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Por: Marco Bonilla. Colaborador de Auditool
Desde tiempos inmemoriales se concibió la figura del CONTROL, como una práctica asociada a la vigilancia, al dominio mediante el uso de la fuerza, al establecimiento del control por medios policivos, a veces bajo presiones atribuibles a manifestaciones de miedo o castigo, razón por la cual nuestras actuaciones obedecían prácticamente a tratar de hacer las cosas bajo intimidación física, psicológica o ante toda clase de repercusiones negativas.
Veamos algunas manifestaciones de esa clase de control.
- Reloj de entrada y salida.
- Llamada a lista.
- Normas sancionatorias.
- Responsabilidad de un ente externo.
- Responsabilidad de otros.
- Cajas fuertes.
- Mantener bajo llave.
- Seguridad / vigilancia excesiva.
- Documentación autenticada y repetitiva.
- Huellas dactilares, sellos y firmas.
- Tramitología excesiva.
- Despidos.
- Sanciones
- Reposición de tiempo.
- Desconfianza.
Hoy, el Control es una cultura donde su esencia es el AUTOCONTROL como una actitud permanente para hacer las cosas bien en condiciones de calidad y oportunidad hacía el mejoramiento continuo, además implica planeación, organización, adecuada asignación y distribución de los recursos y la toma de decisiones acorde con la misión y objetivos de la entidad. Para ello se requiere capacitación y buen aprovechamiento de las herramientas de trabajo, como la informática y telemática, correcta aplicación de las normas y manejo oportuno de los indicadores de gestión, como una manera de actuar en forma eficiente y eficaz.
Lo anterior, presupone por ejemplo, que mientras en el pasado el Estado gastaba los presupuestos públicos de una manera improvisada y desordenada, las nuevas practicas indican que la labor debe ir encaminada a realizar un proceso de gestión cuyos resultados estén en relación con los objetivos y metas de la organización.
A manera de ilustración a continuación relaciono algunas prácticas de autocontrol:
- Compromiso
- Comportamiento dentro de la ética y la moral.
- Comparación periódica entre lo planeado y lo ejecutado.
- Supervisión constante.
- Aprendizaje permanente.
- Delimitación de responsabilidades.
- Delimitación de funciones.
- Mantener archivos actualizados y organizados.
- Mecanismos de numeración secuencial.
- Administración del riesgo.
- Reuniones periódicas de autoevaluación.
- Tener objetivos y metas claras.
- Mantener disciplina laboral.
- Analizar y revisar para luego actuar.
- Conocer los procesos y procedimientos.
- Conocer la normatividad.
- Diseñar y aplicar indicadores de gestión.
- Verificar la validez de la información.
Si bien existe diferentes definiciones y conceptos de grandes tratadistas sobre el “Control” como: Farol, Ferry, Scalon, Kootz Chiavenato, entre otros…, todos concuerdan que el Control es “una función administrativa, ya que forma parte del proceso de administración, que permite verificar, constatar, palpar, medir, si la actividad, proceso, unidad, elemento o sistema seleccionado está cumpliendo y/o alcanzando o no los resultados que se esperan.
Dada cuenta de lo anterior el control interno propende por que las empresas o instituciones además de obtener un cambio cultural profundo, cumpla con su objeto para la cual fue creada, asociada a satisfacer las necesidades y servicios de los usuarios y clientes y que sus resultados permitan dar viabilidad financiera y operacional, en razón a sus presupuestos de ingresos y gastos e inversión.
Hoy el control se manifiesta como la condición obligada, para garantizar el logro de los objetivos propuestos, por lo que se resume que el control es:
- Un sistema.
- Compromiso de todos y cada uno.
- Autocontrol.
- Autoevaluación.
- Autogestión
- Mejoramiento contínuo.
- La posibilidad de que cada uno supervise su actividad, y participe en la toma de decisiones.
- La permanente consideración del costo-beneficio.
- La producción de información oportuna.
- El que le permite llegar a sus metas y objetivos institucionales de manera eficaz y eficiente..
- La permanente capacitación y desarrollo de habilidades del talento humano.
- Entre otras.
Hasta Pronto,
Marcbon/007
E-MAIL: marco.bonilla@auditool.org
