Por: Marta Cadavid. CIE AF, CAMS, CFE, AML
Sobre la pandemia de COVID 19 se ha escrito y se seguirá escribiendo por mucho tiempo. Este evento catastrófico marcó nuestra existencia desde lo personal hasta lo profesional, y claro está aún continuamos en el periodo de adaptación de la bien llamada nueva realidad.
Los planes de continuidad de negocio tuvieron la prueba de fuego durante la pandemia. Muchas empresas que tenían esta herramienta o guía para enfrentar eventos que afectarán la operatividad del negocio no contemplaron la pandemia como riesgo. Pocas organizaciones fueron capaces de adaptarse rápidamente a los eventos subyacentes de la pandemia, ya que el core del negocio y su estrategia lo contemplaban. Pero la mayoría de las empresas se estremecieron porque no tenían un plan de operación bajo estas circunstancias. En todo caso, la pandemia ha sido el evento disruptivo de mayor impacto en muchos años donde hemos probado el agrio sabor de la pérdida y aprendido de resiliencia.
Sin embargo, poco se habla de los que la pandemia se llevó. Infortunadamente con planes de continuidad y sin ellos, la pandemia se llevó los controles internos. Hoy por hoy se está escribiendo la historia de los fraudes que se cometieron durante el proceso de adaptación de la pandemia a la nueva realidad. Si bien es cierto el cibercrimen se desbordó en todas sus magnitudes, los fraudes ocupacionales y de cuello blanco que se cometieron durante el 2020 y 2021 están saliendo a flote y no se quedan atrás en términos del devastador impacto económico y pérdida de valor organizacional.
Donald Cressey con su teoría del triángulo de fraude, hoy la llamamos la geometría del fraude, contempla la oportunidad de cometer fraudes. La oportunidad la busca el individuo o la oportunidad la presenta la empresa. Es decir, bien sabemos que el 10% de las personas constantemente tratan de romper o anular los controles internos. Sin embargo, las empresas también abren la puerta de la oportunidad cuando sus controles son flexibles, tímidos o inexistentes.
Durante el proceso de adaptación de la pandemia muchas organizaciones bajaron el tono o intensidad a los controles internos para permitir un flujo adecuado y sostenido de las operaciones mientras los programas de continuidad de negocio se ajustaban o para muchas otras empresas encontrar la hoja de ruta y el mapa para seguir en este proceso. Esta oportunidad creada por las organizaciones abrió la puerta a personas desesperadas que usaron los recursos de la organización como la fuente de financiación y para otros más astutos y por demás peligrosos el perfecto oasis del incremento patrimonial.
Entre las oportunidades más comunes creadas por las organizaciones para los perpetradores está la flexibilización de la debida diligencia y el conocimiento del beneficiario final de las operaciones. Con la carencia de documentos, procesos y personal, los perpetradores (empleados y otros terceros) crearon empresas pantallas y usaron empresas enlatadas para registrarse como proveedores y desviar los fondos o pagos de facturas. Aunque este tipo de fraude parece muy fácil de prevenir con los controles que se implementan desde la debida diligencia, hoy salen a la luz las millonarias pérdidas por fraude con proveedores en compras y mantenimiento.
Otros controles que la pandemia se llevó están relacionados con el pago del salario y los demás beneficios laborales. Muchas empresas adolecen hoy de empleados fantasmas y viven el horror de tiempos pagados y no laborados, falsas incapacidades, empleados no retirados a tiempo, falsas comisiones, entre otros problemas, que al final del día se relacionan con la creación de la oportunidad de cometer fraudes en el área de recursos humanos.
Los dos ejemplos anteriores son apenas el ápice del drama organizacional que continúa en medio de la resiliencia donde el impacto económico por fraudes se está dando a conocer, a veces con timidez, pero siempre con la incertidumbre de encontrar más cuando la caja de Pandora se abre. Cualquier plan de contingencia o continuidad de negocio debería ser revaluado en términos de mantener o mejorar los controles internos en tiempos críticos. Por el momento escojamos la mejor silla para esperar y ver con espanto los nuevos titulares de las consecuencias de lo que la pandemia se llevó.
Marta Cadavid, Equipo NOFRAUD.
Colaboradores de Auditool