Ingrese o regístrese acá para seguir este blog.
Red Global de Conocimientos en Auditoría y Control Interno
Los empleados son una valiosa fuente de información para descubrir posibles fraudes. De acuerdo con el Reporte a las Naciones sobre Abuso y Fraude Ocupacional 2014, se analizaron casi 1.500 casos de fraude laboral en todo el mundo. Más del 40% fueron descubiertos a través de denuncias, y los empleados eran la fuente de casi la mitad de todas ellas. Por tanto, es importante proporcionar capacitaciones antifraude para todos los trabajadores, especialmente a los que están en zonas de alto riesgo.
Los empleados bien entrenados pueden identificar actividades sospechosas y, a través de la formación, la gestión puede comunicar su compromiso con los altos estándares éticos y con la prevención del fraude. Una capacitación efectiva también puede mejorar la moral de los empleados y dar lugar a un mejor cumplimiento de las obligaciones y las normas legales y reglamentarias.
Pero, ¿cómo se puede crear un programa de entrenamiento contra el fraude? Puede ser desalentador empezar desde cero; no obstante, en este artículo se proponen siete pasos para el diseño de un programa eficaz de formación antifraude. Esta propuesta, aunque no es exhaustiva, debe servir como una guía para crear programas efectivos de formación para empleados.
Paso 1: Definir las necesidades de capacitación
Se deben definir las necesidades de capacitación mediante la identificación de áreas débiles donde se requiere de entrenamiento adicional (generalmente, aquellas áreas en las que se carece de habilidades o conocimientos para combatir el fraude) proporcionará algunos puntos de referencia para evaluar la efectividad del programa de formación resultante.
Hay muchas maneras de determinar las necesidades de formación de una organización, entre ellas:
– Preguntar a los gerentes, supervisores y empleados cuáles son las áreas en las que ellos piensan que se necesita fomentar conciencia acerca del fraude.
– Evaluar los informes de auditoría interna para comprender las preocupaciones relacionadas con la gestión de riesgos, la gobernanza y los procesos de control interno.
– Si está disponible, revisar la evaluación del riesgo de fraude de la organización, para identificar la naturaleza y el alcance de los riesgos a los que está expuesta.
– Analizar los riesgos comunes en el sector al que pertenece la empresa.
– Evaluar las políticas y procedimientos de seguridad para proteger la información sensible y mitigar los riesgos asociados con las brechas de seguridad de la información.
Paso 2: Desarrollar los objetivos de aprendizaje
Los objetivos de aprendizaje son descripciones breves de los conocimientos y habilidades que se espera que los alumnos tengan al finalizar el programa. Estos deben de estar directamente relacionados con las necesidades de formación que determine el proceso descrito en el primer paso.
Establecer objetivos es necesario porque la administración no debe proporcionar capacitación a menos de que sea claro por qué lo está haciendo. Es decir, la formación de la conciencia del fraude debe estar respaldada directamente por objetivos de aprendizaje organizacional.
Además, los objetivos de aprendizaje deben ser específicos y medibles. Por ejemplo, un objetivo planteado de la siguiente manera: «Los estudiantes necesitan saber las señales de alerta de fraude», no proporciona información detallada porque no podemos saber si los alumnos conocen las señales de alerta. En cambio, un mejor objetivo de aprendizaje sería: «Los estudiantes podrán razonar, a través de escenarios hipotéticos, utilizando un método de cuatro pasos para identificar algunas señales de alerta de fraude en las adquisiciones». Como vemos, aquí se establece lo que los estudiantes necesitan aprender y se proporciona un método específico que se puede probar durante el entrenamiento.
Paso 3: Seleccione el público objetivo
Es necesario decidir quiénes deben recibir la capacitación. Este paso es crucial, especialmente para las organizaciones pequeñas, debido a que la capacitación de los empleados es costosa y la selección de los becarios adecuados es importante para el éxito del programa. De hecho, no sería prudente implementar un esfuerzo de formación en toda la empresa si no se concentran los recursos donde más se necesitan.
Algunos programas de capacitación, tales como los que incluyen las políticas de la organización, deben proporcionarse a todos los empleados; pero, por ejemplo, otros programas donde se enseñe a distinguir la mercancía falsa de la auténtica solo podrían beneficiar a los trabajadores que utilicen tales conocimientos en sus funciones.
Por otra parte, en el diseño de un programa de entrenamiento, hay que considerar la capacidad de los empleados para aprender y utilizar, de la forma más eficiente posible, los materiales y otros recursos.
Paso 4: Seleccione el método de entrenamiento
Hay muchas maneras de realizar el entrenamiento antifraude, pero escoger el mejor método para la formación es necesario para asegurar el éxito. En resumen, el entrenamiento debe ser presentado de una manera apropiada para el público objetivo. Se deben tener en cuenta las características de la audiencia para determinar el método de entrenamiento que será más beneficioso.
Algunos métodos comunes de enseñanza son:
– Formación dirigida por un instructor
– Presentaciones en video
– Formación basada en computadora
– Cursos en línea
– Seminarios web
– Libros de trabajo
A menudo, el aprendizaje presencial es preferible, ya que permite a los empleados participar activamente, interactuar entre sí, discutir los riesgos que enfrenta la organización y obtener información en relación con el programa de formación en su conjunto.
Paso 5: Desarrollar el contenido del programa
Por lo general, el contenido del programa es planeado y creado dentro de la organización por personal con experiencia en capacitación de empleados, o bien, se adquiere con un proveedor externo.
Se deben tener en cuenta los siguientes puntos:
– Elegir solo el contenido que se relaciona directamente con los objetivos de aprendizaje
– Establecer expectativas claras de los contenidos
– Estructurar el programa de acuerdo con el tamaño, la complejidad, la naturaleza, los riesgos y las necesidades de la organización.
– Deben priorizarse las necesidades de aprendizaje del público objetivo
– Incorporar variedad
– Utilizar manuales de trabajo
– Diseñar un plan que abarque los diferentes tipos de aprendizaje (verbal, visual, auditivo, físico, social, etc.)
– Asegurarse de que el programa es fácil de comprender
– No ahogar a los empleados en los detalles
– Hacer el entrenamiento interactivo e incluir tanto aprendizaje práctico como sea posible
– Utilizar historias, estudios de casos y ejemplos basados en situaciones de la vida real
– Enlazar el programa con la capacitación para el trabajo y las responsabilidades de los empleados
– Utilizar recursos lúdicos para lograr que el programa sea atractivo y que el aprendizaje sea divertido
– Usar una amplia gama de herramientas multimedia
– Dividir los materiales de capacitación en componentes pequeños (por ejemplo, módulos de 60 a 90 minutos)
– Proporcionar oportunidades para la retroalimentación
– Solicitar comentarios durante el entrenamiento
Paso 6: Administrar la formación
Este paso incluye informar con anticipación a los empleados cuándo se aplicará y qué duración tendrá el entrenamiento para que puedan organizar sus horarios de trabajo. También podría incluir cosas como informar a los supervisores de los empleados, reservar salas, obtener los suministros y materiales necesarios, etcétera.
Un Sistema de Gestión de Aprendizaje (SGA) puede ser beneficioso durante este paso porque esta aplicación informática permite administrar, documentar, dar pistas, informar, evaluar y ofrecer cursos electrónicos o programas de formación.
Paso 7: Evaluar el programa
Es importante evaluar la eficacia y el impacto del programa inmediatamente después de su finalización. El estándar para evaluarlo es utilizar el Modelo de Kirkpatrick basado en cuatro niveles de evaluación y formación que se resumen en la siguiente tabla.
Conclusión
Los empleados son una de las mejores armas en la lucha contra el fraude, y un programa de capacitación eficaz es una de las maneras más efectivas de prepararlos para la batalla; ya que al equiparlos con las herramientas y el conocimiento para detectar y denunciar el fraude, la dirección puede garantizar una primera línea de defensa más fuerte contra este delito.
Mark Scott, J. D., CFE
Tomado y traducido de: Mark Scott, J.D., «7 Steps for Designing an Anti-Fraud Training Program», www.acfe.com, abril de 2015.
Fuente: http://www.revistadelfraude.com
El anterior artículo cuenta con la autorización original de la Revista de Fraude de la Asociación de Examinadores de Fraude Certificados, ACFE Capítulo México, donde se realizó la publicación primaria, y se autorizó su publicación en www.auditool.org
