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Casos de Fraude: Proveedor Fantasma
ANTECEDENTES DE LA EMPRESA
Empresa comercializadora de medicamentos. Facturación anual estimada 300 M USD anual.
HALLAZGOS
- Dos años atrás, la empresa realizó una reestructuración de sus esquemas de pagos previendo la posibilidad de automatizar gran parte de este proceso que, debido al proceso del negocio, retrasaba la entrega de pedidos.
- La reestructuración estableció la implementación de un nuevo sistema de pagos donde se priorizó la realización de pagos por transferencias bancarias para ciertos proveedores en forma automáticas.
- El nuevo esquema generó una gran cantidad de problemas debido a que la empresa no había capacitado correctamente a todos los empleados del sector que debían procesar las facturas y los pagos a proveedores.
- A raíz de una denuncia anónima, haciendo eco de las quejas de los empleados del sector respecto de los problemas comentados anteriormente y solicitando una mejora sustancial del proceso, la empresa envia un auditor para revisar dicho circuito y verificar la existencia de cuellos de botella y problemas de implementación.
- En una intervención de auditoría, se detectaron varios aspectos de segregación de funciones dentro del personal de cuentas a pagar, el auditor detectó proveedores con facturas correlativas de servicios no convencionales y por importes redondos (vg. $4,000, $5,000 y $3,000) mensualmente.
- Al investigar al proveedor, el auditor detectó que la cuenta bancaria donde se enviaba el pago de las facturas presentadas se correspondía con la cuenta de uno de los empleados del área de Cuentas por Pagar.
- El empleado del área de Cuentas por Pagar había generado el alta de un proveedor falso y consignó en el sistema que a ese proveedor, se debía pagar a través de transferencia bancaria, asimismo cargaba mensualmente una factura emitida por el mismo y la liberaba para su pago.
IMPACTO
El esquema comentado anteriormente permitía desviar fondos por aproximadamente 60.000,- USD en un año.
Las oportunidades de brechas de control que permitieron la realización del esquema mencionado fueron las siguientes:
- Los perfiles de sistemas de los usuarios del personal del área de cuentas por pagar no se encontraban adecuadamente parametrizados.
- El proceso concentraba incorrectamente una gran cantidad de funciones en poco personal, Alta de un proveedor, ingreso de facturas al sistema de información y liberación al pago.
- El esquema de pagos fue implementado y revisado por personal de administración sin ningún tipo de consultoría por parte del área de auditoría interna.
- La liberación de los pagos no contemplaba una escala de autorizaciones de acuerdo al monto de los mismos.
CONSECUENCIAS
- Se realizó un seguimiento de todas las facturas involucradas y se documentó con un notario el circuito fraudulento del empleado.
- Posteriormente se presentaron todas las pruebas ante el empleado, quien confesó los hechos realizados y renunció a la firma previa restitución de los fondos sustraídos.
Referencias
Ghirardotti, M. y Milner, J. Proveedor fantasma, Kreston CSM, 2013. pp. 44-46.
John Milner Martín Ghirardotti
Fuente: http://www.revistadelfraude.com
El anterior artículo cuenta con la autorización original de la Revista de Fraude de la Asociación de Examinadores de Fraude Certificados,ACFE Capítulo México, donde se realizó la publicación primaria, y se autorizó su publicación en www.auditool.org