Red Global de Conocimientos en Auditoría y Control Interno
Para destacar la importancia de los controles de calidad en las firmas de Contadores Públicos—con un enfoque preventivo o correctivo de nuestra responsabilidad ante la sociedad en su conjunto–, cuando expresamos una opinión profesional, debemos comparar esta responsabilidad con la que exigimos como miembros de la propia sociedad ante el ejercicio de otras profesiones.
Si nos dejan elegir, respecto a las responsabilidades en el ejercicio de una profesión, por un lado, estaríamos obligados a establecer controles de calidad preventivos, y, por otro, exigiríamos el trabajo coordinado de las autoridades gubernamentales, profesionales y sociales, entre otras. Sin embargo, en los casos donde dichos controles se violenten, estos deben ejercer su fuerza como correctivos, pues estas responsabilidades llegan a ser desvirtuadas por el uso inadecuado de los llamados errores humanos o involuntarios los cuales implican un gran número de perjuicios, ya sea en aspectos materiales o en la calidad de vida , inclusive, causar perdida de la misma.
Negligencias médicas. Algunas imprudencias que se pudieron prever y evitar
Por citar algo, una madre siempre procura una vida normal para su hijo; sin embargo, la imprudencia del doctor que la atendió en el parto, ocasionó lesiones graves en el bebé, ahora un adulto de 20 años, las cuales le provocaron daño cerebral y retraso en el aparato psicomotor. Todo se atribuyó a un error humano, ¿cuántos bebés y madres han vivido estas deficiencias? Los médicos aseguran que la medicina no es una ciencia exacta, por lo tanto, es nuestro derecho obtener una segunda opinión y exigir toda la información disponible.
Los errores han existido siempre, en este sentido los hospitales se involucran cada vez más en establecer las medidas necesarias para eludir los casos de daños irreparables o infecciones graves en sus pacientes, las cuales pudieron haberse evitado con las previsiones necesarias de una atención correcta.
Es decir, los errores e imprudencias se presentan en cada una de las actividades humanas y seguirán presentándose, lo importante es reducir aquéllas que nos avergüencen como profesión.
Algunas expresiones que escuchamos de los clientes, se refieren a que ya no reciben, por parte de los socios responsables, el trato personal que el ejercicio de la profesión requiere ni el tiempo necesario para involucrarse y aportar recomendaciones interesantes y productivas, en beneficio de las empresas y de sus propietarios en general.
En la actualidad, algunos profesionales desprecian el trabajo a detalle, el cual es necesario para conocer a fondo los problemas cotidianos de los clientes, dejando a los niveles medios de supervisión, las responsabilidades para las que, desgraciadamente, no se encuentran del todo capacitados.
Por ello, debemos asegurarnos de que todo el personal profesional que interviene en la revisión, esté involucrado con los objetivos generales y específicos, y de que conoce toda la información importante relacionada con la empresa, es decir, no asumir que todo mundo sabe lo que necesita saber.
Lo anterior, lleva a redefinir si el tiempo que dedicamos a los clientes se está aprovechando eficientemente en su beneficio, si estamos ofreciendo resultados equitativos a los honorarios facturados, así como si se están alcanzando los objetivos para los que fuimos contratados, o bien, si hemos cumplido con sus propias expectativas o si las hemos excedido.
Además, debemos respetar el ejercicio de la profesión y a los clientes directos e indirectos, así como estar seguros de que nos hemos conducido con profesionalismo, ante los usuarios, en el resultado de nuestro trabajo. Quizá hemos incurrido en una falta de análisis, de respeto profesional, de espíritu de servicio y de comunicación con nuestros clientes, lo cual ha provocado el anhelo de los interesados por volver a contar con ese profesional cercano a la familia, el amigo, confidente y consejero, que alguna vez fuimos.
Como dice un dicho, lo único seguro es que “se cometen más errores por falta de examen que por ignorancia”. Por ello, estamos obligados a identificar y cuantificar, en los resultados de la empresa, el efecto que resulta de los errores e ineficiencias, tanto en el presente como en el futuro, así como en cada uno de los usuarios de la información que se respalda con nuestra firma, evitando cualquier interpretación equivocada en su toma de decisiones.
El establecimiento de los mecanismos de control de calidad en las firmas de Contadores Públicos fijan los beneficios para los usuarios de la información que examinamos, dándoles un enfoque preventivo que, a su vez, logra ser correctivo en la previsión de aquellos errores que no deben repetirse, respecto a la atención proporcionada a los usuarios de nuestros servicios.
Control de calidad en una firma de Contadores implica el establecimiento de órganos, el de gobierno y de dirección, mediante la existencia de políticas por escrito donde se definan las líneas de autoridad y la responsabilidad, las cuales comprendan desde la incorporación hasta la desincorporación de un socio, además de los procesos formales de evaluación y compensación, su proceso de capacitación y aportación al logro de los objetivos de la profesión y de la firma, manteniendo y fomentando su prestigio.
La prevención del control de calidad de las firmas se establece por medio de un sistema que proporciona una seguridad razonable de que la firma y su personal, cumplen con las normas profesionales y con los requisitos regulatorios y legales, además de que los informes emitidos por la firma, son apropiados en tales circunstancias.
Es decir, se tiene un nivel de seguridad importante de que: las conclusiones alcanzadas en los papeles de trabajo fueron documentadas, se logró una evaluación objetiva de los juicios significativos realizados por el equipo de trabajo, se cumplieron los procedimientos planeados para la obtención de evidencia del cumplimiento, por parte de los equipos de trabajo, con las políticas y procedimientos de control de calidad, una vez que el trabajo ha sido concluido, y de que el sistema de control de calidad opera efectivamente, además de que se cumplió con las normas personales conforme a lo que establece el Código de Ética, al cual está sujeto el equipo de trabajo, el socio responsable de éste y el socio revisor de calidad, asimismo de que todo el personal conoce y cumple los requisitos de independencia.
Por otra parte, las deficiencias identificadas muestran si el sistema de control de calidad de la firma es insuficiente para proporcionar una seguridad razonable de que cumplen con las normas profesionales y con los requerimientos normativos y legales, y de que los informes emitidos son apropiados en las circunstancias. Las deficiencias recurrentes importantes requieren acción correctiva inmediata.
La firma debe comunicar, tanto a los socios a cargo del trabajo seleccionado como al personal apropiado, las deficiencias identificadas como resultado del proceso de monitoreo, al igual que las recomendaciones para establecer una acción correctiva apropiada.
Se apoya por lo menos, una vez al año, en un sistema de monitoreo, deben, por el alcance global, la extensión y los resultados del proceso de monitoreo a las personas apropiadas de las firmas de la red, así como cualquier deficiencia identificada en el sistema de control de calidad.
La firma debe establecer políticas y procedimientos diseñados para investigar, de acuerdo con las políticas y los procedimientos establecidos, y ser supervisada por un socio con experiencia suficiente y autoridad dentro de la firma, que no esté involucrado de alguna otra forma con el trabajo, para proporcionar certeza razonable de que maneja, apropiadamente, las deficiencias y quejas que se le presenten al respecto, así como la solución adoptada.
La evaluación de la firma de cada deficiencia debe dar como resultado recomendaciones para emprender la acción correctiva apropiada, en relación con un trabajo particular o algún integrante del personal; comunicar los resultados a los responsables del entrenamiento y desarrollo profesional; hacer cambios a las políticas y procedimientos de control de calidad, en su caso, acción disciplinaria contra quienes dejen de cumplir las políticas y los procedimientos de la firma, en forma recurrente.
Como profesionales independientes en el ejercicio de la profesión nos encantaría considerar que cada uno de nuestros colegas se conduce de una forma recta en su revisión, ejerciendo todos los requisitos de control de calidad que la profesión establece, y no tiene que recurrir a la suerte de que sus errores e imprudencias no hayan sido evidentes, como lo han demostrado los recientes escándalos financieros en el mundo, donde enormes e importantes consorcios financieros no tuvieron la visión de determinar un límite, al grado de riesgo que estaban excediendo, al fijar las remuneraciones de sus funcionarios con los resultados que estaban obteniendo los accionistas de las mismas.
Cuando los resultados de las tácticas de monitoreo, indiquen que un informe puede ser inapropiado o que se omitieron procedimientos, la firma debe determinar la acción adicional a realizarse para cumplir con las normas profesionales y, en su caso, considerar una asesoría legal. Cada año, por lo menos, la firma debe comunicar estos resultados de su sistema de control de calidad a los socios y demás personas indicadas dentro de la firma, incluyendo al líder ejecutivo o, en su caso, a la Asamblea de Socios o al Consejo de Administración.
Esta comunicación debe facultar a la firma y a estas personas a emprender acciones oportunas y apropiadas, cuando sea necesario, de acuerdo con sus funciones y responsabilidades definidas. La información comunicada debe incluir una descripción de los procedimientos de monitoreo desempeñados, las conclusiones obtenidas y, cuando sea relevante, la descripción de las deficiencias recurrentes importantes, así como de las acciones emprendidas para su corrección.
Para las firmas que operan como parte de una red de firmas, se puede implementar alguno o todos los procedimientos de monitoreo como una red. Es decir, cuando estas firmas dentro de una red operan bajo políticas y procedimientos de monitoreo comunes, y que los llevó a privilegiar el resultado sin evaluar sus consecuencias.
Lo anterior hace recordar que no siempre debemos aceptar todo lo que pasa, sólo por el hecho de que suceda y nadie lo cuestione. Razón suficiente para estar atentos y establecer procesos, especialmente, en los controles de calidad de nuestras firmas.
Conclusión
El ejercicio independiente adecuado de la profesión exige el establecimiento de medidas preventivas de control de calidad que lleve a tener el mínimo de necesidades de aplicación correctiva de las mismas.
La manera más eficiente en que se puede lograr el respeto de los usuarios del ejercicio independiente de esta profesión, es llevar a cabo todos los aspectos preventivos que requiere el control de calidad dentro de nuestras firmas, de su mayor difusión dentro y fuera de la profesión, e involucrarse en su aplicación y supervisión, así como en estar seguros de obtener los mejores resultados, en beneficio de todos y de nuestra profesión.