Implantación de un ERP. El equipo de proyecto

A la hora de implantar un ERP  el equipo de personas que vayan a responsabilizarse del proyecto resulta con toda seguridad el aspecto más determinante para el éxito de la implantación.

El equipo responsable de la implantación del proyecto, por lógica, deberá estar dividido en dos, aunque por supuesto sea necesario que trabajen como uno sólo, El equipo del proveedor de servicios y el equipo del cliente.

No incidiremos tanto en el equipo del proveedor de servicios, ya que por parte de estos (Los proveedores de servicios) es un aspecto sobradamente conocido y cada uno de ellos puede tener sus distintos tipos de esquema de equipos de trabajo.

Sin embargo, me parece importante incidir en la parte del cliente. Pocos de ellos (de los clientes), tienen consciencia de que cuando se embarcan en un proyecto de implantación de un ERP  existen una gran cantidad de trabajos que no es posible ni comprar e incluso ni recomendable subcontratar.

La figura más importante y creo que más decisiva en la implantación de un ERP  es el Director de proyecto interno.

El Director de proyecto interno es el interlocutor principal con el proveedor de servicios y entre sus principales características se encuentran.

Amplia capacidad de toma de decisiones. Si bien no es necesario que tenga capacidad para tomar todas, es necesario que pueda disponer de gran autonomía en este sentido y que la organización pueda depositar en él su confianza, para no tener que retrasar cualquier decisión a la autorización de la empresa. Es normal que en alguna o algunas decisiones de calado, deba consultar o pedir permiso, pero en lo habitual y en pro de la agilidad del proyecto, esta persona debería disponer de gran autonomía.

Gran conocimiento general de la organización. Desde luego no es necesario que conozca con todo el nivel de detalle todos y cada uno de los departamentos de la empresa, pero sí ha de ser una persona con un gran conocimiento general de la organización y todos sus procesos, a pesar de que para poder profundizar en ellos deba apoyarse en los respectivos responsables de departamento.

Capacidad de organización. Aunque he estado tentado de titularlo “capacidad de organización y liderazgo”. Es cierto que si se ha contratado a un proveedor de servicios serio, con poder contar con capacidad de organización es suficiente. Esta será necesaria para poder organizar a los responsables de departamento y poder obtener de ellos, en compañía del Director de Proyecto del proveedor de servicios la información preliminar necesaria, así como para poder realizar los posteriores seguimientos de avance del proyecto y las oportunas fases de pruebas.

Algo que me he encontrado en no pocas ocasiones, es la idea del Director de proyecto interno de que puede dejar al consultor con el responsable de algún departamento para que acuerden o se expliquen algo.

Una misión fundamental e ineludible del Director de proyecto interno es estar en todas y cada una de las reuniones del proyecto, de manera que siempre se encuentre al día y cuente con información de primera mano, de cualquier aspecto que pueda surgir.

Si estas son las características, que tenidas en cuenta como mínimos ha de tener un Director de proyecto interno, sus misiones serán las siguientes:

Seguimiento interno del proyecto. En base a lo acordado y firmado y tomando estos documentos que serán el presupuesto y los oportunos contratos como guía de actuación, el Director de proyecto interno debe ser vigilante de los intereses del cliente del proyecto.

Catalizador del cliente frente al proveedor. En todo proyecto y especialmente los usuarios finales, pueden presentar sus propias necesidades, que pueden estar alineadas con los objetivos del proyecto o no, Pueden existir los típicos usuarios barrera e incluso la Dirección puede suponer en ocasiones una barrera o un freno al proyecto al no conocer de primera mano la situación, los avances o las características técnicas o tecnológicas del mismo. Es el Director del proyecto interno, quien tras haber defendido los intereses del cliente, tiene la primera responsabilidad a la hora de comunicar e informar a todos los usuarios (o a los que considere necesario) y a la Dirección de la empresa de la evolución del proyecto, para que al ser comprendido, no se produzcan situaciones como:

·        .- Yo no voy a pagar por esto!!!!!!

Y cuando se explica el motivo sin asperezas, al final, como poco se entiende. Podrá pagar o no, pero al menos entiende la necesidad de que determinada actuación deba ser valorada fuera del presupuesto y decidir si su coste le merece la pena o no.

Comunicación ágil. Es de vital importancia que ambos directores de proyecto tengan una comunicación ágil.

He tenido experiencias en proyectos donde ha habido que perseguir al Director del proyecto interno durante semanas con correos y llamadas para conocer el avance de sus trabajos internos. Esta situación aunque se hubiera avanzado mucho en el proyecto de manera interna por el cliente, está denotando una clara falta de comunicación que sin ningún lugar a dudas acabará pasando factura el proyecto.

Implicación. Del anterior punto se desprende la importancia de que el Director de proyecto interno se encuentre completamente implicado e identificado con el proyecto. Para ello es necesario no solo que la organización le haya dotado de las competencias necesarias, sino que mantenga el apoyo en él durante toda la ejecución del proyecto.