Basado en años de investigación y trabajo directo en más de un  centenar de empresas de diversas industrias y tamaños, por un lado, y con base en la experiencia y el conocimiento adquirido en trabajos y estudios empresariales y humanos, desarrollé in instrumento de diagnóstico que facilita y agiliza las tareas cuando uno necesita analizar una situación específica, para la cual puede en una forma muy sencilla plantear diez preguntas o funciones que vale la pena estudiar y verificar, con base en la respuesta esperada de una muestra representativa de los involucrados en el proceso a estudiar, mediante diagnóstico de campo.

 

Para desarrollar el instrumento tomé como base las listas de chequeo o verificación tradicionales y en vez de usar como respuesta el “se tiene” o “no se tiene”, cambié al uso de un solo campo con una valoración de 1 a 10, donde 1 es bajo y 10 es alto, de tal manera que la aplicación del instrumento arroje una calificación directa del estado de la función o departamento o persona o cuestionamiento que queremos analizar, teniendo en cuenta que al obtener una calificación por debajo de 6, ya significa que tenemos algo grave o muy mal y por debajo de 9 pero sobre 6 encontramos una situación en buen estado pero con oportunidad de hacer un plan de mejora.

 

La potencia del instrumento PENTAVAL está en la mezcla de lo anteriormente descrito (Autoevaluación Enfocada), con cinco preguntas que deben ser respondidas, cada una, con una a máximo tres PALABRAS CLAVE (Palabras con significado completo, que den respuesta directa a la pregunta sobre la función o departamento persona o inquietud, usando lo menos posible artículos o preposiciones, como suele hacerse una típica búsqueda por internet). Las cinco preguntas se apoyan en la idea del análisis desarrollado por los científicos en Psicología  Cognitiva  Joseph Lufty Harry Ingham (Ventana de Johari), para estudiar los procesos  de interacción humana, pero con una aplicación práctica y moderna, aparte de sencilla y veloz, que son las 5 preguntas del PENTAVAL (5 Valoraciones en una sola), que son:

Que es: ¿Lo mejor?, ¿lo peor?, ¿lo que falta?, ¿lo que sobra? y ¿lo que hay que cambiar?

 

El instrumento valora en forma abierta pero controlada con un máximo de tres palabras clave, la respuesta a cada una de las preguntas.

 

Supongamos que estamos tratando de evaluar un gerente de proyecto en su trabajo frente al proyecto que lidera y le aplicamos el PENTAVAL, como instrumento de diagnóstico, asumiendo que él es la función que queremos trabajar (Aparece en la columna izquierda de segundo, en el ejemplo). Supongamos que no lo ha hecho bien y que lo evalúan sus usuarios o la gente más destacada con la que tiene contacto. En el ejemplo, aparece el resumen compendio de las diferentes respuestas que encontramos.  La  Autoevaluación  Enfocada le da un 3, lo que significa que lo  está haciendo bastante mal como gerente, y la respuesta a las 5 preguntas le da como resultado en palabras clave:

Lo peor:Desorden, descontrol, ausencia

Lo mejor: Voluntad

Le falta:Experiencia, conocimientos, método

Le sobra:Mal genio, amenazas

A cambiar: seguimiento, actitud

 

El diagnóstico es rápido, concreto y conciso y al mismo tiempo muy revelador. Seguiría Usted con ese gerente de proyecto?

 

Si la función a evaluar es la integración de un equipo de trabajo y les pedimos que se autoevalúen con el PENTAVAL, asumamos que no andan bien o que no es un buen momento y las calificaciones totales nos dan: Autoevaluación Enfocada 4, la respuesta a las 5 preguntas es:

Lo peor:Dispersos, independientes

Lo mejor:Expertos, conocimiento

Le falta:Acuerdos, acercamientos, unirse

Le sobra:ideas, egos

A  Cambiar: actitud, inflexibilidad, pontificados

 

El equipo anda mal ¿verdad?, pero hay espacio a mejorar y ahora se sabe qué pasa y qué hacer.

 

Para mayor ilustración de un equipo humano en falla, el instrumento PENTAVAL muestra el estado de la valoración de otras funciones vitales en un proyecto en curso.

 

 

PENTAVAL,

Instrumento de Autoevaluación Enfocada(AE) y

aplicación práctica de la Ventana de Johari(VJ)

Instrucciones

1.      Califique en la segunda columna,  de 1 a 10 (1 es lo más bajo y 10 lo más alto) las funciones enumeradas en la primera columna

2.      Conteste usando solo una a máximo tres palabras clave (Con significado propio y, en lo posible, sin artículos ni preposiciones) lo que Usted considera es lo mejor, lo peor, lo principal que le falta o le sobra o le cambiaría a cada una de las funciones listadas en la primera columna de la izquierda. Si contesta a mano, use letra imprenta clara y concisa. Si no tiene una palabra deje en blanco ese espacio

3.      Abajo, en rojo, hay una primera fila que ilustra como contestar.

                Concepto

Funciones

1 a 10

Lo mejor

Lo peor

Lo qué falta?

Lo qué sobra?

Lo que hay que cambiar?

Ejemplo:Formulario de evaluación

   8

Simplicidad

 

– Más funciones

– Logos

nada

Letra

Gerencia del Proyecto 

    3

Voluntad

Desorden

Descontrol

Ausencia

Experiencia

Conocimientos

Método

Mal genio

Amenazas

Seguimiento

Actitud

Integración del equipo  

    4

Expertos

Conocimiento

Dispersos

Independientes

Acuerdos

Acercamientos

Unión

Ideas

Egos

Actitud

Inflexibilidad

Pontificados   

Satisfacción del equipo de trabajo

    5

Integrantes

Resultados

Definición

Liderazgo

 

Ideas

Método

Gerencia

Calidad de la Relacion con el cliente

    6

Hay trabajo

Credibilidad

Confianza

Resultados

Discusiones

Respuestas

Informalidad

Entendimiento del cliente y sus requerimientos

   7

Evidencias

Cliente inteligente

Errores iniciales

Resultados

Gente asignada

Política

Hacer tiempo

Velocidad

 

Claridad en la metodología a usar

   5

Hay varias

No definen

Decisión

 

 

Reuniones improductivas

Liderazgo

Complejidad de instrumentos

    4

Varios sencillos

Algunos complejos

Decisión

 

 

Vueltas y vueltas

Liderazgo

Satisfacción del cliente

    5

Quiere seguir

Desconfianza

Resultados

 

 

Reuniones sin propósito

Informalidad

Resultados

Habilidad y experiencia de los consultores

   10

Competencia

Idoneidad

Desintegración

Unión

Liderazgo

Gerencia

Desorden

Desperdicio

Método de trabajo

Unificación de criterios y estilos

   4

Puede hacerse

Líder no decide

No hay  líder

Decisión

Liderazgo

 

Consenso

Método de interactuar

 

 

Como Usted podrá observar, el PENTAVAL es un instrumento de diagnóstico muy potente. En un solo cuadro se evidencia que pasa con una función o departamento o persona o grupo, el grado de dificultad o de bienestar y la raíz de los problemas, asunto que deriva de inmediato en los planes que hay que elaborar y las acciones que hay que tomar para mejorar los rendimientos.

 

Espero les agrade este aporte científico que he creado para enriquecer los métodos de diagnóstico organizacionales e individuales o personales.

 

Felices diagnósticos, con el PENTAVAL!