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Por:  Alejandro H. Morales T. 

Algunas empresas consideran a los manuales de procesos como una especie de barrera para evitar la ocurrencia de eventos de fraude o, en otros casos, como una forma de control para detectarlos. Su argumento para defender esa afirmación es que en estos manuales se especifica claramente cómo realizar un proceso, una actividad o tarea y, por lo tanto, no es posible realizar actuaciones que se salgan de lo estipulado, cerrando las puertas a actos desviados.

Si bien es cierto que en el manual de procesos se indica cómo se deben ejecutar las operaciones, entre sus objetivos no está el de disuadir a los defraudadores para que vayan por el camino que ha sido trazado por la compañía. Esto no significa que sean instrumentos carentes de valor, son muy importante toda vez que responden las preguntas: ¿Qué? ¿Cómo? ¿Cuándo? ¿Por qué? ¿Para qué? y ¿Quién? También permiten estandarizar los procesos y conservar en la empresa el conocimiento, o por lo menos el fundamental.

En el manual de procesos se pueden consignar los tipos de controles a utilizar, así como se puede hablar de las sanciones para actos desviados y malintencionados, pero ello no lo hace un instrumento de control.

Si a enero de 2019 se contaba en el país con una población reclusa de 187.4771, a pesar de que el país cuenta con la Constitución Colombia y con el código penal colombiano, que son de obligatorio cumplimiento, no se puede esperar que el manual de procesos tenga mayor efecto sobre las actuaciones de los colaboradores de la empresa. – Informe Estadístico INPEC, enero 2019


Aceptar que cualquier fraude puede ocurrir a pesar de contar con manuales de procesos y con controles, es fundamental para gestionar este riesgo.


En lo relacionado a los controles, es importante tener presente que estos no evitan los fraudes, pero sí tienen la tarea de dificultar el accionar de los defraudadores y detectarlos. Se deben evaluar periódicamente para determinar su idoneidad, eliminarlos si es del caso, cambiarlos o reestructurarlos.

Tanto los manuales de procesos como los controles son herramientas valiosas en las organizaciones, pero el aceptar y entender que cualquier fraude puede ocurrir a pesar de contar con esas herramientas, es fundamental para gestionar este riesgo.


Manual de procedimiento responde las
preguntas: ¿Qué? ¿Cómo? ¿Cuándo? ¿Por qué? ¿Para qué?
y ¿Quién? 

Los controles dificultan el accionar
de los defraudares y contribuye a
detectarlos.


Fuente: Designed by katemangostar / Freepik

 

 Alejandro H. Morales T.

ASR Ajustadores de Seguros Ltda – www.asr.com.co

NOTI – INFORMATIVO 290

Medellín – Colombia

Del Autor: Alejandro Morales es Contador Público de la Universidad de Medellín. Especialista en Análisis de Riesgos Administrativos y de Fraude. Colaborador de Auditool.

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