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Por: CP Alexander Camargo M. Colaborador de Auditool
Continuando con nuestro propósito de compartir con los Administradores de las Compañías, algunos conceptos relacionados con la preparación de los estados financieros de fin de ejercicio. En éste artículo nos vamos a referir a las representaciones de la gerencia, específicamente sobre su responsabilidad de mantener un sistema de control interno que le permita preparar y presentar los estados financieros básicos y sus correspondientes notas, en atención a las normas de contabilidad aplicables según sea el caso. (La Superintendencia Financiera en su oficio 91041429 de julio de 1991 y la Superintendencia de Sociedades en su oficio OR 32561 de diciembre de 1991)
Representaciones escritas de los administradores
Los administradores son requeridos a realizar representaciones escritas sobre la eficacia del sistema de control interno para el reporte financiero. Estos son los controles que proveen una seguridad razonable con respecto a la fiabilidad de los informes financieros y la preparación y presentación de los estados financieros básicos. Si la administración tiene evidencia sobre la existencia y de una o más debilidades materiales no debería considerar eficaz que el control interno sobre los informes financieros.
Los Marcos de Control “Adecuados y Reconocidos”
Para realizar la evaluación anual del control interno la administración debe utilizar un marco de control adecuado y reconocido, como, en Colombia, por ejemplo: el Modelo Integrado de Control y Gestión (MIPG) que incluye el modelo estándar de control interno MECI, para el sector público o el Marco Integrado de control interno emitido en mayo de 2013 por el “Comité of Sponsoring Organization of the treadway Commision”, COSO. A partir de ahora en este documento lo referenciaremos como EL MARCO
El MECI se basa principalmente en EL MARCO, por lo que las referencias realizadas en este documento se corresponden a esté último.
Primero hay que indicar que COSO es una organización dedicada a proporcionar liderazgo intelectual y orientación sobre el control interno, gestión de riesgos empresariales y disuasión del fraude.
El propósito de EL MARCO es ayudar a la Gerencia a mejorar el control interno de la organización, así como proporcionar a la junta directiva o consejo de administración herramientas adicionales para mejorar la capacidad de supervisar el Control interno.
Es conveniente recordar que el sistema de control interno permite a la gerencia direccionar sus esfuerzos en la consecución de los objetivos operativos y de desempeño financiero, en el marco establecido por la legislación aplicable.
El MARCO requiere que para indicar que el control interno de la entidad es eficaz los cinco componentes y principios estén presentes y funcionando. Como resultado de la pandemia COVID 19, los rápidos cambios y la incertidumbre creada en el mundo de los negocios un detalle los principales impactos que se observaron en los componentes de El MARCO fueron:
Principales Impactos del COVID en el Control Interno
- En muchas empresas fue necesario cambiar e incluso reinventar sus operaciones, la forma de llegar a sus clientes y la misma prestación del servicio o producto, modificando el modelo de negocio por lo que fue necesario evaluar el impacto en el ambiente de control de la entidad.
- El nuevo modelo de negocio y los cambios en el entorno hicieron necesario revisar y actualizar la evaluación de riesgos.
- Los administradores diseñaron e implementaron nuevas actividades de control que se vieron incrementadas o modificadas para abordar los nuevos riesgos.
- En algunas entidades fue necesario realizar una nueva definición de apetito de riesgo lo que afectó las decisiones generales de evaluación de riesgos y las consideraciones relativas a la precisión de las actividades de control.
- Se reevaluó la importancia y la confiabilidad de la información utilizada para respaldar el funcionamiento de los controles, especialmente en el caso de aquellos nuevos o reforzados.
- Con ocasión del trabajo en casa fue necesario adaptar las comunicaciones internas y externas para satisfacer las necesidades del contexto actual.
- En consecuencia, el monitoreo del control interno requirió de nuevos esquemas para adaptarse a los cambios como los que se originaron por los nuevos riesgos que presenta el trabajo remoto.
La Revisión de la Gerencia
Los administradores deben estar efectuando la denominada revisión de la gerencia. Que está inmersa en el componente de Supervisión de EL MARCO, en donde se evalúan los controles de cada uno de los componentes y cómo se llevan a cabo los principios.
Resaltemos los principios del componente de Supervisión:
El principio 16 requiere que se seleccionen, desarrollen y realicen evaluaciones continuas y/o independientes para determinar si los componentes están presentes y en funcionamiento.
El principio 17 incluye que se evalúe y comuniquen las deficiencias de control interno de forma oportuna a los responsables de aplicar medidas correctivas, incluyendo la alta dirección (la gerencia) y la junta directiva según corresponda.
Los puntos de enfoque de este principio requieren que la Gerencia y la Junta Directiva evalúen los resultados de las evaluaciones continuas e independientes, que se realice la comunicación a los responsables de la corrección y reconoce que en algunos casos puede ser necesario comunicar las deficiencias externamente, dependiendo del tipo de entidad de que se trate, así como los requisitos legales y regulatorios a los que esté sujeta la entidad.
Una vez evaluadas las deficiencias de control interno y comunicadas a los responsables de adoptar las medidas correctivas, la gerencia debe efectuar seguimiento de si dichos esfuerzos correctivos se han llevado a cabo de forma oportuna.
Existen diferentes formas de documentar la evaluación de la gerencia, que soporta su aseveración sobre la eficacia del sistema de control interno. En este año como ya hemos advertido se espera que los reguladores y demás usuarios de los estados financieros estarán muy atentos a esta evaluación por parte de la Administración y la forma como la comuniquen los Auditores Externos y/o revisores fiscales.
Este articulo se basó en la página web de la Función Publica del Gobierno Colombiano y el libro Modelo Interno – Marco integrado emitido en mayo de 2013 por COSO, principalmente.
14 de diciembre de 2020 – YouTube
CP Alexander Camargo M
Contador Público, CFCS “Especialista Certificado en delitos financieros”, Especialista en Control Interno de la Universidad Militar Nueva Granada, con Maestría en Gestión Integral del Riesgo de la Universidad Externado de Colombia (Pendiente Tesis). Con más de 25 años de experiencia en procesos de aseguramiento y consulta en empresas de diferentes sectores de la economía, adquirida en firmas internacionales de auditoria, KPMG y CROWE. Actualmente CEO de C&G Auditores y Consultores Ltda.
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