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Con las nuevas tecnologías y los avances informáticos, cada vez es más habitual que se pueda tener un equipo de trabajo que opere en un lugar totalmente diferente de donde se encuentra la oficina central, consiguiendo de esta manera, tener la posibilidad de contratar a personas de otras ciudades sin que tengan que estar presentes. Pero esto en ocasiones puede llegar a crear desentendimientos o problemas si no se sabe organizar como es debido, por eso te queremos dar unos consejos de cómo gestionar un equipo de trabajo a distancia y que todos se sientan a gusto trabajando en tu empresa.
Información completa para todos los empleados
Uno de los principales problemas que pueden llegar a surgir a la hora de trabajar con un equipo a distancia es el desajuste de información que se llega a producir. Quizás, quieres comentar algo importante a tu equipo, y como los que se encuentran en la oficina son los más cercanos a ti, puedes decírselo de manera oral, dictaminando que ya todos saben la información, sin embargo, esa persona que no se encuentra dentro de la oficina pero que trabaja para ti, tiene el mismo derecho de conocer cuál es la información detallada. Para mejorar esto, es preferible, antes de poner al corriente a los que se encuentran a tu alrededor, de mandar un correo electrónico con todos los detalles que se precisen, aunque otras maneras que se tienen pare hacer esto es por medio de las videollamadas, algo que se está llevando muy en serio en los últimos años, y son grandes empresas las que entrevistan a personas o cuentan con personal a distancia y hacen estas llamadas para tenerlas cara a cara.
Organizar el trabajo
Una de las mejores maneras de gestionar el trabajo que realizan cada uno de tus trabajadores es organizar lo que se hace, dándole prioridad a aquellos que se encuentran lejos de la oficina. Con esta técnica lo que se consigue es que se tenga más control sobre las personas que trabajan a distancia, conociendo que hacen y cómo avanzan sus proyectos. Cuando hablamos con los compañeros que tenemos en la oficina, sabemos cómo trabajan, qué hacen y se puede corregir al momento si notamos un fallo o error, sin embargo, organizar algo que ocurre hacia fuera, es una tarea difícil pero no imposible. Pero eso no quiere decir que se trate de una labor a evitar, ya que se pueden beneficiar ambas partes de la experiencia, siendo un trabajo en equipo diferente y que al solventar los problemas que en un inicio se pudiese dar, la sensación es mucho más gratificante.
Es importante que, en la planificación del trabajo, se tenga constancia de los proyectos que son más urgentes que otros. Aunque es cierto que lo ideal es que todo vaya en cola, es decir, se comienza por un trabajo que ha sido el primero en recibirse, para luego terminar con el último recibido, a veces corre la urgencia de solicitar un tipo de proyecto a última hora debiendo dejar uno por medio. En ocasiones es necesario hacer este tipo de trabajos, aunque lo esencial es que se tenga constancia de cada apartado y de que se comunique con antelación de la fecha límite que se tiene para entregar un trabajo.
Actividades de Team Building
Una de las maneras más efectivas de cohesionar al grupo de trabajo, tanto si se encuentran a distancia como si son de la propia oficina, son las actividades de Team Building, a veces conviene recordar que frente a todo el trabajo que se realiza, somos personas y tenemos que relacionarnos entre nosotros, un punto que queda muy lejano cuando nos encontramos con un equipo de trabajo a distancia, puesto que la relación que se tiene con las personas de la misma empresa es meramente laboral, no existe otra comunicación ni empatía que no se encuentre dentro de la habitual que ocurra entre los proyectos y trabajos.
El empresario tiene que pensar en realizar estas actividades de Team Building para que la cohesión del grupo se sienta pudiendo incluso invitar a los miembros que se encuentran en la distancia. Estas actividades deben de ser totalmente distintas a las que se suelen realizar dentro de la empresa, contando con excursiones, visitas guiadas y otras actividades de ocio para que los compañeros puedan conocerse mejor y por lo tanto, la relación que se tiene en el trabajo mejore.
Motivación a distancia
La motivación juega un papel muy importante y se podría decir, fundamental a la hora de contar con un equipo de trabajo a distancia. Cuando una persona se siente motivada, con ánimos y fuerzas, es capaz de rendir mucho más de lo que está haciéndolo hasta ahora. Muchas veces con un simple gesto como preguntarle cómo va en el trabajo, o que tal las vacaciones o una simple felicitación a la hora de aprobar un proyecto que ha hecho, se consigue una motivación extra, que hace que la persona que trabaja fuera de la oficina se sienta más integrado y parte de la empresa.
Comunicación
Es de gran importancia que todos los miembros del equipo de trabajo se comuniquen perfectamente entre ellos, teniendo desde los teléfonos móviles de cada uno, como también alguna herramienta que les sirva para estar en contacto y comunicarse mientras se encuentran en el horario lectivo. En la actualidad existen muchas herramientas que se usan para estar en contacto con otras personas, como pueden ser grupos de WhatsApp, aunque no suelen ser la más habitual, la aplicación de mensajería de Google Hangout, Skype entre otras más que pueden servir perfectamente para que exista dicha comunicación.
