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Por: C.P. Alejandro H. Morales T.
Los defraudadores no cesan de asombrarnos con sus nuevos métodos y formas para quedarse con nuestro dinero.
Todos los días se escucha de una nueva modalidad de fraude, que puede involucrar sofisticados recursos tecnológicos o la siempre presente falta de análisis de algunas personas, que todavía insisten en pensar que el dinero puede venir de los cielos.
Lo que queremos comentar en esta ocasión es la reaparición de una vieja forma de fraude, que se creía en gran medida superada por la transición de las formas de pago manual hacia otras de tipo electrónico.
Nos referimos a los cheques de papel. Estos instrumentos de pago fueron durante muchos años la forma preferida para hacer movimientos de dinero, sin necesidad de movilizar físicamente los billetes de un lugar a otro. Se trata de un sistema cómodo, basado en la confianza que brindan los bancos de responder por los valores intercambiados usando este medio de pago.
Desde luego, existen riesgos. El girador puede elaborar su cheque por un mayor valor a los fondos de que dispone; el banco puede rechazar el pago de un cheque por una larga lista de causales; o el cheque recibido puede ser falso o provenir de una chequera robada.
Para amortiguar estos riesgos se inventaron los cheques de gerencia, la confirmación telefónica y las restricciones a la negociabilidad de los cheques, como los cruces o la obligación de consignarse únicamente en la cuenta del primer beneficiario. Luego aparecieron las transacciones electrónicas con sus riesgos inherentes; y en consecuencia el uso de cheques como medio de pago fue cayendo en el olvido, dejándose solo para aquellos pagos especiales que así lo requerían.
Entonces, mientras todos nos aplicábamos a idear métodos seguros para hacer transacciones electrónicas, algunos delincuentes volvieron a la mesa de trabajo, tratando de hacerle reingeniería al fraude con cheques de papel.
Uno de los obstáculos más fuertes, aunque no 100% seguro, lo constituye la limitación a la negociabilidad de los cheques, los cuales suelen llevar impresa las leyendas “páguese únicamente al primer beneficiario” o “no negociable”. Con esto, se evitaba que un cheque extraviado o robado pudiera hacerse efectivo por parte de un tercero. Además, la compañía giradora del cheque sabía que sus fondos no iban a parar a cuentas de personas con problemas judiciales.
La solución hallada por los pillos ha tomado a más de uno por sorpresa. Su nueva modalidad es sencilla:
Primero, determinan el modo de hacerse con los cheques en blanco, o con la información de cómo se elaboran los cheques en la empresa que va a ser objetivo del fraude. Esto se puede dar ya sea porque tienen un cómplice en la empresa, porque un funcionario del banco suministra la información o porque tienen acceso a cheques legales girados por su empresa víctima.
Utilizando documentos falsos, abren con sorprendente facilidad cuentas en cualquier banco del país, a nombre de empresas reales o constituidas con el solo propósito de usarlas como puente para el fraude;
Una vez hecho esto, se abre un abanico de posibilidades de materialización. Por ejemplo, pueden utilizar una chequera robada o un cheque lavado o falso, y elaboran un cheque con las características de seguridad del original, incluyendo firmas, sellos secos, protectoras y sellos húmedos. Cruzan el cheque para no despertar sospechas y lo consignan en la cuenta abierta con documentos falsos, para luego proceder a retirar los fondos sin ningún problema. Sorprende la exactitud con que se falsifican las firmas, al punto de no poder ser diferenciadas ni siquiera por el mismo autorizado.
Otra forma muy común consiste en hurtar cheques en blanco de la empresa víctima, lo que puede ocurrir en la fuente en donde se elaboran, en el trayecto hasta las instalaciones de la empresa, o dentro de la misma, en el sitio de almacenamiento. Acá se agrega otro nivel de sofisticación al fraude, consistente en que los delincuentes deben conocer el momento exacto en el cual el número del cheque ha sido habilitado, para poderlo llevar al banco sin problemas.
Algunas empresas, no todas, tienen la precaución de pedirle al banco que habilite solo parte de los cheques que tiene en blanco en su poder, precisamente para controlar el riesgo de hurto que no sea oportunamente detectado.
Una vez que los cheques han sido depositados o cobrados por ventanilla, comienza la verdadera serie de problemas.
El primero es, claro está, presentar el reclamo al banco de tal manera que sea evidente que se trata de un cheque falso. Para ello, la víctima tiene la obligación de probar su inocencia, en un curioso giro de Ley.
Por su parte, los bancos siempre se negarán a suministrar el cheque falso para que sea analizado, a menos que medie una orden judicial. Esto solo perjudica al cliente defraudado, ya que hace más difícil la prueba del delito. Lo ideal sería que éstos fueran devueltos al girador, para sus controles contables y de auditoría; pero ello normalmente no ocurre.
Si el cheque fue cobrado por ventanilla un día no hábil para la empresa, no hubo manera de confirmarlo; y pese a ello el banco lo pagó. Se han presentado casos en los cuales los delincuentes han llegado incluso a desviar o interceptar las líneas telefónicas de la víctima, para autorizar en su nombre los pagos cuando el banco llama a hacer la confirmación.
Si se consignó en una cuenta falsa, ya sea a nombre de persona natural o jurídica conocida, tampoco es posible conocer sin orden judicial quién es el verdadero titular de la misma. Algunos bancos llegan a negarse incluso a frenar transacciones en canje, sabiendo que se trata de un fraude, lo que nubla todavía más el panorama para la víctima.
Estaciones de combustible, oficinas de cambio de cheques, plazas de mercado y lugares similares son los preferidos para el cambio de cheques falsos.
¿QUÉ HACER?
Hay unas recomendaciones sencillas, que se pueden seguir para mejorar la resistencia de una empresa frente a este tipo de fraude:
– Limite la cantidad de cheques de papel que elabore. Parece obvio, pero mientras menos cheques de papel se hagan, menos posibilidades de fraude;
– Controle rigurosamente el proceso de solicitud, elaboración, entrega, recibo, custodia, inventario y utilización de cheques de papel. Ya sean estos de libreta o de formas continuas, es importante asegurarse que los cheques se elaboren en una empresa seria, con controles de calidad y de riesgo estrictos. Al momento de recibir cheques, estos deben ser contados UNO A UNO. Una proporción significativa de encargados de esta labor todavía se conforma con verificar que la caja con los cheques venga cerrada, o que el número final del cheque, menos el número inicial corresponda a la cantidad de cheques pedidos. Resulta muy fácil abrir y cerrar cajas sin que ello se note, o desbaratar una libreta de cheques, sacar el cheque y la colilla, y volver a armar el talonario.
– Ubique los cheques en un lugar seguro, como si se tratara de lo que son: títulos valores al portador. Muchas empresas guardan sus cheques en blanco en “cualquier parte”, menos en su caja fuerte. Las excusas para ello van desde la comodidad hasta el insuficiente espacio en su caja de valores.
– Practique inventarios sorpresivos y completos, para verificar que todos los cheques en blanco se hallen en poder de la empresa.
– Habilite solo los cheques que vaya a usar. No tiene sentido tener habilitados los cheques que va a necesitar durante un año entero.
– Consiga sellos secos o protectoras con características peculiares. Esto hace más difícil la labor de falsificación y puede alertar al cajero del banco, si se usa uno diferente.
– Procure no entregar cheques al portador o con cruce sencillo. De ser necesario, haga un seguimiento cercano a éstos.
– Pídale al banco que confirme todos los cheques de valores significativos, antes de pagarlos.
– Utilice la figura de los encargos fiduciarios, para depositar allí los excedentes de Tesorería de los que disponga. Mantenga en su cuenta corriente solo la cantidad de dinero necesaria para cubrir los pagos que vaya a realizar.
– Concilie regularmente las cuentas bancarias, encargando de ello a una persona de un área diferente de aquella en la cual se aprueban o se elaboran los cheques.
– Instruya a sus empleados acerca de los riesgos que se corren. No pretenda mantenerlos alejados
de esta realidad.
Como conclusión, no les facilite la labor a quienes pretenden apoderarse del dinero de su empresa. Algunas de estas recomendaciones podrían ser algo incómodas para los empleados, pero se trata de un precio bastante bajo para evitar la pesadilla que significa el ser víctima de un fraude como este.
Del Autor: Alejandro Morales es Contador Público de la Universidad de Medellín. Especialista en Análisis de Riesgos Administrativos y de Fraude. Colaborador de www.auditool.org
