Cero papel y la ineficiencia administrativa

Las iniciativas cero papel al interior de la administración pública se han convertido desde hace varios meses en la perfecta justificación para que algunos funcionarios públicos destinen generosos presupuestos en diversos proyectos «tecnológicos» que no necesariamente se desarrollan con sentido y que suscitan varios interrogantes, pues constituyen claramente un gasto público inocuo e ineficiente.

Un ejemplo de lo anterior, se deriva de una reciente investigación periodística que destacaron varios medios de comunicación nacionales, con respecto a la compra de unas tabletas para los Senadores de la República por parte de la Directora Administrativa del Senado. Cuando se preguntó a la mencionada funcionaria por la compra de esos dispositivos, explicó entre otras razones, que estaba ejecutando la Directiva 04 de la Presidencia de la República, denominada 'Cero Papel' y que las tabletas por sí mismas formaban parte de la dotación básica para cada uno de los legisladores a fin de que trabajen todos sus documentos de forma digital y sean más eficientes en su labor.

Claramente hay un profundo desconocimiento por parte de la funcionaria. En primer lugar, cabe advertir que la Directiva Presidencial tiene como ámbito de aplicación la rama Ejecutiva del poder público en su nivel nacional, y el Congreso no forma parte de dicha rama.

Ahora bien, si en gracia de discusión pensamos que la Dirección Administrativa ha querido sintonizar con la estrategia del Gobierno acogiendo una buena práctica, quedamos perplejos al conocer que las tabletas no disponen de ninguna aplicación particularmente dirigida a los senadores para el desarrollo de sus tareas. Es decir no se ha concebido una sola herramienta que permita el desarrollo del Congreso por medios electrónicos, no hay desmaterialización o virtualización de la labor legislativa. En síntesis si se trata de cero papel, no se están ejecutando adecuadamente los recursos.

Dado lo anterior, es necesario precisar que las iniciativas cero papel NO se caracterizan por:

(I) Digitalización de documentos físicos para alimentar gestores documentales que en muchas ocasiones duplican los procesos de conservación documental, pues coexisten con el manejo de los archivos en papel.
(II) Suministro de infraestructura física o tecnológica, debido a que esta solo debe ser el soporte de la virtualización.
(III) Despido de funcionarios o plazas laborales, ya que lo que se precisa es el desarrollo de nuevas competencias organizacionales.

Por el contrario, SÍ es importante entender que el cero papel se encuentra definido a partir de:

(I) La construcción de flujos documentales electrónicos que permitan el desarrollo de trámites o procedimientos garantizando autenticidad, integridad y disponibilidad.
(II) La digitalización con carácter probatorio de los documentos que recojan los requisitos de evidencia digital y que permitan la migración del formato físico al electrónico de todo tipo de documentos.
(III) El desarrollo de nuevas competencias organizacionales que permita la adopción de las mejores y más eficientes prácticas de gestión pública en todo tipo de funcionarios.
(IV) La unificación de los criterios de gestión documental al interior de las organizaciones, garantizando la preservación documental a través del uso de las Tecnologías de la Información y la Comunicación.

Basta por comentar que la virtualización de trámites y procedimientos requiere un análisis interdisciplinario, ya que deben articularse las perspectivas jurídica, tecnológica, archivística y de procesos. Pensar que cero papel es simplemente comprar equipos e infraestructura no solo es un error conceptual sino un desperdicio de recursos. Ojalá y estas líneas se conviertan en una luz para que los responsables de hacer más eficientes a las entidades públicas, inviertan en proyectos bien estructurados y bajo los lineamientos que el mismo Gobierno promueve a través del Ministerio de las TIC.

Erick Rincón Cádernas
Gerente General
Certicámara S.A