Por: C.P. Iván Rodríguez – Colaborador de Auditool.org
Para una compañía, su buen nombre y la confianza que en ella tienen las partes interesadas (internas y externas) son algunos de sus activos más importantes. Una manera de fortalecerlos y cuidarlos es hacer que el lugar de trabajo mantenga una sólida conducta ética. Las siguientes claves permiten reducir el riesgo ético:
- Evaluar necesidades y recursos
- Establecer una base sólida.
- Construir una cultura de integridad, de arriba hacia abajo.
- Mantener un «enfoque de valores».
- Reevaluar y revisar según sea necesario.
Evaluar necesidades y recursos.
Un programa exitoso de ética y cumplimiento requiere un buen diagnóstico. Las siguientes preguntas pueden orientar su realización:
- ¿Qué desafíos éticos son comunes en el trabajo que se realiza? ¿En el lugar de trabajo?
- ¿Dónde están las mayores áreas de riesgo? ¿Qué grupos de empleados, ubicaciones, unidades comerciales, etc. pueden tener riesgo?
- ¿Qué valores son importantes para la empresa y los empleados?
- ¿Qué valores son necesarios para el negocio y el trabajo?
- ¿Qué recursos de ética y cumplimiento serán más beneficiosos para los empleados?
- ¿Qué apoyos (una línea telefónica, un correo electrónico, un individuo o comité, una red social interna, etc.) son los más utilizados y útiles?
- Al desarrollar el código y valores, ¿Quién sería útil?
Un buen programa implica tener un diagnóstico preciso de las fortalezas y áreas de vulnerabilidad existentes. La evaluación de riesgos debe ser el punto de partida de los esfuerzos internos, seguido de diferentes análisis. Los informes de auditoría también son una importante contribución.
Existen diversas maneras de obtener información: grupos focales pueden proporcionar una visión profunda del estado de la ética en la organización. Las encuestas (internas o realizadas por un tercero) brindan la oportunidad de recopilar información de un grupo mucho más grande de sus empleados, así como comparar resultados y analizar datos por subgrupos relevantes (es decir, niveles de empleados, departamentos, unidades, etc.).
Establecer una base sólida.
Una vez determinadas las necesidades, se pueden implementar los recursos para abordarlas estableciendo un sólido programa de ética y cumplimiento.
Un programa de ética y cumplimiento es una herramienta poderosa para reducir las conductas inapropiadas y aumentar el compromiso con el buen comportamiento. Esta sólida base se compone de varios elementos clave:
- Normas escritas de conducta ética en el lugar de trabajo
- Entrenamiento en los estándares de ética.
- Recursos de la compañía, para brindar asesoría en temas de ética y cumplimiento.
- Medios y/o canales para reportar posibles violaciones de forma confidencial o anónima.
- Evaluaciones de desempeño de conducta ética.
- Sistemas para disciplinar a los infractores.
El programa de ética y cumplimiento debe ser debidamente implementado. Hay que asegurarse que los empleados lo comprendan y se sientan respaldados en sus esfuerzos por mantener los estándares de ética y cumplimiento en el trabajo. Algunas características de un programa efectivo de ética y cumplimiento son:
- Libertad para cuestionar la gestión sin temor a represalias;
- Recompensas por seguir los estándares de ética;
- No recompensar prácticas cuestionables, incluso si producen buenos resultados para la empresa;
- Comentarios positivos para la conducta ética;
- Medidas para los empleados que tengan conductas inapropiadas; y
- La voluntad de los empleados de buscar asesoramiento ético.
Construir una cultura de integridad, de arriba hacia abajo.
En las empresas que han creado diligentemente un programa de ética y cumplimiento y lo ha integrado en las operaciones diarias, es mucho más probable que exista una cultura de ética sólida. Un programa eficaz de ética y cumplimiento ayuda a construir una cultura de integridad para todos. En una cultura de ética sólida, los empleados de todos los niveles se comprometen a hacer lo correcto y defender valores y estándares.
Los líderes son poderosos impulsores de la cultura corporativa; marcan la pauta en cualquier organización. Ellos deciden quién recibe atención, a quién ascienden, qué merece recompensas y reconocimiento. Establecen el estándar. Son el ejemplo. Hay varias acciones que los líderes deben hacer para ayudar a promover una cultura de ética sólida:
- Hablar sobre la importancia de la ética.
- Mantener a los empleados adecuadamente informados sobre los problemas que los impactan.
- Mantener las promesas y los compromisos con los empleados y las partes interesadas.
- Reconocer y recompensar la conducta ética.
- Responsabilizar a aquellos que violan los estándares, especialmente los líderes.
- Ser un modelo de conducta ética tanto profesional como personal.
Cuando se trata de liderazgo ético, hay dos elementos clave a tener en cuenta:
La persona es primordial. Los líderes éticos demuestran integridad no solo en la forma en que se conducen en el trabajo, sino también en sus relaciones personales. En un mundo de redes sociales, el comportamiento privado a menudo se convierte en conocimiento público, dando forma a las creencias de los empleados sobre qué tipo de individuos son sus líderes.
El liderazgo sucede en todos los niveles. Mientras que los líderes sénior establecen el tono para toda la organización, los supervisores configuran los entornos cotidianos en los que los empleados trabajan y toman decisiones. Las acciones del supervisor tienen un profundo impacto en los empleados y su conducta en el lugar de trabajo.
Mantener un «enfoque de valores».
La ética se trata de opciones, grandes y pequeñas. Las organizaciones con integridad mantienen sus valores a la vanguardia en los momentos cotidianos y extraordinarios. Los valores corporativos deben entrar en juego y reflejarse en múltiples procesos que impulsan la vida cotidiana de la empresa, que incluyen:
- Políticas de recursos humanos y su implementación
- Sistemas de recompensa
- Contratación y retención
- Gestión y evaluación del rendimiento
- Decisiones de promoción
En las ocasiones en que se producen crisis, los líderes deben reconocer no solo la dimensión ética del momento presente, sino el «momento de enseñanza» que representa. Los empleados aprenden mucho sobre las prioridades y el carácter de los líderes, especialmente en tiempos de crisis, en que la ética es importante.
Reevaluar y revisar según sea necesario.
Las situaciones y las necesidades cambiarán. Es necesario saber que está funcionando, qué no, qué nuevas vulnerabilidades han surgido, qué progresos ha realizado y dónde queda trabajo por hacer. Hay que tener disciplina sobre la revisión periódica del estado de ética y cumplimiento en la organización. Las evaluaciones de riesgos, las encuestas de seguimiento y los grupos focales periódicos o en curso permiten mantener el programa relevante y minimizar el riesgo. Como una ventaja adicional, las evaluaciones regulares demostrarán internamente (y, si alguna vez se necesita, externamente) que los recursos que ha invertido en ética y cumplimiento han marcado la diferencia.
C.P. Iván Rodríguez – ivan.rodriguez@auditool.org
Auditor y Consultor, Diplomado en Alta Gerencia de Seguros y Derecho de Seguros. Especialista en Dirección Financiera y Desarrollo Organizacional, Diplomado en Gerencia de la Calidad, Contador Público de la Pontificia Universidad Javeriana, con 20 años de experiencia en diversas empresas. Amplia experiencia en la elaboración y ejecución de auditorías y revisorías fiscales. Dirección y ejecución de asesorías, consultorías y capacitaciones. Colaborador de Auditool
Bogotá D.C, Colombia