¿Que es un CRM – ERP? (II) El ERP

Ya hemos avanzado un poco entendiendo que és y para que se usa la parte de CRM, ahora profundizaremos en el aspecto del ERP.

Si volvemos a acudir a Wikipedia encontramos lo siguiente:

“Los sistemas de Planificación de Recursos Empresariales, o ERP(por sus siglas en inglés, Enterprise Resource Planning) son Sistemas de Información Gerenciales que integran y manejan muchos de los negocios asociados con las operaciones de producción y de los aspectos de distribución de una compañía en la producción de bienes o servicios.”

Como por lo menos a mi modo de ver, esta definición no aclara mucho, vamos a intentar profundizar más en cual puede ser la filosofía que marque el uso de un ERP y en su concepto, que en el intento de realizar una definición mejor que la que hemos leído.

Como ya comentábamos en el apartado de CRM, en una empresa es habitual que existan “islas de información” desconectadas unas de otras. Esta situación suele conducirnos a:

· Duplicidad de datos. Es decir, al tener por ejemplo los comerciales su propio programa de gestión de los clientes y realización de ofertas, administración el de facturación y contabilidad y otroprograma o algunas hojas Excel preparadas para la gestión técnicau operativa suele suceder que  el comercial da de alta el cliente en susistema, administración lo mismo y de igual manera departamento técnico. Como podemos observar esto duplica claramente el trabajo de dar de alta datos en nuestro sistema, ya que igual sucederá con artículos, proveedores, etc.

· Aparición de errores. Dada la situación anteriormente descrita, una oferta realizada en el sistema de los comerciales, ha de ser a su vez “picada” en el de los técnicos y en el de administración, y esto, realizado por personas, puede conducir a errores debido a confusiones o equivocaciones al “picar” nuevamente los datos.

· Incoherencia de datos: Es habitual que lo que en el programa de comerciales se llame artículo 0012, con la descripción “Servicio de atención urgente”, en cualquiera de las otras “islas de información” se llame, artículo SAU67, con la descripción “Atención prioritaria”.

· Dificultad para la explotación de la información: Dado lo anterior, es evidente que en el momento que queramos sacarestadísticas para informarnos del resultado de nuestra actividad para con ese artículo, nos va a resultar muy complicado, ya que antes de ello, deberemos investigar como lo “denomina” cada uno de nuestros departamentos, además de aunar y cruzar los resultados estadísticos de cada uno de ellos. En esta situación, suele ser habitual que obtengamos unos resultados de una de nuestras islas, y otro distinto de otra, por lo que nos volverá a tocar investigar y trabajar para determinar cual es el resultado de nuestro actividad y esto, repetido en tantos artículos, clientes o cualquier otro concepto que deseemos estudiar.

Estos son tan solo unos pocos ejemplos de situaciones que suelen ser habituales cuando no se trabaja con un ERP, desde luego existen más, pero iremos descubriéndolos cuando vayamos comentando lasventajas que este tipo de sistemas nos ofrecen.

¿Como soluciona las anteriores situaciones un sistema ERP?

Un sistema E.R.P. se basa en la idea del dato único, es decir, el dato, una vez introducido viaja por el sistema, y no ha de “picarse de nuevo”. Para que esto sea posible, el sistema, ha de ser capaz de abarcar todos los ángulos del negocio, aunando administración, comercial, contabilidad, almacén, compra y venta, servicios técnicos en caso de que los hubiera, así como cualquier otro departamento de la empresa. De esta manera, cuando por ejemplo el comercial introduce el nombre de un cliente, en administración ya aparece, con la misma codificación y descripción dada en su introducción.

No es difícil entender que gracias a esto, hacemos desaparecer los inconvenientes anteriormente citados como Duplicidad de información, errores, incoherencia de datos, dificultades para la explotación de la información y otros muchos más que iremos comentando más adelante.

Por supuesto todo beneficio requiere una contraprestación. Un ERP no es un Excel para todos, un ERP, para poder ofrecernos esa coherencia en los datos, requiere una estructuración de los mismos así como de sus reglas de funcionamiento que no obedecen a la libertad que nos ofrece Excel o Word, pero también ahondaremos en este aspecto con el tiempo.