AUDITOOL. RED GLOBAL DE CONOCIMIENTOS EN AUDITORÍA Y CONTROL INTERNO
ANTECEDENTES DE LA EMPRESA
Empresa que se dedica a la elaboración, transformación e industrialización de productos químicos. Facturación anual 40 M USD.
HALLAZGOS
El Gerente de Ventas autoriza transacciones a un cliente, ex empleado de la empresa de hace algunos años, y las ventas realizadas a ese cliente se realizaban por un monto que luego era cobrado y registrado correctamente. Hasta ese punto no habría anomalía alguna, salvo que por medio de contubernio entre el mencionado Gerente y un empleado de la empresa, con acceso al registro de los recibos de cobro, “modificaban” los valores de los mismos a un importe mayor. Esta situación generaba que contablemente, la empresa mantuviera un pasivo con ese cliente y de esa forma existía la obligación de pagarle, o compensarle con la entrega de mercancía, la cual nunca se facturó y tampoco fue cobrada.
Asimismo, los cobros que se recibían de este cliente, eran con valores diferidos a un plazo mucho mayor que el habitual para el resto y además, debido a la delicada situación financiera de la empresa, esta, se veía obligada a descontarlos en el Banco antes de su vencimiento con el detrimento económico que eso conlleva.
IMPACTO
Existieron salidas de mercaderías no facturadas por 130.000 USD y pérdidas por descuentos de documentos que alcanzaron los 20.000 USD.
Esto pudo ocurrir por las siguientes situaciones que se dieron en forma conjunta:
- Ausencia de procedimientos de control, incluyendo la falta de una auditoría interna.
- Inexistencia de adecuados controles por oposición de intereses. El sector de créditos no circularizaba a los clientes para corroborar saldos según sistema.
- Ausencia de controles de razonabilidad. La gerencia financiera no advertía que el saldo de ese cliente era inusual, dado que por la operación de la empresa no suelen tener saldo acreedor y menos aún que sea tan importante.
- La gerencia financiera tampoco advertía que los valores de cobro recibidos eran por un período mayor al habitual de la operación y al resto de los clientes.
- Omisión de inventarios periódicos en planta. Al efectuarlos sólo una vez al año y para el cierre de ejercicio y al determinar el costo por el sistema de diferencia de inventario, las diferencias se imputaban al costo del ejercicio.
- Estas situaciones dadas en conjunto, afectaban los saldos de clientes y el stock de la empresa.
CONSECUENCIAS
Se separó al Gerente de Ventas de la empresa y al empleado que modificaba los importes de los recibos. Se revisó el procedimiento de autorización de créditos por ventas de la compañía y se realizó una auditoria de sistemas para evitar la posibilidad de realizar modificaciones en la información cargada en el mismo.
Referencias
Ghirardotti, M. y Milner, J. Manipulación de cobranza, Kreston CSM, 2013. pp. 42-43.
John Milner Martín Ghirardotti
Fuente: http://www.revistadelfraude.com
El anterior artículo cuenta con la autorización original de la Revista de Fraude de la Asociación de Examinadores de Fraude Certificados,ACFE Capítulo México, donde se realizó la publicación primaria, y se autorizó su publicación en www.auditool.org