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Por: Manuel Alejandro Calderón
Especialista en correo electrónico certificado
Certicámara S.A.
Las excusas de “no recibí el email” son cosa del pasado, en Colombia existen servicios que permiten cifrar y certificar la correspondencia electrónica que su organización envía a terceros.
Las últimas noticias registradas por los medios de comunicación dan cuenta de la importancia que ha cobrado el resguardo y buen manejo de la información y comunicación por medios electrónicos. Precisamente el correo electrónico es hoy una de las herramientas que almacena información valiosa no solo de las personas sino también de las organizaciones; por ello, en Colombia existe una robusta normatividad que avala y respalda el uso de la notificación electrónica tales como: la Ley 527 de 1999, la Ley 1111 de 2006, la Ley 1437 de 2011, la Ley 1564 de 2012, el decreto Ley 019 de 2012, la Directiva Presidencial 04 de 2012 y Decreto 2693 de 2012.
Gracias a lo anterior, se define que el Correo electrónico Certificado es el equivalente funcional al correo certificado físico pues cuenta con la misma validez jurídica y probatoria y brinda las mismas cualidades y características pero en medios electrónicos.
Al interior de las organizaciones el área jurídica, de cartera, compras y servicio al cliente han demandado aplicativos que les permita verificar y validar la información tanto que se expide como que se recibe por parte de terceros. Es aquí cuando el correo electrónico certificado empieza a tomar relevancia en las entidades y empresas por los atributos y características que lo componen.
En la actualidad el servicio es utilizado por cerca de 90.000 firmas a nivel mundial, dentro de las que se destacan importantes multinacionales como AON, Coca-cola, GAO (Contraloría Federal de USA), Willis, entre otras.
El correo electrónico certificado tiene como una de sus principales características a la evidencia digital. Las plataformas que soportan este servicio dan garantía de envío, integridad en el mensaje, fiabilidad en la fecha y hora legal de entrega, gracias al componente del estampado cronológico de tiempo que incluye el acuse de recibo en un formato HTML. La hora oficial es tomada del reloj atómico administrado por el Instituto Nacional de Metrología en Colombia.
Si de ahorros se trata, el servicio de correo electrónico certificado es más económico con relación al uso del servicio de correo postal certificado, los tiempos de respuesta son inmediatos, garantizando que el proceso se aplica en tiempo real. Evita que el mensaje sea alterado en el proceso de transmisión, a través del uso de protocolos confiables de seguridad y además las disponibilidad de la plataforma es del 99.9% garantizando a los clientes el acceso desde cualquier lugar del mundo y a través de cualquier dispositivo que cuente con Internet. El servicio está habilitado para utilizarse en diferentes cuentas de correo como Outlook, lotus, gmail, Hotmail, yahoo; etc.
En Colombia, el éxito de la notificación electrónica lo pueden confirmar las Superintendencias Nacionales que lo usan con sus vigilados y las cámaras de comercio con sus empresarios, debido a que el procedimiento presencial implica la vinculación de diferentes factores que son dispendiosos y requieren de días adicionales para dichos trámites. Por ello, el Correo Electrónico Certificado es una herramienta eficiente pues como se mencionaba al inicio es el equivalente funcional al correo certificado físico y cuenta con la misma validez jurídica necesaria para cualquier trámite.
En el siguiente cuadro comparativo podrá observar los ahorros del servicio de correo postal físico frente al electrónico:
