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El conocimiento de buenas prácticas administrativas, convertido en acciones efectivas, puede ayudar a crear y proteger valor en nuestras organizaciones.
Estas buenas prácticas son estándares que han surgido de la experiencia e investigación de muchos años, es decir, no es necesario que “reinventemos la rueda”, las herramientas ya están, es sólo conocerlas, entenderlas, y ajustarlas a nuestra organización.
Hemos seleccionado diez buenas prácticas administrativas que consideramos son vitales para la supervivencia de cualquier organización.
Esta lista no pretende abarcar todas las situaciones, simplemente esperamos que sea un punto de partida para el mejoramiento de las prácticas administrativas. Esta lista fue elaborada con base en el Balanced Scorecard, COSO y Benchmark.
El Balanced Scorecard se basa en la hipótesis de que si se actúa sobre la perspectiva de los empleados, éstos serán el motor de mejora de los procesos. Esta mejora redundará en unos clientes más satisfechos que comprarán más, lo que generará mejores resultados financieros para la empresa.
El modelo COSO provee a los usuarios (Gerentes, Contralores, Auditores, etc), de una base de comparación con la cual pueden implementar, evaluar o modificar un sistema de control interno.
El Benchmark es un proceso continuo de medir resultados, productos, servicios y prácticas contra competidores más duros o aquellas compañías reconocidas como líderes de la industria.
La ventaja de utilizar un modelo de buenas prácticas es que podemos ver de una forma sencilla que tan lejos o cerca está la compañía de una buena práctica.
10 Buenas Prácticas Administrativas
1. Anualmente, se define y documenta el plan estratégico de la organización en donde los objetivos del negocio:
a) Están definidos en las siguientes categorías (COSO II):
– Estratégicos – metas de alto nivel
– Operaciones – uso efectivo y eficiente de sus recursos
– Presentación de reportes – Confiabilidad de la información financiera
– Cumplimiento – cumplimiento con las leyes y regulaciones aplicables.
b) Están determinados claramente
c) Tienen asignadas unas estrategias para su cumplimiento
d) Tienen definidas unas fechas para su cumplimiento
e) Se pueden medir
2. Los objetivos de la compañía están alineados con los objetivos de los procesos
3. Se vigila el ambiente interno y externo de la organización con el fin de identificar riesgos de negocio que puedan impedir el logro de sus objetivos (Ejemplos: DOFA, PESTA, 5 Fuerzas de Porter, etc)
4. Se han diseñado procedimientos continuos para identificar claramente los riesgos de fraude a los cuales está expuesta la organización.
5. Los riesgos de negocio y fraude son calificados teniendo en cuenta su probabilidad de ocurrencia y su impacto en los estados financieros, seleccionando los riesgos significativos
6. Para cada riesgo significativo de negocio y fraude identificado, existe una respuesta por parte de la gerencia que permite mitigar su impacto (implementa controles, transfiere el riesgo o se retira del ambiente que le genera el riesgo)
7. Se ha establecido y comunicado un código de conducta dentro de la organización
8. Se han implementado procedimientos tendientes a identificar necesidades no cubiertas en el mercado, para identificar nuevas oportunidades de negocio
9. Se mide el rendimiento de la organización, investigan resultados inesperados y se toman acciones correctivas en las siguientes perspectivas (Balanced Scorecard):
– Perspectiva de innovación y aprendizaje
– Perspectiva de los procesos internos
– Perspectiva de los clientes
– Perspectiva financiera
10. Se ha implementado un proceso continuo de medir resultados, productos, servicios y prácticas contra competidores más duros o aquellas compañías reconocidas como líderes en la industria (Benchmark).
Espera en nuestro próximo boletín la lista de las 10 buenas prácticas en los procesos de la organización.
Hasta pronto,
Vladimir Martínez R.
Director de www.auditool.org
Red de Conocimientos en Auditoría y Control Interno
Bogotá D.C. / Colombia
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