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Por: C.P. Alejandro Morales. Medellin, Colombia – Colaborador de www.auditool.org
Red de Conocimientos en Auditoría y Control Interno
La lucha contra el fraude es un proceso complejo y a veces solitario. Se trata de probar que alguien ha hecho algo indebido, y nadie se va a oponer más a su tarea que la persona directamente implicada en el hecho. Usted debe considerar honestamente si tiene el estómago y el espíritu para este tipo de trabajo. De no ser así, es mejor que no lo haga.
Ello no significa que usted deba parecer un ogro. De hecho, los mejores investigadores son personas amables, incluso con los peores delincuentes. Esta actitud sirve para desarmarlos.
A continuación algunas recomendaciones, adaptadas del artículo escrito por el presidente de la ACFE, Joseph T. Wells.
1. ANTES DE PROCEDER, HAGA SU TAREA
Al recibir una solicitud de investigación de un posible fraude, absténgase de salir corriendo a entrevistar al principal sospechoso, sin haber antes hecho su tarea a conciencia. Revise el correo, internet, e-mails, registros y demás información disponible. El sospechoso solo debe ser entrevistado cuando todos los hechos hayan sido analizados a profundidad. Contenga su impulso de salir corriendo a confrontar al sospechoso.
2. CONSTRUYA SU PROPIA TEORÍA DEL FRAUDE
Cada tipo de fraude tiene sus características propias. No se vaya con la corriente, pensando en todo lo que ha visto en televisión. Desarrolle su propia teoría de cómo pudo haber sido cometido, y luego dedíquese a probar cada una de las partes de su teoría, tratando de derribarlas. Si su teoría soporta esta prueba, es muy posible que sea la correcta. Por experiencia sabemos que resulta de gran utilidad elaborar la llamada “Teoría de la mínima cantidad de personas necesariamente involucradas”. Esta teoría sugiere que, cuando se está en la fase de tratar de entender cómo ocurrió un hecho, conviene preguntarse cuál es el número mínimo de personas necesarias para cometerlo. Casi siempre esta es la teoría adecuada.
3. NO COMPLIQUE INNECESARIAMENTE EL CASO
Las teorías de conspiración resultan muy atractivas para intentar explicar cualquier hecho, incluidos los fraudes. Ello no significa que no existan, pero en la mayoría de los casos las explicaciones verdaderas a los casos que se investigan resultan ser las más simples. Recuerde el denominado Rasero de Occam, postulado que propone que cuando dos teorías sirvan para explicar un hecho, usualmente la más sencilla será la verdadera. Esto es especialmente cierto desde el punto de vista del defraudador, quien también escogerá el modo más sencillo para cometer su delito.
4. SI NO TIENE CLARO CUÁL ES EL SIGUIENTE PASO, DETÉNGASE
Uno de los principales errores cometidos por investigadores con poca experiencia es el de ser demasiado agresivos o impacientes por cerrar sus casos en el menor tiempo posible. Este apresuramiento les hacer obviar pasos legales importantes o no identificar pruebas vitales. Si, en desarrollo de su investigación, llega usted a un punto en el cual no sepa qué hacer, por favor no lo haga. Pare, piense, reconsidere su tarea hasta ahora, discuta sus opciones con las personas apropiadas (contadores, abogados, ingenieros de sistemas), y luego continúe. La prisa por obtener resultados es el peor enemigo de la calidad de su trabajo.
5. NO SE EXTRALIMITE EN SU AUTORIDAD
Siempre tenga en cuenta que las personas podrán entregar de manera voluntaria información, documentos, pruebas; lo que sea. Pero también pueden decidir no hacerlo. Usted no tiene autoridad para forzar a las personas, no tiene autoridad para obtener registros que no sean públicos, no tiene autoridad para amenazar a otros.
Cualquier evidencia obtenida de manera ilegal puede dar al traste con una investigación; además de dejarlo a usted en riesgo de ser sometido a acciones legales por violación a derechos ajenos. Si usted cree que la única manera de aclarar un caso es violando la Ley, le aconsejamos que deje el caso. El fin no justifica los medios, por muy loables que ellos parezcan o sean. Nunca haga amenazas ni promesas que usted sabe que no pueda cumplir.
6. SIEMPRE BUSQUE MÁS PISTAS
Si usted es bueno en seguir pistas, hablar con la gente, revisar documentos, los casos se resolverán como consecuencia de lo anterior. Mantenga su mente abierta y esté dispuesto a desechar cualquier teoría si esta no soporta las pruebas de resistencia que se le hagan.
7. SEA MUY CUIDADOSO AL EXPRESAR OPINIONES
En el mundo contable se pueden expresar opiniones. En el mundo de la investigación de fraudes, solo se deben expresar conclusiones. De hecho, su objetivo debe ser el evitar emitir cualquier tipo de opinión, ya que fácilmente pueden ser usadas en su contra. Si usted cree que alguien ha cometido un fraude, debe ser expresado como la conclusión a la que se ha llegado luego de un cuidadoso análisis de los hechos y circunstancias. Si ello no puede concluirse así, se debe a que la investigación no ha terminado.
Si, pese a todo, usted considera que debe expresar una opinión acerca de otra persona o personas, asegúrese de no incluir en ella las palabras inocente o culpable; ya que dichos conceptos solo pueden ser válidamente emitidos por un juez.
En síntesis, nadie contrata a un investigador para que dé opiniones. Se les contrata para hallar hechos comprobables y llegar a conclusiones.
8. LOS LIBROS Y LOS REGISTROS NO COMETEN FRAUDE. LA GENTE SÍ
Resulta muy fácil, especialmente si usted tiene formación contable, dejarse llevar por las cifras. Son muchos los casos en los cuales las personas tratan de convencerse a sí mismos y a otros de la existencia de un fraude, simplemente porque los números no cuadran o no tienen sentido. De hecho, éste es un fuerte indicador de un posible fraude, pero también lo es de la presencia de un error. La diferencia está en la intención, y ésta es muy difícil de probar con los solos números. Una vez usted descubra anomalías contables, proceda a aclararlas. De nada le sirven a un abogado para sustentar un caso, una serie de hojas con errores o inexactitudes matemáticas. Los números no son aceptados como testigos en un caso, aunque puedan hasta cierto punto revelar una historia de deshonestidad y ocultamiento. Usted necesita un testigo de carne y hueso.
9. RECONOZCA Y ACEPTE LAS REGLAS DEL JUEGO
La labor de investigación de fraudes tiene muchas más frustraciones que recompensas. Se trabaja en un ambiente con muchos elementos en contra; por lo que las victorias son escasas (y anónimas), mientras que las derrotas abundan.
Si no está seguro del resultado de su investigación, manifiéstelo de esa manera a quienes lo contrataron. No ceda a la tentación de señalar personas que usted mismo no está seguro de ser responsables, ya que no solo dejaría en caso si resolver y los culpables sin castigo, sino que además causaría enormes perjuicios a otros inocentes.
Recuerde: si usted no respeta las reglas del juego, no merece ganar.
Del Autor: Alejandro Morales es Contador Público de la Universidad de Medellín. Especialista en Análisis de Riesgos administrativos y de fraude, Maxima Group, Londres. Becario del Proyecto Wide World de la Universidad de Harvard. Miembro de la Association of Certified Fraud Examiners (ACFE). Asesor especial de la Presidenta del Congreso de la República, en materia administrativa y financiera, durante el período comprendido entre agosto de 2005 y enero de 2006. Capacitador de Compañías de Seguros y Asesor de empresas del sector público y privado en temas relacionados con el análisis de riesgos operacionales y financieros. Profesor de posgrado y especializaciones en temas de análisis de riesgos, fraude, seguro y reaseguro. Colaborador de www.auditool.org.
