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Marta Cadavid – CAMS, CFE, AML y LA/FT. Colaboradora de Auditool. Chicago
Uno de los mejores métodos para prevenir y detectar el fraude son los programas de líneas directas de reporte o denuncias anónimas. Incluso debido a leyes internacionales, dichos programas son de carácter obligatorio. Sin embargo, muchos de las líneas de denuncias fallan porque los empleados no confían en tales iniciativas. Es por ello que cada Organización debe asegurar que su programa de denuncias anónimas esté configurado de tal manera que los empleados no sientan temor a utilizarlo debido a las futuras represalias. Un sistema de denuncias debe ser amigable y sostenible, de modo que sus usuarios sean siempre los bienvenidos a fortalecer la transparencia corporativa.
La imposición y/o implementación de las líneas de denuncias ha estado acompañado de un sinfín de casos donde los denunciantes has sido objeto de acusaciones falsas, pobres evaluaciones de desempeño, acoso laboral e incluso el despido injustificado. Pero lo más grave puede suceder cuando la motivación de un empleado para denunciar un caso de corrupción o fraude de cuello blanco se desvanece por el temor a comprometer su integridad personal y familiar. Incluso, la clara falta de protección para el informante estimula el silencio perpetuo sobre las conductas delictivas corporativas. De ahí que las líneas de denuncias anónimas requieren de toda la atención de la Junta Directiva y Alta Gerencia y el apoyo directo de expertos y autoridades.
Nuestra cultura corporativa ha crecido en medio de la necesidad de intercambiar sobornos, prebendas, regalos y demás gratitudes para alimentar las líneas de crecimiento y alcanzar metas sin los mínimos estándares éticos; pero es aún peor que la complacencia silenciosa de las organizaciones corruptas intenten disuadir a los empleados éticos que no están involucrados en las operaciones maliciosas para no informar de casos relacionados con cualquier delito económico. El enfoque de ganar a toda costa se traduce en una cultura carente de cumplimiento en todos los niveles, donde la competencia desleal y el hambre de lograr metas rebasan cualquier expectativa de pulcritud ética. Cualquier control que se quiera implementar como lo es un sistema de línea de denuncias o línea ética deja de tener sentido cuando los empleados y demás contrapartes no pueden tener el mínimo grado de confianza en la gestión de la Organización y las acciones que se puedan tomar.
La actitud férrea frente al fraude y en general a los delitos económicos es el mejor modelo que cualquier empleado puede tomar para denunciar. De hecho, la indiferencia de la Alta Gerencia y Junta Directiva es el peor referente de una conducta comercial antiética para un empleado que en muchos de los casos es clave para desmantelar una operación o descubrir un crimen. El mejor aliado empresarial es el empleado que conserva intacto los valores éticos para no dejarse tentar a pesar de las circunstancias que lo rodean; pero también debe existir un clima organizacional donde los falsos paradigmas de guardar silencio para mantener el trabajo se rompan y por el contrario se abran las puertas para informar sin represalias o castigos.
La carencia de confianza de los empleados en el proceso de denuncias de conductas antiéticas también puede crear un ambiente laboral poco saludable y eventualmente dar lugar a problemas de bajo rendimiento y desmotivación. Pero más allá de los síntomas que afectan el ambiente de control, la Organización puede estar incurriendo en riesgos legales innecesarios. Por ejemplo, demandas laborales, acciones legales por parte de supervisores y reguladores, multas y pérdida de reputación no esperan cuando una actividad antiética se ventila por fuera de la Organización ocasionando pérdidas devastadoras.
Las Organizaciones pueden tratar de ganar la confianza de los empleados mediante la implementación de medidas que garanticen un ambiente de control idóneo que motive al reporte de actividades antiéticas. Por ejemplo, el despliegue de campañas internas con frases o lemas que identifique los valores de la entidad motiva a la comunicación abierta y positiva de la cultura de cero tolerancia al fraude. Sin embargo, desde el momento en que un empleado reporta una preocupación hasta que el caso está cerrado, el programa de presentación de reportes o denuncias debe demostrar confidencialidad, profesionalismo e imparcialidad del proceso. En lo casos en los cuales la Organización se enfrenta a reportes o denuncias de contrapartes externas, la investigación preliminar también debe garantizar el debido proceso o diligencia sin que ello afecte la confianza de los empleados al interior.
Las falencias e ineficiencias de las líneas de denuncias o reporte de actividades antiéticas pueden estar alimentadas por los siguientes factores:
- Los empleados no entienden el sistema por la falta de formación o entrenamiento. Es esencial que cada empleado comprenda plenamente el programa, objetivos, metodología y mecanismos de reporte.
- La insuficiencia de recursos y un mal diseño del programa conllevan al fracaso proceso. Las líneas de reportes o denuncias, cualquiera que sea el mecanismo a usar, requieren de responsabilidad ética y económica para garantizar su implementación y perfecto funcionamiento.
- Carencia de atención a las preocupaciones del empleado, obstáculos para reportar los incidentes negativos y represalias. Cada empleado cuenta para denunciar una conducta sospechosa, por lo tanto la línea de denuncias debe ser amigable y fácil de usar. El programa debe garantizarle al denunciante que su voz será escuchada y no habrá represalias por construir la transparencia corporativa.
- Involucramiento de la alta gerencia en la administración de línea directa de denuncias y manipulación de la información. El programa debe ser administrado por un tercero totalmente independiente de la Junta Directiva y la dirección de la Organización. El éxito del programa se basa en la transparencia y objetividad del tercero que tiene a su cargo su administración.
- Demasiados mecanismos de información conllevan a enfatizar en quejas poco creíbles con resultados inconsistentes. La simplicidad del programa permite la eficiencia y objetividad. Entre más fácil para los usuarios, más fácil será para quien administra el programa.
Recuerde que las acciones hablan más que las palabras y el ejemplo empieza por casa. La actitud férrea de no dejarse tentar y cero tolerancias a los comportamientos antiéticos son el primer paso para comenzar una cultura de transparencia y honestidad. Cualquier iniciativa que promueva la ética, los valores y la moral en una Organización fluirá libremente si todas las contrapartes están enfocadas en la misma dirección; por lo tanto, la línea de denuncias o reportes de actividades no éticas será un programa que fortalecerá los buenos deseos de alcanzar el éxito empresarial en un ambiente de sana competencia y pulcritud comercial.
Importante:La última semana de octubre estaremos en Colombia, Bogotá (24 y 25) y Medellín (27 y 28), con Julián Ríos, realizando el Seminario Internacional: Nuevas Técnicas de Detección, Prevención e Investigación de Fraudes en la Era de la Tecnología. Los invito a párticipar en este evento que organiza Auditool.
Marta Cadavid – CAMS, CFE, AML y LA/FT. Chicago
Experto Examinador de Fraude (CFE), Especialista Certificado en Anti lavado de dinero (CAMS) y Anti lavado de Dinero y Financiamiento al Terrorismo (AMLCA). Profesional en el área contable egresada de la Universidad de Antioquia con Especialización en Gerencia Financiera y Master en Economía Financiera de la Corporación Universitaria CEIPA. Colaboradora de Auditool.