Por: CP Iván Rodríguez. Colaborador de Auditool
En el sector público, el fraude puede presentarse en diferentes momentos. Es usual que haya fraude o intento de fraude en los procesos de adquisición de bienes o servicios, lo que afecta la situación financiera de las entidades que son víctimas de este hecho. Este fenómeno ocurre así mismo en el sector privado. Las organizaciones pueden estar en riesgo de actividades fraudulentas llevadas a cabo por el personal interno, colusión entre el personal interno y proveedores de servicios externos, o colusión entre proveedores. El fraude en las adquisiciones puede ser perpetrado de muchas maneras, y puede ser difícil de detectar.
Algunos factores contribuyen a incrementar el riesgo de fraude en el proceso de adquisición o contratación de bienes y servicios. Al permanecer alerta a los mismos, los auditores pueden ayudar a proteger a las organizaciones de las pérdidas relacionadas con la contratación.
Entorno de control débil.
Cuando las políticas formalizadas son inadecuadas o ineficaces, y la capacitación del personal para ayudar a la organización a prevenir y detectar el fraude en las adquisiciones es insuficiente, los empleados pueden considerar que ciertas actividades fraudulentas o poco éticas son comunes y aceptables. Los empleados pueden suponer, por ejemplo, que recibir regalos y entretenimiento de los proveedores, independientemente del valor, siempre es aceptable. Estas percepciones pueden dar lugar a debilidades de control generalizadas y a un mayor potencial de fraude.
Las políticas y procedimientos de contratación que carecen de una revisión, aprobación y supervisión exhaustivas, también aumentarán el riesgo de fraude en las adquisiciones. Por ejemplo, en ausencia de directrices y controles bien definidos, las compras pueden designarse como urgentes para eludir la necesidad de contar con diferentes cotizaciones.
Inapropiada revisión del presupuesto de compra
En ocasiones las personas que revisan y aprueban los presupuestos no tienen habilidades antifraude relevantes para hacer las preguntas correctas antes de que los artículos solicitados se aprueben en el presupuesto de compra. Después de la aprobación del presupuesto, los usuarios o solicitantes pueden hacer compras mucho más fácilmente. Por lo tanto, las revisiones presupuestarias eficaces son especialmente importantes para la prevención del fraude.
Así mismo, en ausencia de un examen adecuado, los miembros del personal podrían solicitar y realizar compras excesivas o innecesarias. Por lo tanto, es esencial que los encargados de evaluar la validez de las solicitudes de compra revisen y evalúen cuidadosamente las justificaciones de los artículos a comprar.
Revisión inadecuada de las especificaciones de compra.
Las organizaciones requieren experiencia específica para evaluar la validez y adecuación de las especificaciones de compra indicadas para el abastecimiento. Sin este recurso, las especificaciones de compra se pueden personalizar para favorecer a ciertos proveedores y causar pérdidas financieras innecesarias a la organización.
Criterios inapropiados de selección de proveedores.
Sin una evaluación efectiva de las cotizaciones o de las ofertas antes de la adjudicación del contrato, es posible que el favoritismo intencional de un proveedor en particular no se detecte fácilmente. Es fácil permitir que se seleccione un proveedor en particular cuando se utilizan criterios limitados para evaluar a los proveedores competidores. La administración debe revisar cuidadosamente y decidir sobre los criterios de evaluación del proveedor y luego evaluar las cotizaciones o las ofertas de la competencia recibidas en consecuencia.
Fallas al comprobar antecedentes
Es posible que la organización no lleve a cabo comprobaciones de antecedentes efectivas en los nuevos proveedores. Puede aprobar proveedores sin necesidad de que proporcionen la documentación adecuada, como los detalles de registro empresarial. Esta deficiencia crea, por ejemplo, la posibilidad de que los miembros del personal o sus familiares creen empresas ficticias para realizar compras excesivas o ficticias que se benefician a sí mismos o a sus familiares a expensas de la organización.
También es importante verificar la existencia de conflictos de intereses. No debe limitarse a llenar una casilla de verificación; es una actividad de control significativa para prevenir y detectar transacciones inapropiadas. Sin procedimientos bien diseñados, los empleados pueden percibir la declaración de conflicto de intereses como rutinaria y no reconocer su importancia.
Una vez que se contrata a un proveedor, la organización puede descuidar el seguimiento de su rendimiento de forma continua. Los criterios sólidos, como los criterios e indicadores de rendimiento cuantitativos y cualitativos aplicables (por ejemplo, la competitividad de los precios, la puntualidad de la entrega, la calidad del producto o servicio y la capacidad de respuesta al servicio al cliente), deben evaluarse periódicamente para garantizar que el personal realice compras con una buena relación calidad-precio, en lugar de compras excesivas o fraudulentas, en nombre de la organización.
Inspección ineficaz de los bienes y servicios recibidos.
Si los bienes y servicios se entregan a la organización sin ser verificados y reconocidos por partes independientes y competentes, la entrega intencional, los bienes dañados o los bienes inferiores podrían pasar desapercibidos.
Cuando sea el caso, hay que mirar a que proyecto corresponden las compras. Sin controles sólidos para supervisar los proyectos en curso, incluidas las revisiones periódicas del porcentaje de finalización, los costos estimados hasta completarse, etc., la organización puede no detectar señales de advertencia de fraude, como órdenes de cambio excesivas y la mala entrega de costos.
Fallas en la segregación de funciones
Los responsables de revisar las facturas enviadas para el pago pueden carecer de la experiencia necesaria para reconocer artículos potencialmente fraudulentos, como compras personales, facturas infladas y compras ficticias. Además, pueden descuidar la realización de una coincidencia de tres vías entre el pedido de compra, la recepción de mercancías y la factura del proveedor. Como resultado, los esquemas de fraude de adquisiciones pueden pasar desapercibidos antes del pago del proveedor.
Debilidades en el análisis de compras
Los pagos únicos altamente irregulares pueden ser relativamente fáciles de detectar con procedimientos periódicos de verificación y revisión básica. Pero cuando las irregularidades ocurren con más frecuencia, con cantidades de dinero más bajas, podrían pasar fácilmente desapercibidas sin análisis más sofisticados. La organización puede realizar análisis con indicadores que reflejan pedidos de compra repetidos con importes justo por debajo de los límites de umbral de aprobación, compras excesivas realizadas a proveedores particulares, etc., para facilitar la identificación de la actividad irregular.
Con el conocimiento de los anteriores factores, los auditores pueden tomar medidas y fortalecer sus esquemas de trabajo para revisar y proporcionar asesoramiento sobre procedimientos de control que puedan prevenir pérdidas innecesarias por fraude en las adquisiciones de bienes y servicios.
CP Iván Rodríguez –
Auditor y Consultor, Diplomado en Alta Gerencia de Seguros y Derecho de Seguros. Especialista en Dirección Financiera y Desarrollo Organizacional, Diplomado en Gerencia de la Calidad, Contador Público de la Pontificia Universidad Javeriana, con 20 años de experiencia en diversas empresas. Amplia experiencia en la elaboración y ejecución de auditorías y revisorías fiscales. Dirección y ejecución de asesorías, consultorías y capacitaciones. Colaborador de Auditool
Bogotá DC, Colombia