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Por: Edgar Suárez Ortiz y Diego Parra Herrera .
El Protocolo de Familia nace por la decisión de un visionario que percibe en este instrumento un medio eficaz para convocar a la familia en su visión del negocio, buscando el fortalecimiento familiar (cultura, valores, historia, necesidades) y proyectando a la empresa tales acuerdos, armonizando intereses en las esferas de Familia, Propiedad y Gestión, precaviendo conflictos o fijando lineamientos que posibiliten soluciones negociadas.
¿QUIÉNES INTERVIENEN? Nuestra experiencia nos indica que sólo los parientes por consanguinidad, propietarios actuales o potenciales (independientemente de su edad o preparación) y (por solicitud de la familia) los parientes políticos, deben participar en su elaboración, procurando que las ideas y aportes de los demás miembros de la familia sean escuchados y tenidos en cuenta, para que la voluntad conciliada y mayoritaria se vea plasmada en el documento final.
¿CUÁL ES EL CONTENIDO? Las cláusulas varían dependiendo de las necesidades de cada familia, y comprenden (entre otros) la cultura familiar, la manera de llevar las relaciones intrafamiliares, los mecanismos para solucionar conflictos, las visiones respecto al futuro de la compañía y otra serie de variables de la familia, la empresa y la propiedad. Dado que no existen pautas obligatorias que las EF deban seguir, resulta útil mencionar algunos aspectos generales de contenido, tales como:
1. Declaración de Propósito. Explicita el origen de la empresa, su historia, el deseo de concertar la supervivencia de la familia y la empresa, el proceso como tal y los actores que acometieron la elaboración del Protocolo, etc.
2. Valores. Son cualidades que tiene la familia y que quiere legar a las generaciones venideras y a la empresa; refleja lo que la familia quiere transmitir a la empresa y lo que se quiere de ella, que se concreta en su misión y visión, y que la encauzará por la asunción de retos concretos.
3. Tipo de EF que se quiere ser. Considera la naturaleza de la EF, regulando eventos como participación de la familia en la empresa; órganos de gobierno de la familia y de la empresa; mecanismos para relacionarse y solucionar conflictos; política de beneficios familiares; propiedad empresarial; y planificación de la sucesión.
4. Qué se puede esperar. Se orienta hacia la actividad empresarial, para que los familiares conozcan y le transmitan directrices sobre temas como productos, clientes, crecimiento, financiación, internacionalización, posicionamiento en el mercado, responsabilidades de sus miembros, forma legal adoptada, cualidades de los ejecutivos de la empresa, etc.
5. Otros temas. Cada realidad familiar y empresarial hará que se asuma la concertación sobre particulares aspectos de interés para la organización y sus titulares, por lo cual la reglamentación varía en cada caso.
¿CÓMO SE ELABORA? La elaboración por concertación del Protocolo no debe realizarse a la ligera (estamos en desacuerdo con Protocolos realizados en concertaciones de fin de semana, donde la familia se reúne una sola vez y allí concertan, elaboran y se generan adhesiones al documento). Éste requiere de un proceso en el se propongan y establezcan ideas, que de la mano de los interventores, concluirá con la firma de un documento exitoso, aplicable y que deje a los miembros de la EF orgullosos y satisfechos con la labor realizada.
Por ello el Protocolo requiere un estudio de la empresa y de la familia, sus características, historia, la manera en que se han ido desarrollando ambas instituciones y demás aspectos, para que su establecimiento no sea ilusorio ni termine siendo una institución sin peso.
Sugerimos que independientemente de que el Protocolo sea un elemento de concertación de la familia, se le dé el ropaje necesario para su cumplimiento, máxime en temas delicados (como cláusulas de resolución de conflictos o previsiones de participación de terceros en la empresa), pues han sido frecuentes casos en que se han generado conflictos con Protocolos suscritos, pero que a la luz jurídica de quien asesore a aquel que desee sustraerse de lo pactado, es perfectamente desconocible, porque sus cláusulas no tienen fuerza obligatoria por haber contrariado normas imperativas (de forzosa observancia), legales o estatutarias.
¿QUÉ PROCESO SIGUE SU ELABORACIÓN? La iniciativa normalmente es fruto del anhelo de unos pocos visionarios (que ven la necesidad de elaborarlo previendo situaciones futuras de inconvenientes comunes) que comunican al resto de la familia su deseo, invitándolos a pensar en asuntos como la necesidad de la armonía entre la empresa y la familia.
Cuando se decide que este instrumento va a ser adoptado, el segundo paso es contactar a un grupo asesor especializado, quien invita al grupo familiar a unas reuniones donde presenta la problemática de las EF, generando conciencia en los propietarios (actuales o potenciales) sobre su realidad, sus propios problemas, causas del fracaso, casos exitosos y herramientas vigentes para hacerlas viables, estables, profesionales y competitivas.
En los encuentros posteriores, el Consejo de Familia, con la ayuda del equipo asesor, realiza una serie de talleres donde se determinan las directrices del Protocolo, dentro de las cuales se pueden mencionar aspectos como: valores y cultura; manejo de la empresa; posición sobre el ingreso de miembros políticos y/o terceros; transmisión generacional; y demás criterios que el mismo Consejo establecerá en relación con las esferas involucradas: familia, empresa y propiedad.
La elaboración del Protocolo es un proceso que requiere de sumo cuidado, por ello se aconseja no hacerlo en una sola sesión, para conseguir un documento verdaderamente aplicable que cumpla su cometido; de lo contrario se hablaría de un instrumento de papel que no consulta realidades de la familia ni de la empresa, que sería perfectamente desconocible por carecer de aplicabilidad o en una herramienta inocua que, en vez de dilucidar o afrontar los conflictos, los evada.
APRECIACIÓN FINAL
El Protocolo de Familia es un excelente instrumento para regular relaciones, logrando al tiempo evitar y/o disminuir los efectos negativos que puede traer el manejo inadecuado de conflictos y la falta de planificación de problemas futuros. Por ello, el acto de firmarlo no significa que se haya llegado al final del proceso: se requiere una revisión periódica, pues como documento que refleja los valores e intereses de la familia, está en constante movimiento.
Nada que valga la pena, puede lograrse sin decisión. Las buenas ideas no se adoptan automáticamente. Deben ser llevadas a la práctica con valerosa paciencia. Anónimo
