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La International Federation of Accountants –IFAC– emitió la Norma Internacional de Control de Calidad –NICC–, control de calidad para firmas de contadores públicos que desempeñen auditorías y revisiones de estados financieros, trabajos para atestiguar y otros servicios relacionados.
La NICC, define 6 elementos fundamentales dentro del Control de Calidad de las firmas de Contadores Públicos, ellos son:
- Responsabilidad de los líderes de la firma sobre la calidad dentro de la misma
- Requisitos éticos relevantes
- Aceptación de retención de las relaciones profesionales con los clientes y trabajos específicos
- Recursos humanos
- Desempeño del trabajo
- Monitoreo
Los citados elementos de calidad deben documentarse y comunicarse al personal de la Firma, advirtiendo la responsabilidad y cumplimiento personal que debe hacerse de ellos en las políticas y procedimientos implementados.
El sistema de calidad que cada firma establezca debe estar en función del personal vinculado, el tamaño de la misma, los lugares donde opera, la estructura de la Organización y la relación costo/beneficio, asegurando de esta forma que la calidad del servicio de auditoría se desarrollará profesionalmente desde el inicio hasta su finalización.
A partir de hoy, quiero compartir varios artículos en donde se detallan cada uno de los 6 elementos que deben hacer parte de un sistema de Control de Calidad en una firma de Contadores Públicos. Bienvenidos!
Primer Elemento: Responsabilidad de los líderes de la Firma sobre la calidad dentro de la misma.
Hoy en día, más que nunca el deber de las firmas es demostrar y vivir según un comportamiento ético, lo cual sin duda contribuirá a crear y fortalecer las relaciones del negocio con sus clientes, incrementando la confianza de los distintos usuarios de los servicios de asesoría, así como de la información financiera.
En una firma, como en la familia, los miembros más jóvenes aprenden en buena medida del ejemplo de sus superiores. En consecuencia, los líderes de la Firma son los principales responsables de que los trabajos que se realizan cumplan con los estándares establecidos.
Para tal efecto, los líderes deben asegurarse que existan políticas y procedimientos diseñados para promover una cultura basada en el reconocimiento de que la calidad es esencial al realizar el trabajo. En la gráfica 1 se presenta una jerarquía de las responsabilidades que tienen los líderes en este sentido.
La actuación del socio responsable del trabajo y los mensajes de otros miembros del equipo deben enfatizar la importancia de la calidad de la auditoría, en asuntos como los siguientes:
- Desarrollar un trabajo que cumpla las normas profesionales y los requisitos regulatorios y legales.
- Cumplir las políticas y procedimientos de control de calidad de la Firma aplicables.
- Emitir informes de auditoría apropiados a las circunstancias.
- Tener la capacidad de someter a consideración los asuntos que impliquen diferencias de opinión, sin miedo a represalias.
La calidad es esencial en el desempeño del trabajo de auditoría. En este sentido, es necesario que los mensajes y las acciones de los líderes de la Firma demuestren que la calidad está al mismo nivel que los objetivos económicos, que ninguno de los dos está por encima del otro. Aquí es necesario preguntarse lo siguiente:
- ¿Qué dicen los estatutos sociales respecto a la calidad?
- ¿Existe y se documenta la evaluación de calidad de los socios y gerentes de la Firma?
- ¿Se puede demostrar compromiso con la calidad cuando en la estructura de la Firma no aparece un responsable de la misma?
- ¿Se toma en cuenta, en las promociones y compensaciones de los colaboradores y socios, los trabajos que no reunieron los requisitos de calidad establecidos?
- ¿Sólo se compensa mejor a los que obtienen los mejores resultados económicos?
- ¿El cumplimiento con los programas de aprendizaje es tomado en cuenta cuando se evalúa el desempeño y se otorgan promociones y compensaciones?
Las acciones que fomentan la cultura de calidad son aquéllas donde se reconocen y recompensan los trabajos efectuados con calidad. Los mensajes se envían mediante las sesiones de aprendizaje en juntas, pláticas formales e informales, etc. Estos mensajes quedan evidenciados en los materiales de los cursos de aprendizaje, en las evaluaciones que se llevan a cabo para cada uno de los miembros de la Firma, en el memorando que resume las conclusiones de las juntas, entre otros. Además, es necesario que se asigne a un miembro de la Firma el desarrollo, documentación y soporte de políticas y procedimientos de control de calidad. Los líderes de la Firma deben asegurarse de que las políticas y los procedimientos de calidad se comuniquen y estén accesibles a todos los miembros de la organización.
A continuación se presenta una breve descripción de los componentes del Sistema de Control de Calidad y las políticas que se deben establecer:
Requisitos profesionales
Deben observarse los principios de independencia, integridad, objetividad, confidencialidad y conducta profesional.
Competencia y habilidad
El personal debe tener los estándares técnicos y la competencia profesional requeridos para cumplir sus responsabilidades.
Asignación
El trabajo debe ser asignado a personal que tenga el grado de entrenamiento técnico y eficiencia requeridos para las circunstancias.
Delegación
Deberá haber dirección, supervisión y revisión del trabajo a todos los niveles para proporcionar certeza razonable de que el trabajo efectuado cumple las normas de calidad adecuadas.
Consultas
Cada vez que sea necesario, se consultará dentro o fuera de la Firma, con aquellos que tengan la experiencia y los conocimientos apropiados.
Aceptación y retención de clientes
Debe realizarse una evaluación de los clientes prospecto y una revisión sobre una base de datos continua de los clientes existentes, considerando la capacidad e independencia de la Firma para dar el servicio al cliente en forma apropiada y la integridad de la administración del cliente.