La Contratación Estatal y el Control Interno

Por: Marco Hernando Bonilla Martínez – Economista / Especialista en Auditoría y Control Interno / Consultor y Conferencista – marco.bonilla@auditool.org

La Contratación Estatal, es el instrumento a través del cual el estado Colombiano, no solamente posibilita la ejecución de un importante volumen de recursos del presupuesto nacional, si no que participa desde lo laboral en el concurso de mucha gente particular (profesional y no profesional) especialmente para lograr el desarrollo de la prestación de los servicios públicos, a ella encomendada.

El proceso de la contratación parte del principio de la buena fe, de la transparencia; de la moralidad, elementos fundamentales concebidos en sanas prácticas de Control Interno, pero fortalecido con otros elementos del sistema, como la administración del riesgo, adecuados y diligentes sistemas de información y comunicación, conocimiento de la normativa que le aplica, existencia de un manual de los procesos y procedimientos, y la practica de la evaluación independiente por parte de los órganos de control como son las Auditorias.

Sin embargo, los estudios recientes han demostrado que una de las actividades con mayor índice de corrupción es precisamente el proceso de contratación estatal, dada cuenta de las siguientes debilidades en los procesos:

– Falta de compromiso de las áreas que intervienen.

– Proyección incorrecta del costo del servicio o bien.

– Fraccionamiento (para evitar selección objetiva)

– Competencia desleal.

– Solicitud de prebendas para adjudicación.

– Inequidad en la adjudicación.

– Interventoría sin independencia mental.

– Desviación de anticipos.

– Reclamación de desequilibrio económico, propiciando reajuste en el precio inicial del contrato.

– Cambio a última hora en los términos de referencia.

– Monopolio de contratistas.

– Creación de empresas para adjudicación de contratos, sin experiencia.

– Adjudicación sin las cotizaciones necesarias de acuerdo con la ley.

– Invocar causal de urgencia manifiesta para contratar directamente.

Basta con revisarlos para confirmar que éste flagelo antes que disminuir se ha incrementado ostensiblemente, lo que quiere decir, que el escenario a través del cual se ejecutan las finanzas públicas es devastador ante la desviación de los recursos por estos actos corruptos que debilitan la hacienda Pública, y que frente a la practica cada día mas perversa requiere del concurso de Contralorías y Auditorias integrales, especializadas y con un rigor de independencia a toda prueba, que direccione y garantice los resultados a través de éste proceso tan clave y vital como es la contratación estatal.

Es paradójico, como todos hablamos del tema de la corrupción y cómo en el caso de la contratación estatal están claramente identificadas las prácticas corruptas, aún así, pareciera que se ha convertido en manifestaciones comunes y repetitivas sin que se apliquen medidas severas y drásticas con sanciones ejemplarizantes a quien con su comportamiento desvían recursos públicos, limitan la capacidad de inversión y del gasto de los presupuestos asignados a la población menos favorecida, ocasionando por ende inequidad social así como funcionarios y particulares en ocasiones disciplinados y judicializados, sin posibilidad de recuperación de tan importantes recursos.

De modo que el problema no es, detectar las causas y la materialidad de los hechos corruptos a través de la contratación estatal, si no la de generar acciones preventivas a través de controles e auditorias severos practicados por funcionarios idóneos, especializados e independientes, con mayor envestidura, intachables en lo personal y profesional, escogidos a través de un proceso meritocrático, que garantice el adecuado manejo de los recursos públicos a través de la contratación.

A manera de ilustración relacionó en forma sucinta los procedimientos a considerar en el proceso contractual por parte de las auditorias u organismos de control, teniendo como referencia las etapasprecontractual, contractual y liquidación.

PROGRAMA DE AUDITORIA

Etapa Pre-contractual

1. Verifique la capacidad y competencia de quien expidió el acto administrativo que ordena la apertura de la licitación y/o contratación para establecer la delegación que lo facultó para contratar.

2. Verifique la existencia del rubro presupuestal al cual se imputó el gasto, cuando se expidió la disponibilidad correspondiente.

3. Verifique y analice los estudios realizados por la entidad en cuanto a la conveniencia y oportunidad del contrato de acuerdo a los planes de inversión, de adquisición o compra, presupuesto y ley de apropiación.

4. Compruebe que el acto que ordena la apertura de la licitación o concurso esté debidamente motivado de conformidad con el numeral anterior.

5. Verifique el cumplimiento de los términos establecidos para la publicación de los avisos que contengan la información sobre el objeto y características de la respectiva licitación o concurso.

6. Compruebe que los actos administrativos que modifican documentos o prórrogas estén debidamente fundamentados.

7. Verifique que los proponentes que participaron en la licitación o concurso no hayan incurrido en los causales de inhabilidad e incompatibilidad previstas en la Ley.

8. En caso que la adjudicación, se haya efectuado en audiencia pública, verifique que las deliberaciones y decisiones adoptadas en ella y consignadas en el acta, correspondan a las condiciones establecidas en el pliego de condiciones y/o términos de referencia.

9. Compruebe que los proponentes que participaron en los procesos licitatorios o concurso estén debidamente inscritos y clasificados en el registro que para tal efecto llevan las Cámaras de Comercio, SICE y otros.

10. Verifique que la entidad haya observado los principios de transparencia, economía, responsabilidad y selección objetiva en sus diferentes procesos contractuales, de acuerdo a lo establecido por la Ley y demás disposiciones reglamentarias.

11. Compruebe que las diferentes propuestas se encuentren respaldadas por la correspondiente garantía de seriedad y cumplimiento.

12. Verifique la autorización dada por el funcionario, dependencia o comité correspondiente para la contratación directa, de conformidad con los estudios o programas previamente establecidos.

13. En los casos de contratación de urgencia manifiesta, analice los antecedentes legales que la fundamentan.

14. Cerciórese que la iniciación del contrato se efectúo una vez perfeccionado el mismo y en la fecha prevista, previo cumplimiento de lo dispuesto por la Ley.

Etapa Contractual

15.Verifique que las estipulaciones contenidas en los contratos correspondan a su esencia y naturaleza, de conformidad con las normas civiles y comerciales y las previstas por la Ley de Contratación Administrativa.

16- Compruebe la constitución de la garantía del contrato y la existencia del registro presupuestal correspondiente.

17- En caso de no existir contrato escrito, por razones excepcionales previstas en la ley, verifique la existencia de la autorización escrita impartida por la entidad contratante.

18. Constate que se haya efectuado la publicación del contrato en el diario o gaceta oficial o en cualquier otro medio de divulgación, de conformidad a la reglamentación pertinente y la cancelación del impuesto de timbre cuando fuere el caso.

19- Verifique que las de forma y plazo contenidos en ellos y a las determinadas por la Ley y sus reglamentos.

20-Verifique que el contrato no contenga vicios que constituyan causales de nulidad, establecidos por la Ley.

Etapa de liquidación

21- Verifique que el acto administrativo que ordena la terminación y/o liquidación del contrato, se efectúe de cuentas correspondientes a los pagos originados por los contratos, correspondan a las estipulaciones conformidad con las reglamentaciones legales pertinente

22- Verifique que en el acta correspondiente a la liquidación, esté contenida toda la información sobre resultados de la misma.

23- En caso de incumplimiento en la ejecución del contrato por parte del contratista, verifique las gestiones adelantadas por la entidad para el reconocimiento y cobro de las sanciones pecuniarias y garantías o indemnizaciones a que haya lugar.

24. Verifique que los bienes o servicios recibidos sean iguales en especie y calidad a los cotizados y contratados.

25. Analice las acciones adelantadas por los interventores de los contratos, examinando sus informes.

26.Verifique si existen contratos pendientes de liquidar, a los cuales se les ha vencido el plazo.

Cuestionario de Control Interno.

	DETALLE	SI	NO	N.A.
1	La administración ha publicado el programa de adquisiciones durante el mes de enero de cada año?
2	Si el programa de adquisiciones no se publicó, ¿Adoptó la administración las medidas disciplinarias correspondientes contra los responsables de esa omisión?
3	¿Proviene de un órgano o funcionario competente la decisión inicial de contratar? De cual? En esta decisión, se indicó expresamente con cuales recursos se atenderá la obligación?
4	¿Se dispone de un expediente numerado y en orden cronológico para cada contratación donde se incorporan todos los documentos relacionados con las actuaciones que tengan relación con cada una?
7	¿La administración dejó constancia de los recursos de que dispone para verificar la correcta ejecución del contrato?
8	Para cada contratación ¿Se designa un interventor idóneo que tome providencias para que el contratista se ajuste al cumplimiento de las condiciones, especificaciones y plazos del contrato?
9	¿Verifica la administración el cumplimiento del régimen de inhabilidades e incompatibilidades como lo señala la Ley?
11	¿Se solicitan las garantías de participación y cumplimiento de acuerdo con lo que define la Ley?
12	¿Se custodian adecuadamente las garantías aportadas por los oferentes?
Licitación Pública
14	¿Se publicó la invitación en con los plazos mínimos para la recepción de las ofertas establecido en la Ley?
15	¿Se levanta un acta donde queda constando el acto del cierre del plazo de recepción de ofertas, indicando la fecha y hora y los datos generales de las ofertas recibidas?
16	¿Quién efectúa el análisis de los aspectos formales de las ofertas, así como el estudio y valoración de éstas en relación con la propuesta, es personal idóneo y oficialmente designado?
17	¿Se califican las ofertas de conformidad con lo establecido en la propuesta, con el fin de escoger la más conveniente?
18	¿Se adjudica la licitación en el plazo previsto, después de la apertura de las ofertas?
19	¿Los acuerdos de adjudicación están debidamente motivados y publicados?
Registro de proveedores
20	¿Se tiene en uso el Registro de proveedores?
21	¿Cumplen con los requisitos necesarios el interesado, para estar en el Registro de Proveedores?
22	¿Se mantiene el registro actualizado mediante invitaciones al menos una vez al año a los interesados en integrarlo?
Contratación Directa
31	¿Se selecciona al contratista entre los consignados en el Registro de Proveedores?
32	¿Se invita al menos a tres proveedores?
34	Existe un método establecido, que permita establecer la contratación Directa.
35	Existe un manual de procesos y procedimientos sobre la contratación?
Contratación de obra pública
35	Al concluir la obra, ¿Se da aviso al contratista para establecer fecha y hora para la recepción preliminar de la obra?
36	¿Se suscribe acta de recepción de la obra y se incluye en el expediente?
37	¿Se hacen los estudios técnicos necesarios antes de recibir la obra en forma definitiva y se incluyen estos estudios en el expediente?

Nota: los programas de auditoria como los cuestionarios de control interno son guías que nos posibilita validar la informacióny comprobar la veracidad de las evidencias obtenidas en términos financieros, administrativos, operativos, de gestión y de cumplimiento legal. Para cada empresa los programas de control interno y auditoría pueden variar, de tal suerte que nos rígidos.

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