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Por: Wilson Franco. Director de Proyectos PMO.
Certicámara S.A.
La ejecución de proyectos exige metodologías, actividades y recursos que aseguren el éxito de los objetivos propios y de los patrocinadores; ante esto la planeación, la interventoría y la medición de resultados se convierten en tres factores claves para el desarrollo de todo proyecto.
Certicámara es una organización vinculada activamente a la ejecución de proyectos TI (Tecnologías de la Información) con recursos del Gobierno Nacional, su experiencia en este ámbito le ha permitido comprobar que la planeación, la interventoría y los indicadores tienen relación directa con el éxito; así lo refleja su gestión en la que ha logrado involucrar a más de 90 empresas con proyectos de encadenamientos productivos y a más de 2.000 empresas con proyectos de conectividad.
Para empezar, todo proyecto debe planearse, esto incluye la identificación de objetivos, tiempos, presupuesto, oportunidades, amenazas, recursos, necesidades de las áreas de negocio involucradas, habilidades de cada participante, etc. La planeación no asegura la eliminación del riesgo durante la ejecución, pero sí ayuda a identificar planes de acción para enfrentar los inconvenientes que se van presentando.
Cuando un proyecto carece de planeación se pueden retrasar los tiempos, aumentar los costos, afectar la calidad del producto o servicio y por consiguiente la satisfacción del cliente y la imagen de la compañía.
La segunda clave para el éxito de proyectos TI con recursos del Estado es la interventoría. Aunque muchos la asimilan como terceros que buscan importunar a las organizaciones que ejecutan, su rol comointerlocutor e inspector garantiza la transparencia del proyecto.
Un interventor identifica las dificultades, monitorea las actividades y apoya a los ejecutores con planes preventivos y correctivos para encaminar los proyectos públicos. Su figura inclusive ha llegado a implementarse en proyectos internos o privados de las empresas con el fin de auditar para cumplir los objetivos técnicos y financieros establecidos.
Finalmente, la medición es el proceso en el que se demuestra si se cumplen los objetivos y cuantitativamente señala los puntos a mejorar y las fortalezas del equipo. Los resultados de un proyecto se miden en cuanto a su alcance, tiempo y costos; lo recomendable es que estas mediciones se hagan periódicamente y durante toda la ejecución.
La medición de proyectos TI se hace conindicadores que proporcionen datos asociados a: ejecución presupuestal, oportunidad de las actividades (tiempo, cronograma), calidad de los productos o servicios entregados y cumplimiento de expectativas.
La adecuada gestión de proyectos TI ha hecho que Certicámara sea reconocida en la actualidad como una entidad idónea en la ejecución y generación de resultados en los más de cinco proyectos ejecutados en los dos últimos años de la mano de Bancóldex, Innpulsa Mipyme y Colciencias.
Lo anterior demuestra que con planeación, medición, interventoría y una buena financiación es muy probable que innovadoras propuestas digitales se conviertan en proyectos TI exitosos.
Proyectos en cifras y resultados
· En 2014 cerca de 100 empresas se beneficiaron del uso de facturación electrónica gracias al proyecto de Encadenamientos Productivos 2012 y 2013. La inversión ascendió a 1.600 millones.
· Con una inversión cercana a 3 mil millones de pesos actualmente se ejecuta el proyecto denominado Carpeta Empresarial que cobija a cerca de 1300 mipymes de la capital del país y que representa un nuevo canal de comunicación electrónico en la nube entre los empresarios, el Estado y otras instituciones. Actualmente este proyecto se desarrolla en Cali.
· En noviembre de 2014 se lanzó el proyecto BIINMO, la aplicación móvil para el sector inmobiliario que une la oferta y la demanda. La inversión asciende a los 6.200 millones de pesos y se benefició a cerca de 2.300 empresarios inmobiliarios en todo el país. La aplicación cuenta a la fecha con más de 50.000 descargas en los sistemas IOS y Android.
· En el primer semestre de 2015, se lanzará el nuevo servicio de autenticación biométrica por voz, Certivoz, que mitigará los fraudes por suplantación de identidad en diferentes canales transaccionales. La inversión del proyecto es cercana a los 800 millones de pesos
