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¿CÓMO LAS EMPRESAS PUEDEN REDUCIR EL RIESGO AL QUE ESTÁN EXPUESTAS?

Habrá escuchado la estadística: en solo empresas de cualquier tamaño, el fraude representa entre un 5 y el 10 % de los ingresos anuales. Algunas actividades fraudulentas provienen de recursos externos (como robos o infracciones cibernéticas), pero gran parte del fraude proviene de los mismos miembros de la empresa. ACL (Compañía de Software) está revisando de cerca cómo lo empleados frecuentemente se aprovechan de los sistemas internos para su beneficio personal y qué pueden hacer las organizaciones para reducir su exposición a estos riesgos de fraude.

Posiblemente muchos administradores no piensan sobre la probabilidad de que miembros de sus equipos cometan frauden. Ellos gastan la mayoría de su tiempo pensando en cómo alcanzar sus objetivos y hacer su trabajo. Incluso los jefes más exigentes tienden a creer en la integridad de las personas con quienes trabajan. Es probable que estas sean algunas de las razones por las que ocurre el fraude de empleados y que frecuentemente no se descubra.

Entonces, ¿cuáles son los casos más comunes de fraude de empleados que los administradores y ejecutivos deberían tener en cuenta? y ¿cómo ellos pueden descubrir si han ocurrido actividades fraudulentas?

TARJETAS CORPORATIVAS DE COMPRA (P-CARDS)

El uso de tarjetas de crédito o compras corporativas puede lograr un buen funcionamiento del negocio. Estas reducen radicalmente los costos de las órdenes de compra y ciclo de pago, por los gastos más reducidos y elementos de compra. Sin embargo, estas tienden particularmente al abuso por parte de los empleados. Quizás esa reciente compra de la tarjeta corporativa de gama alta, y un monitor de computador de pantalla grande fue completamente justificada y ayudo a mejorar la productividad de los empleados, pero ¿qué si el monitor terminaba con el niño del empleado a quien le encanta los juegos de computador?, ¿qué pasa con los $5.000 gastados en Home Depot para las mejoras de la oficina por el supervisor de la sucursal?. Tal vez el supervisor ahora tiene una sala de recreación mucho mejor. ¿Qué pasa con las compras duplicadas?, ¿Fue una valida y otra para el uso personal?

Por supuesto todas las compras y gastos hechos a través de la tarjeta de compra (P-card) deben ser aprobados por el administrador autorizado. Pero es aquí donde aparece la falta de control. Si un director tiene que aprobar mensualmente el uso de la tarjetas para 50 o más empleados, ¿va realmente a gastar tiempo para asegurarse de que cada compra fue justificada?

Hay una respuesta relativamente simple a este problema. Las compañías de tarjetas de crédito proporcionan la información detallada de cada transacción. Los datos pueden ser analizados para identificar muchos indicadores de fraude. Los códigos de categoría mercantil pueden ser revisados y cualquier cosa que parezca sospechoso puede ser seleccionada para revisión. Se han presentado casos donde un empleado uso su tarjeta corporativa para gastar mucho dinero en lecturas psíquicas, mientras otro compro una vaca en una subasta para su rancho.

GASTOS DE VIAJE Y ENTRETENIMIENTO (T&E)

Los riesgos de fraude en sistemas de tarjetas de compra (p-card) pueden también ser aplicados a los gastos de viaje y entretenimiento. Las oportunidades de fraude son muy similares en términos de costos de gastos personales para el negocio. Además, los cargos duplicados pueden ser una señal de fraude; por ejemplo, múltiples empleados cobran por el mismo entretenimiento lujoso de un cliente importante. ¿Fue el gasto del viaje a Florida para “encontrarse con un cliente” realmente justificado, cuando este fue durante el receso de primavera y coincidió con los días de vacaciones?

De Nuevo, es un proceso relativamente simple para analizar los datos y encontrar las banderas rojas de reclamaciones de cobros duplicados y gastos, que no parecen estar bien.

PROVEEDORES Y EL PROCESO DE COMPRAS Y PAGOS

Los sistemas de proveedores y el proceso de compra y pago también representan riesgos de fraude. Los empleados pueden crear “proveedores fantasma” con el fin de procesar facturas fraudulentas de productos y servicios no existentes y luego hacer pagos a cuentas bancarias controladas por el empleado. También, los empleados pueden conspirar con los proveedores y aprobar la compra de bienes y servicios a precios sumamente altos. Los proveedores pueden expresar su apreciación a través del envío de productos directamente a la casa del empleado.

Hay muchas formas de revisar estas actividades. Por ejemplo, las direcciones de los proveedores pueden analizarse para identificar direcciones ficticias o ver si estas coinciden con la dirección de algún empleado. Los precios de los productos y servicios del proveedor pueden ser analizados en detalle para encontrar casos en que los precios están lejos de las normas estadísticas.

NÓMINA

Los riesgos de fraude en la nómina tienden a incrementar de acuerdo al tamaño de la empresa. Debería ser un trabajo simple mantener vigilado un departamento de solo 100 empleados en una sucursal. Pero ¿qué pasa cuando hay cientos o miles de empleados distribuidos en diferentes sucursales?, ¿Cómo sabes que cada persona en la nómina realmente va a trabajar y hace su trabajo?

Normalmente se le da bastante confianza en las administraciones departamentales y regionales para asegurar que las actividades en la nómina sean válidas, contribuyendo a los empleados. Algunos supervisores pueden ser tentados a incluir amigos o familiares como empleados y compartir los dineros de la nómina. Incluso si los empleados se presentan a trabajar, que tal ¿si el supervisor generosamente aprueba grandes bonos y pagos de horas extras?

Una forma de mantener atento a las cosas es analizar los registros de las actividades de los empleados, como el ingreso electrónico y los registros de seguridad. ¿Qué tan frecuente fue el empleado registrado en el sistema de la empresa? ¿Con qué frecuencia la tarjeta de cinta magnética fue usada para ingresar a las instalaciones de la empresa?

VENTAS

Cuando se piensa en medidas antifraude, las personas tienden a enfocarse en el lado de los gastos. Pero también hay bastantes oportunidades de cometer fraude para los empleados en el lado de los ingresos. Digamos que un ejecutivo de ventas realizó una gran venta al final del periodo y recibió una buena comisión y bonos. Después de un mes, la venta fue revertida y se emitió una nota de crédito. ¿Qué pasa con la comisión y los bonos? ¿Quién se asegura de que estos sean revertidos también?

Las oportunidades para conspirar con los clientes tienden a reflejarse con las de los proveedores. Un vendedor puede dar descuentos a precios extremadamente generosos a cambio de un soborno o propina, y de alguna manera la mitad de los productos enviados al cliente parecen hacer camino a la casa del vendedor.

El análisis de los descuentos, precios, reversiones de ventas y notas crédito, y términos, puede permitir la identificación de indicadores de fraude. Estos son los mismos análisis que pueden coincidir con las direcciones de envíos y las direcciones de los empleados.

EVASION DE CONTROLES ESTABLECIDOS POR LOS ADMINISTRADORES

Uno de los controles clave antifraude en casi cualquier proceso del negocio es la aprobación por la administración. Los administradores son confiables para revisar y aprobar compras y gastos en sus áreas, pero solo a cierto punto. Hay límites de aprobación de acuerdo al nivel de responsabilidad del administrador y el presupuesto. El riesgo de un gran gasto fraudulento aprobado por un administrador es presumiblemente limitado si por ejemplo, tiene solo autorizado para aprobar compras de hasta $50,000. Aun, si el administrador aprueba 5 compras de $49,000 cada una, el podría estar aprobando realmente una compra fraudulenta de $245,000.

Escrudiñar datos, para esta forma aprobada de compras separada, es una tarea simple y efectiva.

Casualmente, una de mis formas favoritas e innovadoras para revisar si las aprobaciones de la administración están siendo apropiadas, es analizar los datos del sello de cuándo el administrador aprueba el cargo de una tarjeta corporativa mensual para empleados. En un caso, el análisis mostro que un administrador había aprobado una gran cantidad de cargos en cerca de 80 segundos (no es exactamente tranquilizador que haya tenido lugar una debida diligencia).

Según sea análisis de datos o contabilidad forense, se alienta a todas las empresas, pequeñas y grandes, a usar todos y cada uno de los recursos disponibles para erradicar el fraude, reducir de residuo y optimizar el desempeño.

 

JOHN VERVER
Fuente: http://www.corporatecomplianceinsights.com
Traducido por: Tatyana Martinez – Auditool

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