Implantación ERP; ¿total o por fases?

Cuando nos disponemos a afrontar la implantación de un ERP existen una gran cantidad de condicionantes para poder elegir si es mejor abordar una automatización total de nuestra empresa o es mucho mejor hacerlo por fases.

 

.- Coste. En ocasiones nuestra empresa no cuenta con la suficiente liquidez o capacidad de inversión como para invertir en un sistema completo de gestión. Ante esta situación es habitual optar por herramientas más económicas aún a sabiendas de que en un plazo no muy largo esta se quedará pequeña para nuestras necesidades.

 

A veces merece mucho más la pena optar por una herramienta, que aunque más cara, nos garantiza la continuidad de nuestra inversión a largo plazo. La mejor manera de abordar este tipo de inversiones es contratar la automatización de parte de nuestros procesos no queriendo abarcarlos todos, tan solo los indispensables, e ir aumentando su cobertura poco a poco en función de nuestro crecimiento y capacidad de inversión.

 

Este tipo de implantaciones además ayuda mucho para reducir los costes de la inversión, dado que finalizar las fases posteriores resultará mucho más económico si las contratamos después, expliquemos el por qué.

 

Cuando contratamos la implantación de un ERP, estamos contratando la implantación de una herramienta que no conocemos, es decir, sí, la habremos estudiado, comparado con otros, pero sin embargo el conocimiento que tenemos en ese momento de nuestro nuevo sistema ERP aún es muy escaso.

 

Cuando hemos implantado el ERP y llevamos cierto tiempo trabajando con él es cuando ya sí lo conocemos, la mayor parte de sus funcionalidades, sus recursos y hemos generado experiencia con él y ahora si estamos en la disposición y con el conocimiento necesario para poder solicitar a nuestro proveedor de servicios la implantación de los modulos restantes.

 

Como ejemplo de lo que estamos comentando pondremos una recomendación muy útil para las empresas que quieran implantar un ERP.

 

La implantación de un ERP suele comentarse en toda la empresa y los usuarios toman posiciones muy dispares al respecto. En este sentido en muchas ocasiones hacen recomendaciones sobre sus necesidades por lo que el ejemplo comienza como sigue:

 

Usuario: Necesitaría que el nuevo ERP tenga o haga…. (20 puntos)

 

Responsable de la implantación: Perfecto, buena idea, ponmelo por escrito y lo tendré en cuenta.

 

Usuario: Al tener que ponerlo por escrito el usuario sólo indica 15 puntos….

 

Usuario: (Al tiempo, cuando se ha hecho la implantación), perdón, he visto que no se tuvieron en cuenta los puntos que solicité.

 

Responsable de la implantación: Es cierto!!!!! vaya… se me pasó y no sé donde las puse…. vuelvemelas a escribir y las comentamos por favor.

Usuario: Escribe ahora tan solo 10

 

Ya se han reducido a la mitad las necesidades que solicitaba el usuario inicialmente, y con toda seguridad tras una reunión con él podrán ser reducidos a 5 o  incluso a 0.

 

Hay que tener en cuenta, que al pedir parametrizaciones o personalizaciones sin haber trabajado con el sistema, lo hacemos sobre la imaginación, y cuando tenemos el sistema, sencillamente nos damos cuenta que, o bien el sistema hace lo que necesitamos mediante un camino distinto al que lo hacíamos o ´habíamos imaginado, o que gracias a la nueva funcionalidad, esa necesidad ha perdido su utilidad.

 

Si tenemos en cuenta que generalmente cada punto cuesta dinero… ¿Cuando habremos ahorrado?

 

Por eso, y aunque es muy habitual cuando se valora la incorporación de un proyecto ERP se suelen pedir valoraciones llave en mano, hemos de considerar la posibilidad de realizar la adquisición únicamente de los módulos básicos e ir haciéndolo crecer cuando hayamos generado experiencia sobre el sistema.

 

Evidentemente esto nos sitúa ante el riesgo de cuanto nos van a costar los crecimientos posteriores, lo cual trataremos en próximos artículos.