Tipos de Software de gestión de empresas; Por su tamaño (I)

Antes de continuar avanzando en conceptos, fases de los proyectos y experiencias con los CRM ERP  vamos a intentar situar estos, con sus pros y sus contras en el mercado de posibilidades que una empresa encontrará en el momento de plantearse la incorporación de una herramienta CRM ERP  para mejorar su gestión y competitividad. Ya que cuando alguien se encuentra ante la tesitura de decidir sobre que tipo de CRM ERP  elegir, se encuentra ante una verdadera lotería.

Para ello vamos a dividir los distintos tipos de software de gestión por los siguientes motivos:

•Por su tamaño.

•Por su tipo de código.

Para poder dividir este tipo de herramientas por su tamaño, y sobre todo buscando no mencionarlos para no herir sensibilidades los dividiremos entre:

Pequeños.

Medianos. (Verticales)

CRM ERP

Grandes (que también son CRM ERP ´s pero pensados para grandísimas corporaciones).

Pequeños.

Los software que denominamos pequeños son fácilmente reconocibles dado su precio, que suele ser muy asequible.

Por otro lado este tipo de sistemas suele montarse sobre una base de datos propia o en el mejor de los casos y en alguna de sus versiones superiores sobre una versión gratuita de SQL (SQL Express).

Suelen cubrir los circuitos básicos de distribución, es decir, circuitos sencillos de compras y de ventas, tesorería y contabilidad. En su deseo de crecer, pueden ofrecer alguna cosilla más, como algún intento de CRM o incluso pueden disponer de algunos verticales, entre los que el TPV (POS) es el más habitual.

Generalmente forman parte de las «islas de información»,  ya que al estar muy limitados en su cobertura, suelen convivir con otras herramientas como hojas de excel, words, u otros softwares especializados.

Estas herramientas suelen resultar muy atractivas ya que la inversión suele resultar muy pequeña, incluso se nos puede ofrecer la posibilidad de entregarnos el software y que seamos nosotros mismos los que nos lo instalemos y aprendamos a usarlo con un manual, o en el mejor de los casos se nos ofrece una pequeña formación de alrededor de 4 u 8 horas.

Este tipo de sistemas puede cubrir una necesidad en un momento dado con muy poca inversión, siempre y cuando  deba cubrir entre uno y cinco usuarios y no gestione una gran cantidad de datos.

Es cierto que tengo experiencias en empresas que con alguno de estos programas están gestionando un gran volumen económico y hasta quince usuarios, pero los riesgos a los que se enfrentan una y otra vez de corrupción de datos y posibles pérdidas de estos o colapso debido a alguna incidencia hacen que estas empresas se encuentren ante un constante riesgo.

Este tipo de programas no ofrece ninguna capacidad de personalización, es decir, factura como factura, gestiona el stock como lo gestiona y no podremos incorporar en ellos ningún tipo de personalizaciones.

Por otro lado, un gran problema al que nos enfrentaremos en el momento en que nuestra empresa crezca será, no solo la migración de datos, sino la de procesos, ya que este tipo de herramientas no suelen tener una proyección de futuro y estaremos obligados a cambiar de software para poder dar cabida a los nuevos escenarios a los que nos enfrentaremos como, necesidad de incorporar la gestión de otros procesos a la gestión para no duplicar la información ni caer en el riesgo de fallo humano a la hora de «picar» datos de una herramienta a otra, etc.

Hace tiempo, y creo que no mucho, alrededor de dos o tres años, yo mismo los recomendaba cuando la empresa era una micropyme, sin embargo hoy día, casi todos los CRM ERP  del mercado ofrecen condiciones muy ventajosas a las micropymes, y aunque la inversión nunca será igual, con un poquito más de esfuerzo podemos optar por herramientas que nos solventan muy bien los contras que hemos comentado, por lo que últimamente estamos implantando CRM ERP ´s en empresas con dos y tres usuarios.