Hace tiempo ya hice un desglose de los distintos tipos de software de gestión, aunque no es sencillo, en ese momento los clasifiqué en:
Sin embargo y antes de adentrarme en el seguro que polémico y controvertido tema de diferenciar los verdaderos ERP,s de los falsos ERP,s, creo que otro aspecto importante que sería necesario estudiar sería la catalogación de estos en función de la relación de los clientes con el fabricante.
Comenzaremos de menor a mayor.
Pequeños:
En todas partes existen pequeños programas de gestión que gestionan de una u otra manera los procesos más básicos de una empresa, es decir, ofertas, pedidos, albaranes, stock y facturas. Normalmente se dispone de un modulo de contabilidad, que puede trabajar o no sobre la misma base de datos, los hay que la comparten y los hay que hacen un volcado.
Este tipo de programas suelen tener algunos… «verticales», generalmente destinados a Tpv´s (POS), textil, restaurante y con suerte algún pequeño programa de fabricación.
Habitualmente trabajan con bases de datos propias, esto significa que la base de datos la ha creado el fabricante, se le suelen denominar «bases de datos propietarias» y están desarrolladas (programadas) en un lenguaje que puede ser actual o no.
Esta situación en muchas ocasiones nos lleva a que los datos que introducimos en el programa (clientes, artículos proveedores, facturas, etc), se encuentran encriptados (por resumirlo: protegidos con una contraseña o solo accesibles desde herramientas del fabricante) cuando la propiedad de los datos siempre es de la empresa (del cliente final).
Por lo general, este tipo de programas está indicado o para un numero reducido de usuarios, 5 o 10 como mucho y no para un gran numero de registros (apuntes en la base de datos tales como facturas, albaranes, pedidos, etc.), aunque conozco empresas con 19 usuarios y una cantidad de registros impresionante.
El problema es que cuando se superan esos números, se comienzan a correr riesgos, ya que las bases de datos que suelen usarse no suelen estar preparadas para tal volumen de trabajo, por lo que puede no pasar nada, o puede que si… ese es el riesgo.
Si sois usuarios de alguno de estos programas, os sonará la frase de «los datos se han corrompido», pues eso suele ser típico de este tipo de programas.
Parece que todo lo que estoy comentando sobre ellos, son puntos en contra, sin embargo también cuenta con puntos a favor.
El precio sin duda suele ser en estos caso el factor más decisivo, ya que se pueden encontrar programas de este tipo realmente muy muy económicos.
Por otro lado, y aunque en ocasiones se requieran la ayuda de algún proveedor de servicios, estos programas suelen ser tremendamente sencillos de instalar y configurar, con un manual paso a paso para poder hacerlo.
Por estos motivos he estado a punto de afirmar que suelen estar indicados para pequeñas empresas o micro empresas, ya que no supone una gran inversión.
Sin embargo, y aunque la afirmación anterior la he realizado durante muchos años, es cierto que cada vez más, estas empresas o micro empresas están comenzando a valorar la adquisición de ERP´s, y es que esto valida la frase de: «Toda empresa tiene las mismas necesidades de una gran empresa, salvo que con menor capacidad de inversión».
Desde luego no quiero afirmar que un ERP sea sin duda la herramienta de gestión de una pequeña empresa o micro empresa pero si es cierto que las que finalmente se arriesgan e invierten en un programa de gestión como un ERP, acaba dando un gran paso hacia la diferenciación gracias a la eficiencia y a la apertura de todas las puertas que supone el uso de las nuevas tecnologías.