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Por: Nahun Frett. – República Dominicana
Podría de decirse que el informe de auditoría es el aspecto más importante de todo el proceso del trabajo. Usted pudo haber seleccionada el área correcta, evaluar los resultados de forma efectiva, analizar los controles a profundidad y registrar los resultados elegantemente en unos papeles de trabajo magistralmente referenciados; pero si el informe no refleja esta excelencia, usted no obtendrá el éxito deseado. El informe de auditoría interna es quizás el único producto tangible que gerencia puede ver del trabajo de su departamento.
Tenemos la imperiosa necesidad de desarrollar un informe que tenga un impacto significativo en el lector en los primeros treinta segundos o antes, que el usuario tenga el mismo en sus manos o lo lea a través de la pantalla del computador.
Si deseas mejorar de forma significativa la calidad de tus informes aplica los siguientes consejos:
1. Sea Breve
La Brevedad es probablemente el factor principal o clave que caracteriza a un informe excelente. La brevedad no es solo acerca de la cantidad de páginas que incluya el informe, sino también el presentar solamente los aspectos que sean cruciales para el usuario usando la menor cantidad de palabras posible. Sus clientes esperan recibir un documento depurado que presente únicamente temas cruciales para su trabajo y que le permitan lograr sus objetivos de negocio de forma efectiva. Evite los reportes largos, debería promulgarse una nueva legislación, la cual tipifique como delito penal el desarrollo de informes de auditoría interna voluminosos.
“La perfección no se alcanza cuando no hay nada más que añadir, sino cuando no hay nada más que quitar”. Antoine de Saint-Exupéry
2. Coloque primero el Mensaje Principal
Los lectores prefieren que el mensaje principal sea colocado primero y luego leer los comentarios, detalles y explicaciones que apoyan el mensaje principal. Los estudios sobre lectura compresiva apoyan el principio básico de colocar el mensaje principal primero. Estos estudios demuestran que los usuarios absorben más información y recuerdan mejor los detalles cuando el mensaje clave lidera la escritura. Este enfoque del mensaje principal primero es poderos y permite un entendimiento claro, no solo del mensaje clave si no también de la información de apoyo y los detalles. La estructura del informe debe desarrollarse intencional y abiertamente para empujar el mensaje principal hacia el frente.
3. Divida el Informe en Secciones
Muchos de los usuarios no leen el informe completo. Saltan y vuelan secciones del informe, buscando la información que ellos necesitan. Los usuarios de alto nivel leen la opinión (o conclusión) y se detienen ahí. Dependiendo de la severidad de los temas, los gerentes responsables del área bajo examen revisan la opinión, los mensajes en la observación y las recomendaciones pero podrían no leer las observaciones completamente ni los anexos. Los dueños de los procesos leen el informe completo, pero podrían enfocar principalmente su atención en las recomendaciones.
Los lectores son selectivos, por lo que no debemos ver los informes como un texto continuo, sino cómo una serie de capas o secciones. Cada sección permite al lector profundizar dentro de más detalles y explicaciones dependiendo de sus necesidades. Un mensaje de alto nivel debe encabezar cada sección. Luego continúan los comentarios de apoyo, sumarios y detalles.
4. Presente una conclusión clara
Esto es esencial. Usted necesita asegurarse de que el lector comprende claramente lo que usted piensa sobre la efectividad y eficiencia del área bajo revisión. El desarrollar un enunciado de opinión preciso y conciso es la mejor forma de lograr esta meta.
Las conclusiones pueden referirse a todo el ámbito del trabajo o sólo a aspectos determinados. Pueden abarcar aspectos tales como la determinación de si los objetivos y metas de programas y operaciones están en consonancia con los de la organización, si estos últimos se están cumpliendo y si la actividad revisada funciona como se pretende. Una opinión puede incluir una evaluación general de controles o puede estar limitada a determinados controles o aspectos evaluados durante el trabajo de auditoría interna.
5. De un seguimiento efectivo a las acciones correctivas
«El juego no se acaba hasta que se termina.»
Yogi Berra – Jugador y entrenador de béisbol de las Grandes Ligas
Un proyecto de auditoria interna no finaliza hasta que las recomendaciones son implementadas.
La actividad de auditoría interna puede hacer un seguimiento eficaz a través de recibir y evaluar:
· Las respuestas de la dirección y el plan de acción propuesto a las observaciones y recomendaciones del trabajo durante la realización del mismo o dentro de un período razonable después de comunicar los resultados del trabajo. Las respuestas son más útiles si incluyen la información suficiente que permita al DEA evaluar la adecuación y oportunidad de las acciones propuestas.
· Actualizaciones periódicas de parte de la dirección con el fin de evaluar sus esfuerzos para corregir las observaciones e implementar las recomendaciones.
· Información de otras unidades de la organización que tengan asignada responsabilidad en el seguimiento o las acciones correctivas.
La información presentada en los cincos pasos o consejos incluidos en este artículo fueron tomada del material técnico de nuestro Curso Taller: Diseño Efectivo de Informes de Auditoría Interna.
Importante: En el mes de noviembre estaré en Colombia dictando el Curso – Taller, “Diseño Efectivo de Informes de Auditoría Interna”. Los interesados pueden consultar el evento ingresando desde el siguiente link: http://bit.ly/1capeoa
Del Autor: Nahun Frett (MBA, CIA, CCSA, CRMA, CPA, CFE), es un reconocido conferencista especializado en temas sobre auditoría interna, gestión de riesgo, gobierno corporativo, cambio organizacional, liderazgo y auto-evaluación de control. Motivador nato de equipos multidisciplinarios de auditoría interna, ampliamente solicitado para dictar conferencias y proveer capacitación en cursos, talleres y seminarios. Colaborador de www.auditool.org
Artículo Publicado en el Blog de Nahun Frett – http://nahunfrett.blogspot.com/
