha mercadería, el personal independiente podrá preguntar por qué razón estos materiales están separados del resto, y, si tiene la suficiente preparación y conocimiento del negocio, evaluar la razonabilidad de las explicaciones provistas EN EL MOMENTO Y LUGAR DEL CONTEO. Si dicho material ¨aparece¨ con posterioridad, se podrán generar falsas explicaciones de algo que en realidad nunca sucedió
2. Conteos sorpresivos
El segundo elemento de éxito de los conteos, para que resulten efectivos para la detección de faltantes ocasionados por maniobras fraudulentas, es que sean SORPRESIVOS. De esta forma, eventuales perpetradores no tendrán ocasión de amañar registros para acomodarlos a las existencias físicas.
Una forma efectiva de realizar los conteos sorpresivos es hacer conteos parciales en base a criterios estadísticos que brinden el aseguramiento requerido por la organización respecto de la confiabilidad de los inventarios
Conteos totales de cambio de turno
En ciertas organizaciones, el personal que custodia, recibe y despacha materiales no es el mismo a lo largo de toda la jornada. En un adecuado marco de control interno, se efectúa en cada cambio de turno un conteo general de todo el inventario, y se firma por quien lo recibe y por quien finaliza su turno.
En tales contextos, todo faltante es detectado mucho más prontamente y, por consiguiente, se tienen mucho menores oportunidades de cometer fraudes por la inherente oposición de intereses que existe entre los responsables de cada turno de operación.
Autor: Guillermo Casal – Argentina
Contador Público y Master en Economía y Administración de Empresas en Argentina. Con más de 35 años actuando en todas las especialidades de Auditoría. Auditor Interno, Externo, Informático y Forense. Obtuvo todas las certificaciones del IIA (CIA,CCSA, CFSA, CGAP, CRMA). También la CFE (Examinador de Fraudes) y la CISA (auditor informático). Dedicado hace 15 años a la consultoría y capacitación. Fue colaborador de Luis Moreno Ocampo, exfiscal penal de la Corte Internacional de la Haya, y Stephen Walker, exagente especial del FBI.
