Por: C.P. Iván Rodríguez. Colaborador de Auditool
La conformación de una Junta Directiva es un tema que requiere especial atención, en virtud de las funciones que ejercen sus miembros. En el caso de las entidades sin ánimo de lucro, no siempre se tiene de debido cuidado en su conformación. Se presentan a continuación algunas consideraciones que deberían tenerse en cuenta en la conformación y funcionamiento de una Junta Directiva (que incluso podrían aplicar a juntas directivas de otro tipo de entidades) y que un auditor debería evaluar para verificar la calidad de la misma, puesto que, si la junta no cumple debidamente con sus labores, las posibilidades de problemas serios de la entidad se incrementan sensiblemente.
Calidad de los miembros:
Es importante que los miembros de la junta cuenten con el tiempo y las habilidades necesarias para el cargo. Hay que verificar que los miembros posean conocimientos básicos de competencias tales como contabilidad, recursos humanos, habilidades legales entre otras. No es suficiente que las personas estén dispuestas y sean capaces de servir en una junta. Colectivamente, esas personas deben poseer las diversas áreas de experiencia necesarias para un gobierno adecuado.
Capacitación:
Siempre es aconsejable capacitar a los miembros sobre sus roles y responsabilidades. Es importante una debida ilustración en los principales fundamentos legales y financieros de la entidad. Todos los miembros de la junta deben comprender los deberes centrales de cuidado, lealtad y obediencia, así como los conceptos de conflictos de intereses y responsabilidades de supervisión. Las capacitaciones son especialmente útiles para aquellos miembros que no cuentan con la suficiente experiencia en estos cargos.
Preparación de reuniones:
La preparación de las reuniones requiere emplear algo de tiempo. Hay que equilibrar los puntos importantes con los detalles. La información presentada debe ser concreta y debidamente sustentada; sin embargo, si se proporcionan demasiados detalles se pueden dejar de lado asuntos en los se debe evidenciar supervisión o aprobación. Al tomarse decisiones de aprobación, es especialmente importante registrar los nombres de los miembros de la junta que votaron, bien sea a favor o en contra.
Establecer cronograma:
Debe establecerse el calendario anual de la junta adecuadamente. Las reuniones de la junta deben programarse para que se puedan tomar decisiones clave en los momentos apropiados. Si la junta necesita revisar el informe financiero anual antes de que se emita en febrero, no tiene mucho sentido programar reuniones trimestrales en diciembre y marzo. Hay temas normales que suceden en un ciclo, como la aprobación de la auditoría, que deben tenerse en cuenta al establecer el calendario de la junta. Debe evaluarse la conveniencia de alinear las reuniones de la junta completa con ciertas reuniones de los diferentes comités.
Miembros no activos:
No se debe permitir que los miembros de la junta permanezcan en su rol si no se presentan a las reuniones, no se preparan para las reuniones o no poseen experiencia que contribuya a la efectividad de la junta. Es necesario, si bien no es sencillo, que la instancia correspondiente pida a un miembro de la junta que renuncie, pero los deberes centrales de cuidado, lealtad y obediencia a la entidad u organización requieren el reemplazo de aquellos que no desean o no pueden desempeñarse adecuadamente.
C.P. Iván Rodríguez – ivan.rodriguez@auditool.org
Auditor y Consultor, Diplomado en Alta Gerencia de Seguros y Derecho de Seguros. Especialista en Dirección Financiera y Desarrollo Organizacional, Diplomado en Gerencia de la Calidad, Contador Público de la Pontificia Universidad Javeriana, con 20 años de experiencia en diversas empresas. Amplia experiencia en la elaboración y ejecución de auditorías y revisorías fiscales. Dirección y ejecución de asesorías, consultorías y capacitaciones. Colaborador de Auditool
Bogotá D.C, Colombia