Reunión Ordinaria Anual – Obligaciones de las Sociedades

Por: SUÁREZ & ASOCIADOS (1) En atención a que dentro de los tres primeros meses del año debe llevarse a cabo la Asamblea General de Accionistas o Junta de Socios, durante la cual se presentan los Estados Financieros de la compañía, considera importante resaltar los aspectos que se deben tener en cuenta en la celebración de la reunión ordinaria anual. Así mismo es fundamental que los órganos de administración de la sociedad revisen el cumplimiento de las obligaciones de la compañía.

Para preparar la próxima Asamblea o Junta Ordinaria, deberán realizar las siguientes tareas específicas, a saber:

Ø En el caso de sociedades anónimas o asimiladas, se deberá celebrar previamente una reunión de la Junta Directiva que acometa la revisión de los Estados Financieros, Informe de Gestión del Gerente, proyecto de distribución de utilidades, entre otros;

Ø Preparar y remitir las cartas de convocatoria a los socios o accionistas, con la antelación debida;

Ø Solicitar al Revisor Fiscal, en las sociedades que exista tal órgano, que rinda dictamen sobre los Estados Financieros;

Ø Preparar el Informe de Gestión con la información exigida por la ley y que en las sociedades anónimas, el Representante Legal presenta a la Asamblea conjuntamente con la Junta Directiva.

La Convocatoria a los Accionistas o Socios debe realizarla el Representante Legal, por regla general, con no menos de quince días hábiles anteriores a la reunión, sin contar el día de la convocatoria y el día de la reunión. La convocatoria debe efectuarse utilizando el mecanismo de comunicación previsto en los estatutos (correo, fax, e-mail, etc.), siendo conveniente que se deje prueba de la respectiva citación. A falta de estipulación estatutaria se realizará mediante aviso que se publicará en un diario de circulación en el domicilio principal de la sociedad.

Es preciso tener en cuenta que las fallas en la convocatoria producen INEFICACIA, es decir, las decisiones adoptadas en la reunión no producen efecto jurídico, sin necesidad de declaración judicial (artículos 190, 433 y 897 del Código de Comercio).

La convocatoria debe contener, entre otros asuntos:

1. Nombre de la sociedad;

2. Nombre y clase del órgano que convoca;

3. Fecha, hora, ciudad y dirección completa que permita individualizar plenamente el lugar donde se llevará a cabo la sesión, teniendo en cuenta que la reunión del máximo órgano social debe realizarse en el domicilio principal de la sociedad.

Sobre la antelación con que se debe realizar la convocatoria, es importante destacar que en las sociedades por acciones, los accionistas ejercen durante los quince días hábiles anteriores a la reunión su Derecho de Inspeccionar en el domicilio social los libros de la compañía y la información a tratar durante la Asamblea.

En términos generales los temas que se tratan en la Asamblea o Junta Ordinaria son los siguientes:

1. Verificación del Quórum;

2. Nombramiento del Presidente y Secretario de la Asamblea;

3. Informe del Revisor Fiscal;

4. Informe de los Administradores;

5. Estudio y consideración de los Estados Financieros de propósito General;

6. Proyecto de Distribución de Utilidades;

7. Elección de la Junta Directiva (según el caso);

8. Elección del Revisor Fiscal y fijación de sus honorarios.

Es pertinente recordar que los administradores deben rendir cuentas comprobadas de su gestión, por lo cual presentarán ante la Asamblea o Junta General Ordinaria, los siguientes documentos:

1. Informe de Gestión;

2. Estados financieros de propósito general, junto con sus notas, cortados a fin del respectivo ejercicio;

3. Proyecto de distribución de las utilidades repartibles;

4. Dictámenes sobre los estados financieros y los demás informes emitidos por el Revisor Fiscal o por contador público independiente.

Sobre el Informe de Gestión, éste deberá contener una exposición fiel sobre la evolución de los negocios y la situación jurídica, económica y administrativa de la sociedad y las indicaciones sobre: los acontecimientos importantes acaecidos después del ejercicio, la evolución previsible de la sociedad y las operaciones celebradas con los socios y con los administradores, así como el estado de cumplimiento de las normas sobre propiedad intelectual y derechos de autor.

Como aspectos importantes en relación con los Estados Financieros, recordamos que:

Al final de cada ejercicio social y por lo menos una vez al año, el 31 de diciembre, las sociedades están obligadas a hacer corte de cuentas y a preparar y difundir estados financieros de propósito general, debidamente certificados, acompañados de: Opinión profesional correspondiente (dictamen), si ésta existiere y Notas de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados.

Por consiguiente, en la próxima reunión ordinaria de socios o accionistas, se debe presentar a consideración de los presentes, los siguientes estados financieros:

1. Balance General;

2. Estado de Resultados;

3. Estado de Cambios en el patrimonio;

4. Estado de cambios en la situación financiera; y

5. Estado de flujo de efectivo.

En cuanto a la publicidad de los Estados Financieros, resaltamos que la normatividad vigente dispone que dentro del mes siguiente a la fecha en la cual sean aprobados, debe depositarse copia de éstos junto con sus notas y el dictamen correspondiente, si lo hubiere, en la Cámara de Comercio del domicilio social.

Las decisiones de la Junta de Socios o de la Asamblea se harán constar en ACTAS aprobadas por la misma, o por las personas de la reunión que se designen para tal efecto, y firmadas por el presidente y el secretario de la misma.

II. OBLIGACIONES DE LA SOCIEDAD.

Así mismo, y para efectos prácticos, adjuntamos un listado de algunas actividades que deben ser desarrolladas por la sociedad durante la vida de la misma, algunas de ellas en especial en el primer trimestre del año, a fin de dar cumplimiento a las normas comerciales, fiscales y laborales.

Ÿ Inscripción de Libros de la sociedad ante la Cámara de Comercio;

Ÿ Actualización de Libros (actas, accionistas, etc.);

Ÿ Renovación del Registro Mercantil;

Ÿ Elaboración del listado de prórrogas de contratos;

Ÿ Convocatoria escrita a reunión ordinaria anual, con la antelación de ley;

Ÿ Preparación del Informe de Gestión;

Ÿ Preparación de Estados financieros dictaminados y certificados;

Ÿ Preparación de proyectos de Reforma Estatutaria;

Ÿ Revisión de la adecuada protección de marcas, nombres comerciales, enseñas comerciales, etc.;

Ÿ Renovación de marcas comerciales y registros sanitarios;

Ÿ Inscripción de Establecimientos de Comercio;

Ÿ Renovación de la inscripción ante el Registro de Proponentes;

Ÿ Actualización de Inversión Extranjera, en las sociedades a las que haya lugar;

Ÿ Inscripción de nombramientos de administradores de la sociedad (representantes legales, miembros de junta directiva, revisores fiscales);

Ÿ Declaración anual de Impuesto de Renta;

Ÿ Pago de Impuestos;

Ÿ Consignación de Cesantías al Fondo correspondiente.

El 5 de diciembre de 2008, entró en vigencia en Colombia la Ley 1258, sobre Sociedades por Acciones Simplificadas (SAS), que presenta una serie de ventajas frente a los demás tipos sociales regulados en el Código de Comercio Colombiano, entre ellos:

a. Se agilizan los trámites de constitución y reformas estatutarias, ya que se pueden realizar mediante documento privado, sin necesidad del formalismo de la escritura pública;

b. Se da lugar a la consagración de la libertad contractual;

c. Puede conformarse con un accionista o más;

d. Los accionistas no enfrentan responsabilidades solidarias e ilimitadas, frente a las deudas que la sociedad llegue a tener por Impuestos Nacionales u obligaciones laborales;

e. Se eliminan cargos tales como la Junta Directiva y la Revisoría Fiscal;

f. Permite la inclusión de todo tipo de cláusulas;

g. Facilita la agilidad en los trámites;

h. Los eventuales conflictos que surjan entre los accionistas, se resolverán ante la Superintendencia de Sociedades o con árbitros privados;

i. En general, y en un corto plazo desplazará los tipos sociales rígidos estipulados en el Código de Comercio, para dar paso a una mayor flexibilidad, reducción de tiempo y costos, libertad contractual, facilita la inversión extranjera y permite pactar lo que a los accionistas les convenga en materia de responsabilidad.