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Marta Cadavid – CAMS, CFE, AML y LA/FT. Colaboradora de Auditool. Chicago 
ACFE (Association of Certified Fraud Examiner) conceptualiza el fraude como las actividades y/o acciones que tienen el propósito de enriquecimiento personal a través del uso inapropiado o la sustracción de recursos y/o activos de una organización por parte de una persona. Es decir, ACFE tiene en cuenta el mal uso o abuso de los bienes de una entidad en beneficio de un sujeto. Por lo tanto, el abuso es tenido en cuenta como Fraude. Los casos de abuso dependen del tipo de empresa, las políticas implementadas y la cultura organizacional.
Los autores de fraudes suelen utilizar una variedad de excusas para aliviar la culpabilidad de sus estados mentales y justificar su actuar. Para ellos, tomar dinero de la caja de la empresa, robar el inventario o distorsionar la información contable siempre tendrá un sentido altruista para mejorar su situación personal o de otras personas. Por ejemplo, en un caso de malversación, el perpetrador dirá que nunca tuvo la intención de tomar el dinero de manera fraudulenta, ya que era sólo un préstamo temporal y estaba dispuesto a pagarlo tan pronto como pudiera. Sin embargo, un abusador usa inapropiadamente los bienes e insumos de la empresa y considera incluso que no es un fraude.
Infortunadamente, los abusos o mal uso de los activos de la compañía no se reflejan directamente como un faltante tal como se puede detectar con el inventario, dinero, cheques o información. El abuso o mal uso se camufla o mimetiza dentro de los gastos de la Organización ocasionando una distorsión grave del gasto real de la corporación y por ende afectando negativamente las utilidades.
Los defraudadores proclaman su inocencia comúnmente al negar un estado mental culpable, pero un abusador es indiferente y desangra lentamente sin necesidad de ocultar o engañar a alguien. Las consecuencias del abuso se diluyen entre la normalidad de las operaciones empresariales; de ahí que muchos abusadores confiesan que el uso inapropiado de los activos e insumos de la empresa hace parte de su diario laboral y que la empresa no se resiente económicamente. Es por ello que los abusadores con su indiferencia consciente son en muchas ocasiones difíciles de identificar y el desastre su actuar casi imposible de cuantificar.
Así las cosas, la única forma de controlar a un abusador y su conducta imprudente es controlando los activos y gastos. La persecución laboral no funciona y menos aun cuando en ciertos casos el control personal se confunde con acoso laboral. La clave para cualquier empresario es definitivamente el control y la protección a través del reglamento interno de trabajo o código para empleados.
- Tome nota de las siguientes recomendaciones para evitar que las utilidades de su empresa se disuelvan en las manos del abusador.
- Detecte los insumos que son más susceptibles a mal uso o abuso, tales como los insumos de papelería, aseo, cafetería y material de empaque.
- Establezca estrategias de sensibilización sobre el uso justo de los insumos en la cual los empleados se comprometan con metas reales.
- Escuche y en lo posible tenga presente las propuestas que los buenos y leales empleados tienen para la organización.
- Implemente GPS o cualquier sistema de rastreo para los vehículos de la empresa y haga seguimiento al consumo de combustible y aceite. Quizás es momento de tener vehículos más eficientes y amigables con el medio ambiente.
- Regularice la caja menor o los gastos menores de la empresa a través de un manual que le permite controlar los conceptos y montos allí pagados.
- Estandarice los gastos de viaje como hoteles y alimentación. Investigue y tenga un promedio del costo de vida por ciudad sin afectar la dignidad del empleado o trabajador.
- Compre los tiquetes de viajes desde la empresa a través de una agencia que le garantice precios competitivos y legalidad del tiquete.
- Si tiene gastos de representación, replantee el monto y motivo para estar acorde a la regulación global sobre corrupción.
- Incluya en el inventario los insumos, material de empaque, uniformes y herramientas, de modo que se pueda realizar seguimiento y conteo de la misma forma que se hace para los bienes destinados a la venta.
- Destine un lugar de almacenaje para los insumos de aseo, cafetería, papelería, uniformes, herramientas y todo lo que sea susceptible de gasto.
- Asigne personal responsable para administrar los artículos que son objeto de abuso y asigne documentos de salidas para descargar el inventario.
- Elabore indicadores de consumo semanal, por área, departamento, persona, número de copias, hojas impresas, horas, kilómetros, entre otros. Identifique desviaciones y actúa inmediatamente en la corrección. Recuerde lo que no se mide, no se controla.
- Incluya en el reglamento interno una sección sobre el abuso laboral y fraude ocupacional con las respectivas sanciones. En general, los reglamentos son un buen mecanismo de disuasión para los abusadores.
- Genere una cultura organización donde la racionalización de los gastos brinde estabilidad para todos los empleados.
Un perpetrador que comete fraude laboral podría afirmar que su intención personal se justifica en la devolución de lo tomado, actuando incluso con el conocimiento de la debilidad de los controles internos para obtener ganancias financieras causando daños a la organización. Mientras que un abusador no mide las consecuencias de su comportamiento y actúa con indiferencia consciente tomando de la empresa elementos que a primera vista son de poca importancia o no tienen control. La imprudencia de un abusador no tiene límites y en algunos casos las consecuencias de su comportamiento son inmedibles; su irresponsable percepción sobre el consumo conlleva al desvió financiero de la organización por caminos de pérdidas y desperdicios. Controle los gastos y todo aquellos que sea objeto del abuso laboral y evite a toda costa que los abusadores se tomen la empresa con fines fraudulentos.
Importante:La última semana de octubre estaremos en Colombia, Bogotá (24 y 25) y Medellín (27 y 28), con Julián Ríos, realizando el Seminario Internacional: Nuevas Técnicas de Detección, Prevención e Investigación de Fraudes en la Era de la Tecnología. Los invito a párticipar en este evento que organiza Auditool.
Marta Cadavid: Experto Examinador de Fraude (CFE), Especialista Certificado en Anti lavado de dinero (CAMS) y Anti lavado de Dinero y Financiamiento al Terrorismo (AMLCA). Profesional en el área contable egresada de la Universidad de Antioquia con Especialización en Gerencia Financiera y Master en Economía Financiera de la Corporación Universitaria CEIPA. Colaboradora de Auditool
