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Red Global de Conocimientos en Auditoría y Control Interno
Antecedentes de la empresa
– Empresa colombiana, prestadora de Servicios de Tecnología de la Información.
– Facturación anual 48 M USD.
Hallazgos
El auxiliar que elabora los cheques para pagos dio de alta a un proveedor fantasma en el sistema por el concepto de desarrollo de sistemas. Cada semana procesaba facturas ficticias con la firma falsificada del Director de Desarrollo de Sistemas. Al mismo tiempo, debido a la falta de segregación de funciones y supervisión efectiva en el área de Tesorería, el auxiliar elaboraba cheques por montos entre $500 y $600 USD, cada semana. Él se encontraba en el octavo piso de la empresa, y el procedimiento de pago a los proveedores implicaba que otra persona bajara los cheques a la caja, todos los viernes, para que llegaran los proveedores a recogerlos. El auxiliar desviaba el proceso y él mismo bajaba los cheques. En ese momento se entregaba a sí mismo los cheques en lugar de entregarlos al supuesto proveedor, y posteriormente, los cobraba en el banco, lo cual no presentaba un problema por los montos bajos de los cheques.
Debido a los cambios en su nivel de vida (ropa, automóvil, viajes) llamó la atención de la administración de la Compañía, ya que no correspondía al sueldo que percibía; por ende, se ordenó una investigación.
Impacto
Pérdidas financieras, ya que se determinó que el monto defraudado por el empleado durante dos años ascendía a más de $90,000 USD. Este desfalco fue causado por las siguientes situaciones:
– Falta de segregación de funciones, el área de sistemas no controlaba el alta de proveedores en el sistema. La misma área de Cuentas Por Pagar podía dar de alta a un proveedor nuevo.
– Falta de control en permitir un volumen tan alto de cheques.
Poca supervisión por el Tesorero y Gerente de Cuentas Por Pagar.
– Falta de segregación de funciones que permitiría al auxiliar controlar la entrega de los cheques.
Consecuencias
La Compañía despidió al auxiliar, procedió a recuperar la mayoría del dinero desviado e implementó los siguientes cambios:
– Mayor supervisión por parte del Tesorero y Gerente de Cuentas Por Pagar.
– La única área autorizada para dar de alta a un proveedor en el sistema es la de Sistemas con la firma del área de Compras.
– Reducción significativa del volumen de cheques.
– Mayor apego al Control Interno.
– Mayor revisión por parte de Auditoría Interna.
Tomado de: Martín Ghirardotti y John Milner, “Proveedor fantasma y estilo de vida”, La Auditoría Interna y la Prevención del Fraude [e-book], Kreston CSM, 2013, pp. 22-23.
Fuente: http://www.revistadelfraude.com
El anterior artículo cuenta con la autorización original de la Revista de Fraude de la Asociación de Examinadores de Fraude Certificados, ACFE Capítulo México, donde se realizó la publicación primaria, y se autorizó su publicación en www.auditool.org
