Por: Marco Bonilla. Colaborador de Auditool
El gasto es la cantidad de recursos financieros, materiales y humanos que las organizaciones privadas y públicas emplean para el desarrollo de su funciones, entre las que se encuentran de manera primordial la de satisfacer las necesidades de sus clientes, o la mejor prestación de los servicios en concordancia con la misión de la empresa.
Así mismo el gasto es un instrumento importante de la política económica de cualquier empresa, pues por medio de este, la organización influye en los niveles de consumo, inversión y empleo.
Veamos entonces que hacer para tan delicada tarea:
- Interiorizar en toda la organización, niveles y áreas, la cultura del principio de economía (aprovechamiento de los recursos, teniendo en cuenta la relación costo / beneficio, con el óptimo de calidad), a través de prácticas de socialización y capacitación continua.
- Revisión juiciosa y responsable de los inventarios de bienes en poder de la administración para establecer su utilidad o en su defecto proceder a su enajenación, donación o baja.
- Generación de campañas de ahorro de los servicios públicos, (luz, teléfono, celular, agua, gas,), con indicadores de ahorro supervisados.
- Reducción importante del parque automotor, asignado de manera responsable a funcionarios que por su investidura lo requieren; lo cual origine reducción importante en gastos de mantenimiento, parqueo, vigilancia, impuestos, seguros, combustibles, lubricantes, etc.
- Asunción de políticas sobre adquisiciones, transferencias, ventas y baja de bienes, de propiedad, depreciación, valorización y contabilización.
- Formalización y adopción de un manual como instrumento de guía y control, elemento socializador e instructor del quehacer contable, operativo y administrativo de la administración, sobre los recursos de la organización.
- Revisión minuciosa, soportada y participativa sobre el del plan de compras anual.
- Revisión de partidas contables sobre operaciones que pueden generar alto riesgo (Inversiones, inventarios, activos).
- Revisión de los montos de fondos en disponible que no generan ninguna rentabilidad.
- Revisión de la memoria institucional al momento de estimar proyectos y estudios.
- Eliminación de plantas paralelas de personal, o cargos que no generan valor agregado.
- Tercerización de funciones propias de la organización a través de contratos.
- Control oportuno en el vencimiento de inventarios (Medicamentos, productos perecederos).
- Cuidado en el manejo de condiciones labores a fin de evitar sanciones.
- Diligente defensa de los intereses de la entidad por parte de los abogados externos.
- Oportunidad en la entrega de información oficial y obligatoria, que imposibilite la comisión de sanciones
- Revisión rigurosa en el cumplimiento de los términos del proceso contractual, que disminuya el riesgo en su ejecución y materialización del objeto contratado.
- Ejercicio permanente de control a través de arqueos, inventarios, conciliaciones, confirmaciones de los bienes y fondos de la organización.
- Exigencia de garantías suficientes sobre las deudas y/o cuentas por cobrar de la organización.
- Gestión de cobro oportuno.
- Adquisición racional de equipos informáticos y su utilización moderada en actividades inherentes a la organización.
- Disminución sustancial en la utilización del papel y fotocopias, contribuyendo además a mitigar la degradación ambiental, a través de medios informáticos.
- Actualización y modernización de equipos para evitar altos costos de mantenimiento y mayor consumo por obsoletos.
- Disminución absoluta de agasajos, fiestas, despedidas que provengan de la utilización de recursos de la organización.
- Racionalizar la comisión de horas extras.
- Evitar la utilización desmedida de publicaciones sobre el deber ser de la organización.
- Uso racional de pasajes aéreos y viáticos por comisiones o eventos que no generen un valor agregado importante a la organización.
- Reducción sustancial de inmuebles en arrendamientos, en especial cuando la organización cuenta con bienes propios subutilizados.
- Capacitación y socialización permanente a los empleados, como manera de fortalecer el autocontrol.
- Direccionar proyectos y tareas que contribuyan a la preservación y conservación del medio ambiente.
Hasta Pronto,
Marcbon/007
E-MAIL: marco.bonilla@auditool.org