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Por: C.P. Alejandro Morales
A continuación, presento ciertas reglas básicas para proteger a nuestras organizaciones de este mal que nos aqueja a todos.
1. El talante ético de la organización debe ser inculcado desde la cima
Cada empresa necesita un código escrito de conducta, que refleje su ética y valores. Pero no debe convertirse en letra muerta. La más alta instancia administrativa debe abanderar su adopción a todos los niveles, y demostrar su compromiso con el mismo. Como cualquier otro aspecto de la cultura corporativa, se debe comunicar claramente al personal lo que espera de ellos en términos de ética, asegurándose que comprendan, acepten y apliquen los principios adoptados.
2. Establezca procedimientos regulares de detección de fraude.
Los procedimientos regulares de auditoría, específicamente designados para detectar fraude son una herramienta valiosa. Su sola existencia sirve para desalentar los intentos de algunos empleados. La práctica diaria demuestra la importancia de contar con un sistema de auditoría interno fuerte, enfocado a la detección del fraude.
3. Disponga de una línea directa de comunicación.
Una línea directa, confidencial, operada 24 horas los siete días de la semana, es una excelente opción para recibir denuncias sobre sospechas de fraude. La mayoría de las informaciones que se reciben en estas líneas permiten descubrir situaciones de fraude en proceso. Bien sea telefónica, electrónica o por carta, debe garantizar el anonimato del informante, si éste así lo desea.
4. Informe y eduque a su personal acerca del fraude.
La permanente educación del personal acerca de las características del fraude, les permite estar alertas a sus diversas manifestaciones. Olvide sus temores de “estarles enseñando a robar”. La información oportuna y actual, combinada con el adecuado énfasis en los valores y la ética corporativa, les permite a los empleados honestos estar en alerta. Enseñe a sus empleados cómo reportar actividades sospechosas.
5. Incluya en su personal de planta a investigadores expertos.
La detección e investigación de fraudes no es una tarea fácil. En la mayoría de los casos, se requiere del apoyo de personal capacitado y experto.
Si su decisión es no tener en nómina a este tipo de funcionarios, recurra a firmas o personas de reconocida trayectoria, tanto para capacitar a su personal en las más modernas técnicas de detección, como para apoyo en investigaciones internas.
6. Involucre a sus proveedores y clientes en su lucha contra el fraude.
Para prevenir efectivamente el fraude en su organización, debe mirarse más allá del propio personal. Vendedores, proveedores y clientes pueden convertirse en formidables aliados, si se les convence de la importancia de combatir el fraude. Ofrezca a todos los componentes de su empresa extendida, la posibilidad de acceder a su línea directa de comunicación, para que estos puedan comunicar de manera anónima sus sospechas e inquietudes. Los funcionarios honestos de sus proveedores y clientes deben estar informados de los métodos de defraudación más conocidos, además de tener acceso a información sobre conductas deshonestas en torno a su empresa, como sobornos o comisiones ilegales.
7. Investigue la totalidad de informes y avisos que reciba.
Una vez recibida información sobre un posible fraude, resulta fundamental ponerla en conocimiento de las personas adecuadas dentro o fuera de la organización, para efectos de investigar.
Así, cada aviso queda documentado, se procede en consecuencia y se toman las acciones correspondientes.
El error más común que se comete al investigar denuncias anónimas es perder tiempo tratando de identificar la fuente, en lugar de verificar la información recibida. En la práctica, poco importa quién suministra la información, lo realmente importante es que resulte cierta y ayude a descubrir un fraude.
8. Determine con anticipación a quién se le informará acerca de las denuncias recibidas.
De todas las formas de manejar denuncias anónimas, sin duda la mejor es obtener su confirmación por dos medios independientes.
Por ejemplo, denuncias por fraude en horas extras deberán ser enviados al área de Recursos Humanos y al área de Producción. Las de fraude por vendedores deberán enviarse a las áreas de Auditoría y Comercial, etc.
9. Revise de manera permanente sus procedimientos de vinculación de personal.
El mejor momento para evitar relacionarse con un delincuente es la etapa de selección de personal. Revise los procedimientos, asegúrese de hacer las preguntas adecuadas respecto al pasado laboral y judicial de los candidatos, y por sobre todo, verifique cada documento que el aspirante aporte. Nunca de por sentado que un diploma voluminoso o certificado escrito en idioma extranjero tiene que ser auténtico. Tómese su tiempo y asegúrese de escoger lo mejor de lo que el mercado laboral tiene para ofrecer, tanto desde el punto de vista profesional como ético. Si el candidato tiene algo en su pasado que lamentar, lo mejor es conocerlo antes de su vinculación y actuar en consecuencia.
10. Consiga el apoyo directo de la Junta Directiva.
El fraude es uno de los riesgos más mal administrados en las organizaciones, lo cual las expone a grandes pérdidas económicas y de reputación.
Idealmente, un miembro de la Junta Directiva debería actuar como ¨padrino¨ en el programa de evaluación del riesgo de fraude en la organización, liderando posteriormente la implementación de la estrategia adecuada para administrar dicho riesgo.
La Junta Directiva en pleno debería ser informada regularmente sobre el avance de este programa, para asegurarse que se cumpla adecuadamente.
Todo el personal de dirección, confianza y manejo debe hacerse explícita y personalmente responsable, no de manera general, por administrar el riesgo de fraude en su área de influencia dentro de la Organización.
Siguiendo estas simples recomendaciones, se mejora de manera sustancial el grado de impermeabilidad y resistencia de una empresa frente al fenómeno del fraude. En el desafiante mundo empresarial de hoy, ello equivale a muchos millones en utilidades salvadas. Pero, más importante aún, la dirección de la empresa encontrará que esta manera de encarar el problema del fraude ayuda a crear el ambiente ético adecuado, enviando un claro mensaje a empleados, proveedores, clientes y propietarios de la Organización.
Del Autor: Alejandro Morales es Contador Público de la Universidad de Medellín. Especialista en Análisis de Riesgos Administrativos y de Fraude. Colaborador de www.auditool.org
